Şirket Toplantıları: Anlamı, Önemi ve Bileşenleri

Toplantı hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Toplantının Anlamı 2. Toplantının Önemi 3. Bileşenler.

Toplantının Anlamı:

Toplantı terimi, iki veya daha fazla kişiyi belirli bir tarihte ve belirli bir tarihte, belirli kararları almak veya vermemek üzere önceden belirlenmiş konuları görüşmek üzere bir yerde bir araya getirmek veya bir araya getirmek veya bir araya getirmek anlamına gelir.

Bu tanımdan, bir toplantının aşağıdaki özellikleri tespit edilebilir:

(a) İki veya daha fazla kişi olacaktır. Toplam sayı küçük (bir komite toplantısı durumunda olduğu gibi) veya büyük (bir kamu şirketinin veya bir derneğin yıllık genel kurul toplantısında olduğu gibi) veya çok büyük (bir kamu toplantısı durumunda olduğu gibi) olabilir.

(b) Toplantının kesin bir yeri olmalı. Resmi bir toplantı yapılması halinde ofisin kendisi olabilir. Bir kamu şirketinin genel kurul toplantısı gibi büyük bir resmi toplantı bir kamu salonunda yapılabilir. Halka açık bir toplantı, halka açık bir salonda veya açık bir yerde veya yolda yapılabilir.

(c) Sabit bir tarih ve saat olmalıdır. Resmi bir toplantı yapılması halinde, tarih genellikle bir iş günüdür ve saat mesai saatleri içindedir. Bazen Şirketler Yasası uyarınca bir şirket durumunda bulduğumuz tarih ve saatle ilgili kısıtlamalar vardır.

(d) Bazı tartışmalar yapılır. Bu, mevcut kişilerin toplantının çağrıldığı konularda görüş ve görüşlerini sunacakları anlamına gelir.

(e) Bir toplantıda görüşülecek konular veya konular, önceden kararlaştırılmış veya katılımcıların önceden biliniyor, böylece düşünceleriyle hazırlanabilirler.

(f) Kararlar genellikle toplantılarda alınır. Bazı konularda karar almak, toplantının asıl amacıdır. Bir toplantıda alınan kararlar toplantıda hazır olsun veya olmasın, kararları kabul edip etmemek konusunda organizasyon üyelerini bağlayıcıdır.

Kararlar oylamayla ve karar şeklinde alınmaktadır. Farklı oy kullanma yöntemleri var. Genel olarak kararlar halka açık toplantılarda alınmaz ve alındığı takdirde hiçbir şekilde bağlayıcı değildir.

(g) Toplantılar farklı türlerden olabilir - özel, genel ya da uluslararası (örneğin UNO).

Bir toplantının otomatik olarak gerçekleşmediğine dikkat edilmelidir. Bir toplantının çağrılması veya toplanması gerekir. Bu, toplantıya katılma hakkı olan her kişiye ayrı ayrı bir bildirim yapılması gerektiği anlamına gelir. Halka açık bir toplantı durumunda genel bir tanıtım gereklidir. Farklı tür toplantılar için bildirimde bulunma kuralları ve prosedürleri vardır.

Kazara iki veya daha fazla kişiden oluşan bir toplantı, gerçekten bir toplantı oluşturmaz.

Sekreter toplantı yapma ve gerçekleştirme ve takip eylemleriyle ilgili olarak büyük sorumluluklara sahiptir.

Toplantının Önemi:

Sosyal hayatımızda toplantıların önemi çok büyük. Toplantıların yapılması demokratik bir süreçtir. Toplantılar, karar vermenin tüm aşamalarında, bir kulüp veya dernek veya şirket için veya Hükümeti idare etmek için gereklidir.

Farklı Devletlerin Yasama Meclisleri ve Parlamento toplantısı, Hükümetin idaresi için esastır. Herhangi bir aile problemini çözmek için bile, bir aile üyeleri bir arada otururlar veya buluşurlar. Sosyal toplantılar, dini toplantılar vb. Hayatımızın bir parçasıdır.

Toplantılar, seçimler sırasında etkili tanıtım şeklidir. Kamuoyu toplantılarla toplanır. Yargıtay mahkemeler toplandığında verilir. Grup tartışmaları örgütsel değişim ve karar vermenin yanı sıra daha iyi işveren-çalışan ilişkileri için de etkili bir araçtır. Farklı tür toplantılar yapmanın amaçları ve prosedürleri farklıdır.

Toplantının Bileşenleri:

Bir toplantı aşağıdakilerden oluşur:

(a) Katılımcılar:

Özel bir toplantı yapılması durumunda, yalnızca bir toplantıya katılma hakkına sahip kişiler katılabilir. Organizasyon üyeleri, komite veya alt komite vb. Üyelerin yanı sıra davetliler de katılım hakkına sahiptir. Bazen bir toplantıya katılma hakkına sahip bir kişi toplantıya katılmak üzere temsilcisini veya vekilini gönderebilir. Halka açık bir toplantı olması durumunda, halkın genel üyeleri buna katılabilir.

(b) Başkan:

Her toplantıda toplantı yapmak için yetki ve görevleri olan bir Başkan olmalıdır.

(c) Sekreter:

Bir toplantı öncesinde, sonrasında ve sonrasında pek çok görevi olan organizasyon sekreteri veya alt komitesi vb. Oynamak için önemli bir rol oynamak zorundadır.

(D) Davetliler:

Bir toplantıya katılmaya hak kazananlar dışında, bazı insanlar davet edilir, örn. basın muhabirleri.

(E) Malzeme Elemanları:

Oturma düzeni, yazı malzemeleri vb. Esastır.