Malzemelerin Satın Alma Prosedürü: 7 Aşama
Aşamalardan bazıları şunlardır: 1. Taleplerin Alınması ve Analizi ve Taleplerin İşlenmesi 2. Potansiyel Tedarikçilerin Seçimi ve Yeri 3. Tekliflerin Alınması, Alınması ve Analizi 4. Siparişlerin Yerleştirilmesi 5. Satın Alma Siparişlerinin ve Diğerlerinin Takibi ve Hızlandırılması .
Satın Alma İşlemindeki Aşamalar:
- Makbuzlar ve İhtiyaç Analizi ve Taleplerin İşlenmesi
- Potansiyel Tedarikçilerin Seçimi ve Yeri
- Tekliflerin Alınması, Alınması ve Alınması
- Sipariş Verme
- Satınalma Siparişlerinin Takibi ve Hızlandırılması
- İşlem Tutarsızlıkları ve Reddetmelerinden Sonra Ödeme Faturalarının Satıcıların Doğrulanması
- Tamamlanan Siparişlerin Kapatılması ve Kayıtların Bakımı
Aşama # 1. Makbuzlar ve İhtiyaç Analizi ve Taleplerin İşlenmesi:
Kuruluşun çeşitli bölümleri, talepte bulunularak çeşitli öğelerin satın alma departmanına ilişkin gereksinimlerini iletir.
Bir satınalma talebi formu, satın alma işleminin temelini hazırlar ve aşağıdaki verileri içerir:
(i) Kalite ve gerekli diğer spesifikasyonlar için gerekli malzeme / ürün nedir?
(ii) Miktar gerekli mi?
(iii) Malzemelerin hangi tarihte ihtiyaç duydukları?
(iv) Teslim yeri?
(v) Önerilen tedarikçinin adı.
Bir satınalma talebi iki kopya halinde hazırlanır ve yetkili makam tarafından imzalanır. Mağazada bulunan ürünün mevcudiyeti hakkında bir kontrol tutmak için, mağaza üzerinden yönlendirilir. Biçim, Şekil 6.3'te gösterilmiştir.
Aşama # 2. Potansiyel Tedarikçilerin Seçimi ve Yeri:
Bu süreç, Yetkili temsilciler, Kataloglar, Ticaret dergileri aracılığıyla adil sayıda satıcı seçilmesinden ibarettir. Reklamlar, Ticaret rehberleri veya Ticaret fuarları.
Bir satıcının nihai seçim kriteri, aşağıdaki faktörlere de dayanmaktadır:
(i) Arz güvenilirliği: Tedarikçinin geçmiş performansına dayanır.
(ii) Geçmiş verilere dayanarak malların zamanında teslim edilmesinin güvencesi.
(iii) Satış sonrası servis, alıcı tarafından reddedilen mallara karşı tutum, kurulum sırasında ve sonrasında teknik yardım vb.
Düşünceler dikkate alındığında, potansiyel tedarikçilerin göz önüne alındığında aşağıdakilere de yer verilir:
(i) Satın alımın yerel pazardan veya sektörden uzak herhangi bir rekabetçi yerden yapılması gerekiyorsa.
(ii) Tüm satın alımların tek bir satıcıdan veya birkaç satıcıdan yapılması gerekiyorsa.
(iii) Doğrudan üreticilerden satın alınıp alınmadığı.
Satın alma aracıları, potansiyel olarak yeni satıcıları aramak için piyasayı sürekli olarak inceler.
Aşama # 3. Tekliflerin Alınması, Alınması ve İncelenmesi:
Fiyat teklifi, tedarikçilerin istenen malzemeyi belirtilen tarihe kadar tedarik edip edemediklerini ve eğer evet ise o zaman hangi oranda olduğunu bilmek için yapılan bir soruşturmadır.
Teklif talebi, Şekil 6.4'te gösterildiği gibi belirtilen bir formda yapılır.
Aşağıda gösterildiği gibi malzeme alımı için teklifler davet edilir ve bu ofise en geç (en geç) tarihte (bu tarihte) ulaşmalıdır. Teklifler tüm detaylarıyla gönderilmeli ve detaylar literatür veya broşürler vb. İle desteklenmelidir.
(i) Lütfen zarfın tepesinden bahsedin
Sorgu No ………. Son ödeme tarihi ………………
(ii) Teklifler iki kopya halinde sunulmalıdır.
(iii) Teklifler, teklif mektubundakiyle aynı sırada verilmelidir.
(iv) Tekliflerin, açılış tarihinden en az bir ay süreyle geçerli olması,
(v) Verilen fiyatlar, alıcının varış yeri İÇİN olmalı ve tüm vergileri içermelidir.
(vi) Teklifler mühürlü kapaklarla gönderilmelidir.
(vii) Herhangi bir sebep belirtmeksizin herhangi bir teklifi tamamen veya kısmen kabul etme veya reddetme hakkı saklıdır.
(viii) Satıcı temsilcisi, tekliflerin açılması sırasında hazır olabilir.
Teklif İsteği Yapma:
Seçilen tüm satıcılara veya kaynaklara ve arzlara Şekil 6.4'te verilen belirtilen Performansa teklif talebi yapılır. Teklif formu, satın alınan malzemenin ayrıntılarını ve alıcının malzemeyi tedarik etmek istediği Şartlar ve Koşulları içerir.
Tekliflerin Analizi:
Çeşitli kaynaklardan alıntılar alındıktan sonra, teklifler talepte belirtilen oranlar, diğer şartlar ve koşullar karşılaştırılır. Analiz için Şekil 6.5'te gösterilen karşılaştırmalı bir ifade hazırlanmıştır. N.TS ve A.TS her bir ürün üzerinde işaretlenmiştir, yani teknik özelliklere göre değil ve özelliklere ve doğru tedarikçinin seçimine göre ATS işaretli maddelerden
Yukarıda hazırlanan karşılaştırmalı beyan, doğru satıcının seçilmesinde, yani malzemesinin gerekli spesifikasyonları karşıladığı konusunda iyi bir rehberdir.
Aşama # 4. Siparişlerin Verilmesi:
Doğru satıcıyı seçtikten sonra, kendisine bir satınalma siparişi (Şekil 6.6'da gösterildiği gibi) gönderilir. Satınalma siparişi yasal bir belge oluşturur ve satınalma siparişi şartlarına göre malzemenin teslimatı için tedarikçi otoritesi olarak hizmet eder.
Aşama # 5. Satınalma Siparişlerinin Takibi ve Hızlandırılması:
Sadece satınalma siparişini vermek, malzeme tedarikini garanti etmez ve bir miktar takip de gereklidir.
Bu nedenle satın alma bölümü aşağıdakiler için tedarikçi ile teması sürdürür:
(i) Siparişin ilerlemesi hakkında bilgi edinin.
(ii) Teslim süresinin dolmasından önce, satın alma sözleşmesinin özü olduğu için hatırlatılacak Tedarikçi.
(iii) Malzemenin daha önce planlandığı gibi zamanında alınabilmesi için düzeltici önlemleri alın (taşıma türlerini değiştirmek veya siparişlerin bir kısmını diğer tedarikçilere aktarmak gibi).
Satın alma siparişinin altı kopyası satın alma bölümü tarafından hazırlanır. ve her bir kopya satın alma görevlisi tarafından imzalanır.
Bu kopyaların dışında her birine birer kopya gönderilir:
(i) Satıcı.
(ii) Mağaza Bölümü.
(iii) Hesaplar Bölümü.
(iv) Denetim Bölümü.
(v) Bölüm. Talep Yerleştirme.
(vi) Kayıt için Satın Alma Bölümü.
Aşama # 6. Tutarsızlıklar ve Reddetme İşlemlerinden Sonra Ödeme için Satıcı Faturalarının Doğrulanması :
Alınan malzeme ile ilgili raporlar, kalite farklılıkları, yani kalite farklılıkları, vb. İçin satın alma siparişleri ile karşılaştırılır. Kalite veya miktarla ilgili tutarsızlıklar derhal satıcılara bildirilmelidir. Reddedilen malzeme değişim için tedarikçiye iade edilebilir.
Malzemenin satınalma siparişi şartnamesi ve kabul edilen fiyat uyarınca alındığından emin olmak için faturalar kontrol edilir. Bunları onayladıktan sonra, alınan malzeme için satıcıya ödeme yapılır.
Aşama # 7. Tamamlanan Siparişlerin Kapatılması ve Kayıtların Bakımı:
Satınalma siparişini alıcı raporlar ve satıcının faturasıyla karşılaştırdıktan sonra. Emirler tamamlanmış emirler olarak kabul edilir ve kapatılır. Satın alma prosedürünün son adımı, bu işlemlerin kayıtlarını, yani kayıtların bakımını yapmaktır.
