Satın Alma Sisteminde Sorunsuz Çalışmayı Sağlama

Bu makale, satın alma sisteminde sorunsuz işlem ve hesap verebilirlik sağlamak için üç ana sisteme ışık tutuyor. Sistemler şunlardır: 1. Satın Alma Sistemi 2. Sipariş Sistemi 3. Satın Alma Sonrası Sistemi.

1. Satın Alma Sistemi veya Aşama:

Gerçek alımdan önce, belirli formalitelerin derlenmesi gerekir. Onlar - talep, tedarikçinin talep programlarının seçimi, tekliflerin alınması ve değerlendirilmesi. Üst düzey bir memur tarafından imzalanan bir doldurulmuş talep formu sayacı yetkili bir kişi tarafından sunulur.

Genel olarak, belirli bir memurun malzemeler için talep edebileceği bir mali sınırlama vardır. Satın alma veya sermaye ekipmanının kararları yönetim kurulu düzeyinde alınır.

Toplu alımlarda ve uzun süre hızlı sıklıkta alım yapılması durumunda seyahat talepleri kullanılır. Talep, her aşamada bir satınalma siparişi başlatıldıktan hemen sonra talep eden departmandan satınalma departmanına gider.

Siparişlerin sık sık tekrarlanması gerektiğinde standart talep formları kullanılır. Tedarikçilerden alıntılar için birçok kuruluş tarafından sorular sorulmaktadır. Talep formu, bir satınalma siparişinden farklı olarak 'bu sadece bir teklif talebidir' veya 'bu satınalma siparişi değildir' kelimelerini içerir.

2. Sipariş Sistemi:

Taleplere verilen cevapların alınmasından sonra, tedarikçi incelemeden sonra seçilir ve siparişler verilir.

Bir Satınalma siparişi normal olarak şunları içerir:

(a) Referans numarası,

(b) Malzemelerin tanımı,

(d) Fiyat ve indirimler

(e) Nakliye talimatları

(f) Malzemelerin hedefi

(g) Satın almaya izin veren malzeme yöneticisinin imzası ve

(h) Ayrıntılı şartlar ve koşullar.

Genellikle satınalma siparişinin beş veya altı kopyası hazırlanır. Orijinal, tedarikçiye gönderilir, bir kopyası alıcıya, birer mucit ve bir tanesi de tedarikçinin faturasıyla eşleşmesi için finans departmanına ve ödeme için “Alınan Mallar” ile gönderilir.

3. Satın Alma Sonrası Sistemi:

Sistem, takip prosedürleri, makbuz ve faturaların kontrol edilmesi içindir. Takip prosedürleri zaman ve para gerektirdiğinden seçici olması gerekir. Seçici olmak için öncelikler belirlenmeli ve “kritik” maddeler sadece takip için alınmalıdır. Bölge bilge takibine başvurulabilir.

Makbuzlar kronolojik olarak kaydedilir. Malzemelerin hızlı tanımlanmasına yardımcı olur. Bu, kabul edilmeden önce malzemelerin incelenmesi için gereklidir. Merkezi Alım Bölümlerinin bulunduğu birçok kuruluşta, satın alma siparişinin bir kopyası mutabakat için merkezi bölüme gönderilir.

Fatura kontrolü ödemeden önce yapılır. Fatura, asıl makbuzlarla yanaklandı ve karşılanması halinde ödeme yapıldı. Faturalar genellikle alıcının finans departmanına gönderilir.