İşletmelerde Ofis Otomasyon Sisteminin Önemi

İşletmelerde Ofis Otomasyon Sisteminin Önemi!

İşletmelerdeki bilgi çalışanlarının artan oranı ile birlikte, çalışma ortamının iyileştirilmesine yönelik endişe artmaktadır. Bilgi çalışanlarının üretkenliği, sekreterlik yardımı ve daha iyi iletişim olanakları sağlayarak artırılabilir. Bu, ofis sistemlerinin otomasyonu ile sağlanabilir.

Resim Nezaket: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Ofis sistemleri, genellikle, aşağıdaki faaliyetleri kolaylaştırır:

a) Giden belgeler üretmek (metin işlemcileri kullanarak)

b) Dokümanların saklanması ve alınması (doküman yönetim sistemlerini kullanarak)

c) Mesajların iletimi (mesaj iletişim sistemlerini kullanarak)

d) Planlama ve toplantı yönetimi (video konferans sistemlerini kullanarak).

Modern ofislerde çeşitli ofis otomasyon cihazları kullanılmaktadır. Bu ürünlere faks makineleri, fotokopi makineleri, EPBX vb. Dahildir. Ancak, bu cihazların çoğu belirtilen amaçlarına hizmet veren bağımsız makinelerdir. Ne diğer cihazlarla bağlantılı ne de uzaktan paylaşılamazlar.

Bu, yöneticilerin dokümanları ve bilgileri toplama, onları cihazın bulunduğu ofiste yerlerine götürme ve ekipman kullanımı için kuyrukta beklemede çok fazla zaman kaybına neden olur. Bu ekipmanlar otomatik olarak paylaşılmayacağı için çalışma saatlerinin çoğunda yetersiz kullanılmakta ve yoğun saatlerde fazla kalabalık olmaktadır.

Bilgisayar tabanlı ofis otomasyonu yöneticiler arasında popülerlik kazanıyor, çünkü bu otomasyon otomatik olarak paylaşılabilen entegre çözümler sunuyor. Daha verimlidirler ve çeşitli ofis otomasyon etkinliklerini ve verilerini idare ederler.

Bu ofis otomasyon sistemleri, bireyler, çalışma grupları ve organizasyonlar arasında mesaj toplamak, işlemek, saklamak, almak ve iletmek için donanım, yazılım ve insan kaynaklarını kullanır. Bu mesajlar belgeler veya sözlü kelimeler olabilir veya resimler, fotoğraflar veya video görüntüleri vb. Gibi başka şekillerde ifade edilebilir.

Bilgisayar tabanlı ofis otomasyon sistemleri, sadece ofis yöneticilerinin şirket içindeki iletişim ihtiyaçlarını değil aynı zamanda müşteriler, satıcılar, yatırımcılar vb.

Tipik bir ofis otomasyon sisteminin yapı taşları Şekil 10.7'de gösterilmektedir.

Metin işleme sistemleri:

Metin işleme sistemleri, ofis otomasyon sistemlerinin en sık kullanılan bileşenleridir. Bunun nedeni, büyük oranda bir ofis iletişiminin, doğal bir dilin sözlerini kullanarak yazılı olarak gerçekleşmesidir. Dış iletişim durumunda yazılı iletişim oranı daha yüksektir.

Metin işleme sistemleri, mektuplar, raporlar, notlar vb. Belgelerin geliştirme sürecini otomatikleştirir. Kişiselleştirilmiş belgeler üretmek için standart saklanan bilgilerin kullanılmasına izin verir. Bu otomasyon, anahtarlama çabalarını azaltır ve belgedeki hata şansını en aza indirir. Genel olarak, metin işlemcileri doğrudan veri tabanlarından ve elektronik tablolardan bilgi alabilir ve bunları bir belgeye dahil edebilirler.

Metin işleme sistemleri dikte sistemleri tarafından desteklenebilir. Bu sistemler yürütmenin sesini tanımak için 'eğitilmiş' ses tanıma sistemlerinden oluşur. Eğitimden sonra, bu sistemler yürütmenin diktesini dinler ve metin işlemcisi üzerinde metin geliştirir. Bu tür sistemler, metin diktafona dikte edildikten sonra sekreter tarafından metinde anahtar harcanan sürenin azaltılmasına yardımcı olur.

Ayrıca, sekreterin bağımlılığını ortadan kaldırarak yürütmenin belgeyi herhangi bir zamanda hazırlamasını da sağlarlar. Bu nedenle, belgeler çalışma saatleri içinde zorunlu değil, günde herhangi bir zamanda üretilebilir.

Metin işlemcisi basit kelime işlem sistemleri veya masaüstü yayıncılık sistemleri olabilir. Masaüstü yayıncılık sistemleri, belgenin birden fazla kopyasının hızlı bir şekilde kaliteli baskı ile üretilmesine yardımcı olur. Bu tür şartlar toplantılar için gündem ve arka plan raporlarının hazırlanması durumunda oldukça yaygındır.

Bütçeler, politikalar, kurallar, prosedürler, vb. Gibi çeşitli planları belgelemek için birden fazla kopya gerekebilir. Masaüstü yayıncılık sistemleri genellikle lazer yazıcılar, mürekkep püskürtmeli yazıcılar, tarayıcılar ve kaliteli belgeler üretmek için bu tür diğer aygıtlarla desteklenir. Bu cihazların fiyatlarındaki keskin düşüş ile birlikte ofislerde masaüstü yayıncılık sistemlerinin kullanımı artacaktır.

Döküman Yönetim Sistemleri:

Bilgisayar tabanlı belge yönetim sistemleri, belgelerde yer alan bilgileri ileride referans almak üzere depolamayı ve ilgili parçaları gerektiğinde ve gerektiğinde kullanıcılara iletmeyi amaçlamaktadır. Bu sistemler, metin işlemcileri, elektronik mesaj iletişim sistemleri vb. Gibi diğer ofis otomasyon sistemlerine bağlanır.

Bu sistemler, manuel belge yönetim sistemleriyle neredeyse imkansız olan belgelere uzaktan erişimde çok kullanışlıdır. Örneğin, bir müşteri, siparişteki teslimat talimatlarına uygun olmayan malların teslimatıyla ilgili bir şikayette bulunabilir.

Seyahat yöneticisi, müşterinin mal teslimi için özel talimatlar vermemiş olduğunu tespit etmek için sipariş belgesine erişmesi gerekecektir. Bilgisayar tabanlı belge yönetim sistemi, yürütücünün belgeye herhangi bir telefon hattına bağlı olan not defteri bilgisayarı aracılığıyla erişmesini ve müşteriye ofisindeki sipariş belgesini göstermesini sağlayacaktır.

Dahili iletişim durumunda bile, belge yönetim sistemleri çok faydalı olabilir. Örneğin, bir bankanın şubesine açılan kredi başvuru formuna, merkezdeki inceleme için yaptırım görevlisi veya kredi tekliflerinin incelenmesi için herhangi bir ofiste erişilebilir.

Belgelerin elektronik erişimi yalnızca belgelere daha hızlı erişimi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda çoklu kopyalara duyulan ihtiyaç ortadan kalktıkça kağıt çalışmasını azaltır. Belgelerin depolanması manyetik ortamdadır ve bu nedenle amaç için gereken depolama alanı azalır. Bilgisayar tabanlı doküman yönetim sistemleri ile yürütmenin yeri belgelere erişim açısından önemsiz hale gelir.

Bu nedenle, bu sistemler seyahat yöneticilerinin ofiste çalışma alanını paylaştığı bir ofis ortamında çok faydalı olabilir. Artan ofis alanı maliyetiyle, bilgisayar tabanlı belge erişim sistemlerinin daha fazla popülerlik kazanması olasıdır.

Optik Karakter Okuyucular (OCR) yazılımının mevcudiyeti, bilgisayar tabanlı doküman yönetim sistemlerini daha da popüler hale getirmiştir. Bu yazılım paketleri, belgelerin resimlerini herhangi bir kelime işlemcisi kullanarak daha fazla işlem yapmak için kullanılabilecek metne dönüştürür.

Mesaj İletişim Sistemleri:

İşletmeler, mesaj gönderip almak için çeşitli iletişim sistemleri kullanıyorlar. Bunlar arasında telefon, posta, faks (Faks) vb. Bulunur. Bilgisayar tabanlı mesaj iletişim sistemleri, yalnızca mesaj gönderirken veya alırken zamanın azalması değil, mesajın güvenilirliği ve iletişimin maliyeti açısından da çok fazla ekonomi sunar. .

Bilgisayar tabanlı mesaj iletişim sistemlerinin üç temel bileşeni şunlardır:

ben. Elektronik posta

ii. Sesli Posta

iii. kopya

Elektronik posta:

Normal posta arasındaki fark, - telefon biçimindeki diğer kişilerarası iletişim biçimlerine karşı olan metin ve görüntüler şeklindeki kişilerarası iletişim şekli, alıcının varlığı için gerekli olmayan eşzamanlı olmayan iletişimdir. iletim zamanı.

Posta, işletmeler tarafından uzun süredir kullanılmaktadır ve hala en popüler eş zamanlı olmayan iletişim ortamlarından biridir. Bununla birlikte, elektronik posta, mesajların bireyler ve ticari teşebbüsler arasındaki alışverişi şeklini büyük ölçüde değiştirmiştir.

Yaygın olarak E-posta adı verilen elektronik posta, iki veya daha fazla kişi arasındaki mesajlar, belgeler ve görüntüler dahil olmak üzere bilgilerin elektronik olarak iletilmesi için bilgisayar tabanlı bir elektronik posta sistemidir.

E-postanın ana özellikleri şunlardır:

a) Elektronik iletim:

E-posta ile mesajların iletimi elektroniktir ve mesaj teslimi hemen hemen anında çok hızlıdır. İletimin onaylanması da hızlıdır ve güvenilirliği çok yüksektir.

b) Çevrimiçi geliştirme ve düzenleme:

E-posta mesajı gönderilmeden önce çevrimiçi olarak geliştirilebilir ve düzenlenebilir. Çevrimiçi geliştirme ve düzenleme, iletişimde kağıt kullanma gereğini ortadan kaldırır. Ayrıca, mesajların manyetik ortamda depolanmasını kolaylaştırır, böylece mesajları depolamak için gereken alanı azaltır.

c) Yayın ve yeniden yönlendirme:

E-posta, çok sayıda hedef alıcıya mesaj gönderilmesine izin verir. Böylece, bir bankanın tüm şubelerine E-posta kullanarak çok fazla kağıt tasarrufu sağlayan bir döngü göndermek kolaydır. E-posta, mesaja doğrudan veya ilgisi olan kişilere yönlendirilebilir veya mesaja ilgili bilgileri değiştirerek veya eklemeden.

Örneğin, pazarlama yöneticisi tarafından ürünün kalitesine ilişkin bir şikayette bulunan bir müşteriden alınan E-posta, bu konudaki yorumlar ve işlemler için kalite kontrol departmanına yönlendirilebilir.

d) Diğer bilgi sistemleri ile entegrasyon:

E-posta, diğer bilgi sistemlerine entegre olma avantajına sahiptir. Böyle bir entegrasyon, mesajın doğru olmasını ve mesaj için gereken bilgilere hızlı bir şekilde erişilmesini sağlar.

e) Taşınabilirlik:

E-posta, alıcının ve gönderenin fiziksel konumunu alakasız hale getirir. E-postaya, ilgili iletişim donanımı, yazılımı ve bağlantı olanakları ile donatılmış herhangi bir Kişisel Bilgisayardan erişilebilir. Genel merkezdeki bir yönetici, e-posta iletilerine, uzak bir bölgede bulunan şubede veya hatta tatil beldesinde, telefon hatları gibi bağlantıları kullanarak erişebilir.

f) Ekonomik:

İletişim teknolojilerindeki gelişmeler ve iletişim hizmeti sağlayıcıları arasındaki rekabet, e-postayı mesaj göndermenin en ekonomik şekli haline getirmiştir. İletim hızı arttığından, sayfa başına iletişim medyasındaki zaman maliyeti daha da düşmekte ve E-postanın popülaritesine katkıda bulunmaktadır.

E-posta sadece resmi iletişim için değil, aynı zamanda işletme içindeki gayri resmi iletişim için de çok faydalı olduğunu kanıtlıyor. Piyasa bilgileri ve yöneticilerin kişisel görüşleri artık E-posta iletilerindeki patronlarına ve akran gruplarına izlerini bulabiliyor.

Çalışma gruplarında iletişim, E-posta olanaklarının doğru kullanılmasıyla büyük ölçüde iyileştirilebilir. Bununla birlikte, kurum içi iletişimi geliştirmek için E-postanın başarısı, büyük ölçüde kuruluştaki çalışma kültürüne bağlı olacaktır.

Faks:

Faks (Faks), belgelerin görüntülerinin telefon hatları üzerinden elektronik olarak iletilmesidir. Bilgisayar tabanlı faks teknolojisi, faks iletişimini otomatik hale getirir ve faks olanaklarının paylaşılmasına izin verir. Yaygın iletişim kaynaklarını kullanarak faks mesajları göndermek ve almak için özel yazılım ve faks sunucuları kullanır.

Bu sunucular, faks mesajlarını alma ve merkezi bilgisayarda görüntüledikten sonra bunları otomatik olarak istenen alıcıya yönlendirme yeteneğine sahiptir. Benzer şekilde, bir işletmedeki yöneticiler faks iletisini istenen alıcıya otomatik olarak gönderecek olan sunucuya bırakabilir.

Bilgisayar tabanlı faks sistemleri, aksi takdirde ortak faks tesisinde kuyrukta harcanan yönetici aracını arayarak amaçlanan alıcının faks makinesini arayarak bağlar. Bu sistemler ayrıca, sunucuların düşük tarife saatleri içinde otomatik olarak arama yapması mümkün olduğu için mesaj gönderme maliyetini azaltmada yardımcı olur.

Görüntüleme tesisi ayrıca, farklı satıcılardan gelen önemsiz posta sorununu kontrol etmeye de yardımcı olur. Bu tür postaları ayıklamak, faks iletilerinden geçmek için gereken süreyi azaltmada çok yardımcı olur ve daha düşük düzeylerde ele alınması gereken daha az önemli olanları yeniden yönlendirerek yalnızca önemli iletilere odaklanmaya yardımcı olur. Tabii ki, bu sistemlerin yardımıyla kağıt kullanımı da azaltılmıştır.

Sesli posta:

Telesekreter, E-postanın bir çeşididir. Sesli posta, mesajları sayısallaştırılmış ses olarak iletir. Telesekreterin alıcısı bir telesekreter servisini çevirmeli veya belirtilen ekipmanı kullanarak elektronik posta kutusuna erişmelidir. Sözlü mesajı gönderenin sesinde duyabilir.

Güvenli sesli posta hizmeti türü, alıcının kayıtlı bilgilere erişim izni vermeden önce kimlik kodunu girmesini gerektirebilir. Sesli posta, harici varlıkların bilgi gereksinimlerini karşılayan bilgi sistemlerinde çok yararlıdır.

Örneğin, müşteriler, ticari girişimin üretim bilgi sistemine bağlı sesli posta servisini kullanarak siparişlerinin yerine getirilme durumuna ilişkin sorularda bulunabilirler.

Telekonferans ve Video Konferans Sistemleri:

Telekonferans, iki veya daha fazla farklı yerde bulunan ikiden fazla kişiyi içeren bir iş toplantısı düzenliyor. Telekonferans, katılımcılar toplantıya katılmak için seyahat etmek zorunda olmadıklarından toplantı süresini ve maliyetini azaltmaya yardımcı olur. Telekonferans, bilgisayar sistemlerini kullanarak veya kullanmadan sesli veya görüntülü konferans olabilir.

Bilgisayar tabanlı telekonferans önceden kaydedilmiş sunumlar ve diğer bilgi sistemleriyle entegrasyon açısından esneklik avantajına sahiptir. Çoklu ortam teknolojilerindeki gelişmeler ile birlikte masa üstü telekonferans sistemleri artık uygun fiyatlarla sunulmaktadır.

Bu sistemler dijital kamera içeren ve görsel iletişim yazılımı kullanan Kişisel Bilgisayarları temel almaktadır. İletişim bağlantıları hala oldukça pahalıdır ve masaüstü video konferansını yalnızca seçilen uygulamalar için faydalı kılar. Tele / video konferans için en uygun toplantılar, kişisel temas toplantıları kadar etkili olmadıklarından, çatışmaların düşük olduğu toplantılardır.

Bununla birlikte, etkinlik, kullanıcılara, beden dilinin bir parçası olan sistemler ve hareketler hakkında uygun eğitim sağlayarak, ben de gelişebilir. Bilgisayar tabanlı telekonferansın en yaygın uygulamaları arasında yönetim iletişimi ve eğitimi, bütçe toplantıları, teknik istişareler, proje incelemeleri, sözleşme görüşmeleri vb.

Ofis Otomasyon Sistemlerinin Avantajları:

Ofis otomasyon sistemleri, bir zamanlar önemsiz sayılan, artık nitelikli insan gücü maliyetinin artması nedeniyle dikkatin odağı.

İletişim ve multimedya teknolojilerindeki gelişmeler ile, ofis otomasyon sistemleri size yardımcı olacaktır:

ben. Bir kuruluş içindeki ve kuruluşlar arasındaki iletişimi geliştirmek.

ii. Mesajların hazırlanması ile alıcının sonunda mesajların alınması arasında geçen süreyi azaltın.

iii. Ofis iletişimi maliyetlerini hem yöneticiler tarafından harcanan zaman hem de iletişim bağlantılarının maliyeti açısından azaltın.

iv. İletişim akışlarının doğruluğunu sağlayın.

Elbette, diğer tüm bilgi sistemleri gibi ofis otomasyon sistemleri de uygun kontrollere tabi tutulmalıdır. Önemsiz E-posta, rahatsız edici posta, yöneticilerin işin doğası ile ilgili olmayan iletişimde yer alması, bilgilerin güvenliği ve gizliliği ile ilgili sorunlar oldukça yaygındır. Bu sorunların üstesinden gelmek için kontrol sistemleri, ofis otomasyon sistemlerinden tam olarak yararlanmak için geliştirilmelidir.

Kaynak Eşleştirmesi Gerekiyor:

Her tür bilgi sisteminin kendi uygulama alanı vardır ve işletmeler için faydalı olduğu kanıtlanmıştır. Bununla birlikte, her bir bilgi sistemi türünün maliyeti ve etkisinin kuruluştan kuruma değişmesi muhtemeldir.

Bu nedenle, bir yöneticinin uygulama için belirli bir bilgi sistemi seçilmeden önce BIS'in organizasyon üzerindeki maliyetini ve olası etkisini araştırması zorunludur.

Bir ticari işletmedeki bilgi sistemleri portföyü hakkında karar verirken aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulmalıdır:

İnce çizgi çizgisi:

Farklı bilgi sistemleri arasındaki sınır çizgisinin çok ince ve bulanık olduğu not edilebilir. Bazı durumlarda, belirli bir bilgi sistemini DSS veya EIS olarak sınıflandırmak zor olabilir. Bazı EIS, BES araçlarını da kullanabilir.

Çeşitli bilgi sistemleri ortak fonksiyonlara sahip olabilir. Bazı bilgi sistemlerinin ilişkisini ve örtüşmesini temsil eder. Belirtildiği gibi, herhangi bir bilgi sisteminin çeşitli ayırt edici özellikleri, başka bir bilgi sisteminde de önemli bulunabilir.

Maliyet yapıları:

Maliyet yapıları her tür bilgi sistemi için değişiklik gösterir. Örneğin, Kurumsal Kaynak Planlama Sistemi, Rs 10 ile Rs 50 lac arasında herhangi bir yere mal olur, oysa herhangi bir İşlem İşleme Sistemi bir ERP sisteminin maliyetinin yüzde birinden daha yakın bir harcama içerebilir. İşletmeler için bir bilgi sisteminin seçilmesi, maliyet kaygılarından büyük ölçüde etkilenir.

Farklı avantajlar:

Belirli bir bilgi sisteminin yararları, farklı iş ve işletme girişimleri için farklı olacaktır. Örneğin, ÇBS, daha yeni iş türleriyle ilgilenen kuruluşlarda daha yararlı olabilir ve DSS, karar vermede orta ve üst düzey yönetimin daha fazla özgürlük kazanacağı konusunda daha fazla fayda sağlayacaktır. ERP'ler, talimatlara vb. Uyma konusunda daha disiplinli olan nispeten büyük kuruluşlarda daha yararlı olacaktır.

Ölçeklenebilirlik:

Birçok bilgi sistemi, çeşitli yazılım bileşenleri ve bilgi analizinin derinliği açısından büyük esneklik sunar. Örneğin, ERP'ler genel olarak oldukça ölçeklenebilirdir ve bu nedenle çeşitli iş süreçleri ve analiz araçları uygulamanın ilk aşamasında hariç tutulabilir. Sonuç olarak, bilgi sisteminin maliyeti, yalnızca bilgi sisteminin kapsamı açıkça tanımlandıktan sonra makul bir doğruluk derecesinde belirlenebilir.

Bilgi sistemlerinin çoğunda kapsam ve maliyet faktörleri açısından çok fazla esneklik sunulmaktadır. Bu nedenle, işletme girişiminin bilgi ihtiyaçlarını belirlemek ve maliyet faktörlerini göz önünde bulundurarak bilgi sistemi kaynaklarını bilgi ihtiyaçları ile eşleştirmek esastır.