Yönetim Kontrol Süreci: Özellikleri, Önemi, Teknikleri ve Diğer Detayları

Yönetim Kontrol Süreci hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun: özellikleri, önemi, türleri, etkili kontrol sistemi gereksinimleri ve teknikleri!

Etkili bir organizasyon, yöneticilerin yönetmeyi ve kontrol etmeyi anladığı bir organizasyondur. Bir kavram ve süreç olarak kontrolün amacı, çalışanların rollerini motive etmelerini ve yönlendirmelerini sağlamaktır. Bir yönetimin uzun vadeli etkinliği için yönetsel kontrol süreci ve sistemlerini anlamak esastır.

Yeterli kontrol sistemi mevcut değilse, karışıklık ve kaos bir organizasyonu etkileyebilir. Bununla birlikte, kontrol sistemleri bir organizasyonu “boğuyorsa”, kuruluş inovasyon ve girişimcilik erozyonundan zarar görecektir.

Resim İzniyle: theknowledgepartnership.com/tr/wp-content/uploads/2012/01/Marketing-Review-2.jpg

Kontrol Kavramı:

Kontrol terimi, terimin kullanımının içeriğine bağlı olarak farklı çağrışımlara sahiptir. Üretimde, bir cihazın, makinenin, kişinin veya sistemin faaliyetlerini veya işletimini yönlendirmek veya düzenlemek için kurulmuş veya kurulmuş bir Cihaz veya mekanizma anlamına gelir; Yasada, bir işletmenin işleyişini ve yönetimini düzenleyen ve yöneten bir otorite olarak ilginin ve yönetimin kontrol edilmesidir.

Kontrol, belirlenmiş bir zaman çizelgesi içerisinde tanımlanmış hedeflere ulaşmayı amaçlayan ve üç bileşenden oluşan bir yönetim sürecidir: (1) standartların belirlenmesi, (2) gerçek performansın ölçülmesi ve (3) düzeltici önlemlerin alınması.

Kontrolün Özellikleri:

Aşağıdaki kontrol özellikleri tanımlanabilir:

1. Kontrol bir Yönetim Sürecidir:

Yönetim süreci, planlama, organize etme, personel alma, yönetme ve kontrol etme olmak üzere beş fonksiyondan oluşur. Dolayısıyla kontrol, yönetim sürecinin bir parçasıdır.

2. Kontrol ileriye bakar:

Her ne olduysa oldu ve yönetici sadece gelecekteki operasyonların düzeltici işlemlerini yapabilir. Geçmiş, neyin yanlış gittiğini ve geleceği nasıl düzelteceğinizi önermekle ilgilidir.

3. Her Organizasyon düzeyinde kontrol vardır:

Yönetici olan herkes kontrole dahil olmak zorundadır - Başkan, Genel Müdür, CEO, Bölüm başkanı veya ilk satır yöneticisi olabilir. Bununla birlikte, her seviyede kontrol farklı olacaktır - üst yönetim stratejik kontrol, orta yönetimi taktik kontrole ve düşük seviye operasyonel kontrole dahil olacaktır.

4. Kontrol Sürekli bir İşlemdir:

Kontrol, yönetimin son işlevi değil, sürekli bir süreçtir. Kontrol bir kerelik bir faaliyet değil, sürekli bir süreçtir. Standartları belirleme süreci, dış güçlere, planlara ve iç performansa bağlı olarak sürekli analiz ve revizyon gerektirir.

5. Kontrol, Planlama ile yakından bağlantılıdır:

Planlama ve kontrol yakından bağlantılıdır. İkisine haklı olarak “Siyam ikizleri” yönetimi deniyor. “Her hedef, her hedef, her politika, her prosedür ve her bütçe gerçek performansın karşılaştırıldığı standart hale geldi.

Planlama geminin rotasını belirler ve kontrol onu rotasında tutar. Gemi rotayı terk etmeye başladığında, navigatör onu fark eder ve gemiyi uygun rotasına döndürmek için tasarlanmış yeni bir rota önerir. Kontrol süreci sona erdiğinde, bulguları kontrol için yeni standartlar belirlemek üzere planlamaya dahil edilir.

6. Kontrolün Amacı Hedefe Yöneliktir ve bu nedenle Olumlu:

Kontrol var çünkü o olmadan iş yoldan çıkabilir. Kontrol, hem organizasyon için (bir şeyleri gerçekleştirmek için) hem de bireyler için (kurumsal hedeflere ulaşmak için bağımsızlıklarının bir kısmını bırakmak için) olumlu bir amaca sahiptir.

Kontrol Süreci:

Kontrol sürecine dahil olan adımlar şunlardır:

1. Standartları Oluşturun:

Bir örgütün genel stratejik planında yöneticiler, örgütsel bölümlerin hedeflerini, örgütsel etkinliklerle karşılaştırılacak performans standartlarını içeren belirli, kesin ve operasyonel terimlerle tanımlar. Bununla birlikte, bazı faaliyetler için standartlar kesin ve kesin olamaz.

Gerçek performansla karşılaştırılacak olan standartlar, geçmiş deneyimlerden, istatistiksel yöntemlerden ve kıyaslamalardan (en iyi endüstri uygulamalarına dayanarak) elde edilebilir. Kuruluşun amaçlarını göz önünde bulundurarak, mümkün olduğunca standartlar tek taraflı karar vermek yerine üst yönetim yerine iki taraflı olarak geliştirilmektedir.

Standartlar somut (açık, somut, spesifik ve genel olarak ölçülebilir) olabilir - sayısal standartlar, parasal, fiziksel ve zaman standartları; ve maddi olmayan (insan özelliklerine ilişkin) - arzu edilen tutumlar, yüksek moral, etik ve işbirliği.

2. Gerçek Performansı Ölçün:

Çoğu kuruluş, yöneticilerin düzenli olarak inceledikleri, nicel ve nitel (nicelliğin mümkün olmadığı durumlarda) performans ölçümlerinin resmi raporlarını hazırlar. Bu ölçümler kontrol işleminin ilk aşamasında belirlenen standartlarla ilgili olmalıdır.

Örneğin, satış büyümesi bir hedef ise, kuruluşun satış verilerini toplama ve raporlama araçlarına sahip olması gerekir. Veriler kişisel gözlem (işlerin gerçekleştiği yerin etrafından dolaşarak idare edilerek), istatistiksel raporlar (bilgisayarlar tarafından mümkün), sözlü raporlama (konferans, bire bir toplantı veya telefon görüşmeleri yoluyla), yazılı raporlama yoluyla toplanabilir. (kapsamlı ve özlü, muhasebe bilgileri - normalde hepsinin bir kombinasyonu. Kullanım için, bilgi akışı düzenli ve zamanında olmalıdır.

3. Performansı Standartlarla Karşılaştırın:

Bu adım, gerçek faaliyetleri performans standartlarıyla karşılaştırır. Yöneticiler bilgisayar raporlarını okuduğunda veya tesislerinde yürürken, gerçek performansın standartlara uyup uymadığını veya yetersiz kaldığını belirler.

Tipik olarak, performans raporları, raporlama dönemi için performans standartlarını aynı döneme ilişkin gerçek performansın yanına yerleştirerek ve varyansı hesaplayarak (yani her bir gerçek miktar ile ilgili standart arasındaki farkı hesaplayarak) bu karşılaştırmayı basitleştirir.

Yönetici, standart izin verilen değişimi bilmelidir (hem olumlu hem de olumsuz). İstisnai olarak yönetim, önemsiz sapmaların uzak tutulması için en uygun ve pratiktir. Karşılaştırma için zaman çizelgesi, önem ve karmaşıklıkla ilgili önem ve karmaşıklığı içeren birçok faktöre bağlıdır.

4. Düzeltici Faaliyete Geçme ve Başarıların Güçlendirilmesi:

Performans standartlardan saptığında, yöneticiler, eğer gerekliyse hangi değişikliklerin gerekli olduğunu ve bunların nasıl uygulanacağını belirlemelidir. Verimlilik ve kalite merkezli bir ortamda, çalışanlar ve yöneticiler genellikle kendi çalışmalarını değerlendirmek için yetkilendirilir. Değerlendirici sapmanın nedenini veya nedenlerini belirledikten sonra dördüncü adımı alabilir - düzeltici eylem.

Düzeltici eylem, statükonun korunması (başarıların güçlendirilmesi), sapmanın düzeltilmesi veya standartların değiştirilmesi olabilir. En etkili kurs politikalarla belirlenebilir veya çalışanların yargı ve girişimlerine en iyi şekilde bırakılabilir. Düzeltici faaliyet derhal veya temel olabilir (standartları kendileri değiştirerek).

Kontrolün Önemi :

1. Önceden belirlenmiş Hedeflere ulaşmada Yönetime rehberlik eder:

Projeler hakkında sürekli bilgi akışı, uzun planlama yelpazesini doğru yolda tutar. Performans ize kadar değilse gelecekteki düzeltici eylemlerde yardımcı olur.

2. Kıt ve Değerli Kaynakların Etkili Kullanımını Sağlar:

Kontrol sistemi kurumsal verimliliğin arttırılmasına yardımcı olur. Çeşitli kontrol cihazları yöneticilere motive edici rol oynamaktadır. Her insanın performansı düzenli olarak izlenir ve varsa eksiklikler en erken düzeltilir.

Kontroller, organizasyondaki kişilere psikolojik baskı uyguladı. Öte yandan kontrol, yönetimin çalışanların doğru şeyler yapıp yapmadığına karar vermesini sağlar.

3. Koordinasyonu kolaylaştırır:

Kontrol, eylem birliği yoluyla faaliyetlerin koordinasyonunda yardımcı olur. Her yönetici, bölüm hedeflerine ulaşmak için astlarının faaliyetlerini koordine etmeye çalışacaktır.

Benzer şekilde, icra kurulu başkanı çeşitli bölümlerin işleyişini de koordine eder. Kontrol, performansı kontrol eder ve sadece sonuçlar koordine edildiğinde uygun sonuçlar elde edilir.

4. Delegasyona ve Kurumun Yerelleşmesine Yönelik Talepler:

Takip eylemiyle ilgili bir karar da kolaylaştırılmıştır. Kontrol, yetki vermeyi kolaylaştırır / iyileştirir. Büyük işletmelerde otoritenin desantralizasyonu gereklidir. Yönetim uygun kontrolü sağlamadan yetki veremez.

Çeşitli bölümlerin hedefleri veya hedefleri kontrol tekniği olarak kullanılır. Bütçeleme, maliyet kontrolü gibi çeşitli kontrol teknikleri; işlem öncesi onaylar vb. faaliyetler üzerindeki kontrolünü kaybetmeden ademi merkeziyetçidir.

5. Üst Yönetimi Politika Oluşturma Konusunda Konsantre Etme:

Kontrol süreçleri için yönetimin her zaman ve sonra dikkat edilmesi gerekli değildir. İstisnai olarak yönetim, üst yönetimin politika oluşturma konusuna yoğunlaşmasını sağlar.

İnsanlar neden kontrole karşı çıkıyorlar?

Birçok insan aşağıdaki nedenlerden dolayı kontrol kavramına karşı hassastır:

(i) Yeni, daha “organik” örgütlenme biçimleri (öz örgütlenme örgütleri, özyönetim ekipleri, ağ örgütleri vb.) günümüzün hızla değişen dünyasında kuruluşların daha duyarlı ve uyumlu olmalarını sağlar. Bu formlar aynı zamanda çalışanlar arasında, geçmişin hiyerarşik, katı bir şekilde yapılandırılmış organizasyonlarından çok daha fazla bir güçlenme sağlar.

(ii) Birçok kişi, kuruluşların niteliği değiştiği için yönetim kontrolünün doğası gereği olduğunu iddia eder. Bazı insanlar, yönetimin hiçbir şekilde kontrol etmemesi gerektiğini iddia edecek kadar ileri gider.

Yönetimin, çalışanların kuruluşların ve toplulukların tamamen üretken üyeleri olma çabalarını desteklemek için var olması gerektiğini iddia ederler - bu nedenle, her türlü kontrol yönetimi ve çalışanlarına tamamen verimsizdir.

(iii) Bazı insanlar “yönetim kontrolü” ifadesine bile şiddetle tepki veriyor. Sözcüğün kendisi olumsuz bir çağrışıma sahiptir, örneğin baskın, zorlayıcı ve el sıkma gibi gelebilir. Yönetim literatürü yazarlarının artık “kontrol etme” yerine “koordine etme” terimini kullanmayı tercih ettikleri görülmektedir.

(iv) İnsanlar aynı zamanda özerkliği azaltma, yaratıcılığı boğma, güvenliği tehdit etme ve baskıyı sürdürme düşünceleriyle kontrollere karşı çıkarlar. Bu, uzmanlık ve güç yapısının değişmesine ve organizasyonda sosyal yapıya yol açabilir.

Kontrol Türleri:

Kontroller aynı şekilde sayısız olabilir. Bunlar (a) zamanlama, (b) tasarım sistemleri, (c) yönetim seviyeleri ve (d) Sorumluluk temelinde sınıflandırılabilir.

Zamanlama temelinde:

Kontrol, bir işlemden önce, sırasında veya sonrasında olaylara odaklanabilir. Örneğin, yerel bir otomobil satıcısı, yeni otomobillerin satışından önce, sırasında veya sonrasında yapılan faaliyetlere odaklanabilir. Bu kontroller sırasıyla Önleyici, Dedektif ve Düzeltici olarak adlandırılabilir.

Bu temelde kontrol şu olabilir:

(i) İleri beslemeli kontrol

(ii) Eşzamanlı Kontrol

(iii) Geri Bildirim Kontrolü

1. ileri besleme kontrolü:

İleri beslemeli kontrol veya ön kontrolün amacı, muhtemel problemleri tahmin etmek ve faaliyet başlamadan veya problem ortaya çıkmadan veya rapor edilmeden önce bile kontrol egzersizi yapmaktır. Gelecek yönlendirilir.

Bu tür bir kontrol havayollarında çok popülerdir. Afete yol açabilecek yapısal hasarı tespit etmek ve önlemek için önleyici bakım faaliyetlerine giriyorlar. Bu kontroller, yeni çalışanların seçiminde ve istihdamında belirgindir. Önceden harekete geçmeye yardımcı olur.

Geri besleme kontrolü durumunda, etkinlik yapıldıktan sonra gelecek olan geçmiş verilere dayanır. Bu, bilginin geciktiği ve düzeltmenin mümkün olmadığı anlamına gelir. Kişi yalnızca gelecekteki faaliyetler için düzeltme yapabilir.

Bu, yapılan her yanlışın yapıldığı ve geri alınamayacağı anlamına gelir. Bununla birlikte, geleceğe yönelik kontrol uygulamada büyük ölçüde göz ardı edilmektedir, çünkü yöneticiler kontrol amacıyla muhasebe ve istatistiksel verilere aşırı derecede bağımlıdırlar. İleriye bakmak için herhangi bir yol bulunmadığında, tarihe atıf hiç bir referanstan daha iyi olarak kabul edilir.

Ancak, yem iletme kavramı şimdi ve sonra uygulanmıştır. Yöneticilerin uyguladıkları ortak yöntemlerden biri, en son mevcut bilgileri kullanarak, tahminlerle istenenleri karşılaştırarak ve tahminlerin daha umut verici hale getirilebilmesi için program değişikliklerini tanıtmakla ilgili dikkatli ve tekrarlanan tahminler yapmaktır.

2. Eşzamanlı Kontrol:

Eşzamanlı kontrol, bir faaliyet devam ederken ya da devam ederken kalite standartlarıyla tutarlılığı sağlamak için devam eden çalışan faaliyetlerini izler. Örgütsel standartlara uymalarını sağlamak için dönüşüm sürecinin bir parçası olan devam eden faaliyetlerin düzenlenmesini içerir.

Doğrudan denetim tekniği, eş zamanlı kontrolün en bilinen şeklidir. Eş zamanlı kontrol, çalışanların faaliyetlerinin doğru sonuçları üretmesini sağlamak ve masraflı olmadan önce varsa sorunları düzeltmek için tasarlanmıştır.

Bilgisayar yazarken, yazım yanlışsa veya inşaat yanlışsa, program kullanıcıyı derhal uyarır. Pek çok üretim işlemi, üretilen ürünlerin kalite standartlarına uygun olup olmadığını ölçen cihazları içerir.

Eşzamanlı kontrol devam eden görevleri düzenlemeyi içerdiğinden, dahil olan spesifik görevlerin ve istenen ve ürünle olan ilişkilerinin tam olarak anlaşılmasını gerektirir.

Eşzamanlı kontrole bazen yönlendirme, tarama veya evet-hayır kontrolü denir, çünkü genellikle ilerlemeye devam edip etmeme, düzeltici önlem alma veya ürün veya hizmetler üzerinde çalışmayı durdurma konusunda kararların alındığı kontrol noktalarını içerir.

3. Geribildirim Kontrolü:

İş bittikten sonra kontrol gerçekleşir. Faaliyet sonunda planlanan standartlarla yapılan farklılıklar analiz edildikten sonra düzeltici işlem yapılır. Aynı zamanda 'işlem sonrası kontrol' olarak da bilinir, çünkü olay gerçekleştikten sonra geri bildirim kontrolü yapılır.

Bu kontrol ileri beslemeli veya eşzamanlı olmadığında veya çok maliyetli olduğunda kullanılır; veya bir işin yapılmasında yer alan kesin süreçlerin önceden belirtilmesi zor olduğunda.

Geribildirim kontrolünün ikiz avantajları, planlama çabaları ile ilgili anlamlı bilgilerin alınması ve geribildirim kontrolünün çalışan motivasyonunu arttırmasıdır.

Kontrol Sistemleri tasarımı temelinde:

Kontrol sistemleri tasarlanırken üç yaklaşım izlenebilir, örneğin, Piyasa Kontrolü, Bürokratik Kontrol ve Klan Kontrolü. Ancak, çoğu kuruluş yalnızca bunlardan birine bağlı değildir.

1. Piyasa Kontrolü :

Kontrol, fiyat ve pazar payı bakımından rekabetçi faaliyetlerin piyasa mekanizmalarına dayanır. Farklı bölümler kar merkezlerine dönüştürülür ve performansları segmental üst sıra (ciro), alt hat (kar) ve pazar payı ile değerlendirilir.

Piyasa kontrolünün kullanılması, gelecekteki yöneticilerin, piyasa güçleri doğrultusunda kaynaklar tahsis edeceği veya departmanlar veya başka faaliyetler yaratacağı anlamına gelecektir.

2. Bürokratik Kontrol:

Bürokratik kontrol, otorite, kural ve düzenlemelere, prosedürlere ve politikalara odaklanır. Hindistan'daki kamu sektörü birimlerinin çoğu bürokratik kontrol için giriyor.

Kurallara uymazlarsa, yasama komiteleri ve çalıştıkları bakanlıklar bunlara kınacaktır. Bir hastanede, reçetenin bulunmadığı ve hasta aralarında öle olsa bile, kayıt defterine kaydedilmediği sürece hiçbir ilaç kullanılamaz.

3. Klan Kontrolü:

Kontrol sistemleri, örgüt kültürünün bir parçası olarak paylaşılan vizyona, paylaşılan değerlere, normlara, geleneklere ve inançlara vs. yol açacak şekilde tasarlanmıştır.

Hiyerarşik mekanizmalara değil işle ilgili ve performans ölçütlerine dayanır. Bu tarz kontrol, takım çalışma tarzını kullanan ve teknolojinin çok hızlı değiştiği organizasyonlar için en uygun olanıdır.

Seviyeler bazında :

Farklı seviyelerdeki insanlar farklı planlama sorumluluklarına sahipler, bu yüzden kontrol altına alınıyorlar. Seviye kontrolleri temelinde Operasyonel, Yapısal, Taktik ve Stratejik olarak sınıflandırılabilir.

1. Operasyonel Kontrol:

Odak, kuruluş tarafından girdileri (kaynakları) çıktılara (ürün / hizmetler) dönüştürmek için kullanılan süreçler üzerinde durmaktadır. Operasyonel kontroller alt yönetimde kullanılmaktadır. Neredeyse her gün kullanılır. Kalite kontrol, finansal kontroller operasyonel kontrollerin bir parçasıdır.

2. Yapısal Kontrol :

Organizasyon yapısının farklı unsurları amaçlarına uygun mu? Fazla mı var? Personelin çizgiye oranı artıyor mu? Gerekli işlem yapılması.

Yapısal kontrolün iki önemli şekli, hakkında daha önce konuştuğumuz bürokratik kontrol ve klan kontrolü olabilir. Yapısal kontrol üst ve orta yönetim tarafından gerçekleştirilir.

3. Taktik Kontrol :

Taktik kontrol bölümsel hedeflerle ilgilendiğinden, kontroller büyük ölçüde orta yönetim kademeleri tarafından kullanılır.

4. Stratejik Kontrol:

Stratejik kontroller erken uyarı sistemleridir. Stratejik kontrol, kurumsal, ticari ve fonksiyonel stratejilerin etkinliğinin kuruluşların hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmada başarılı olup olmadığını belirleme sürecidir. Stratejik kontroller üst düzey yönetim tarafından yerine getirilir.

Sorumluluk temelinde :

Kontrol sorumluluğu kimdedir? Sorumluluk işleri yürüten kişiye veya amir veya yöneticiye ait olabilir. Bu yolla kontrol iç ve dış olabilir.

İç kontrol, yüksek motivasyona sahip kişilerin öz disiplin kullanmalarını sağlar. Dış kontrol, kontrol ipliğinin amir veya yöneticinin elinde olduğu ve kontrolün resmi sistemler aracılığıyla gerçekleştirildiği anlamına gelir.

Etkili Kontrol Sistemi Gereksinimleri:

Bir kontrol sistemi otomatik bir fenomen değil, kasıtlı olarak yaratılmıştır. Her ne kadar farklı kuruluşlar kontrol sistemlerini benzersiz ve özel özelliklerine veya koşullarına göre tasarlayabilseler de, iyi ve etkili bir kontrol sistemi tasarlarken, aşağıdaki temel gereksinimler göz önünde bulundurulmalıdır:

1. Amaç ve İhtiyaçlara Odaklanma:

Etkili kontrol sistemi, örgütsel hedeflere ulaşılmasına vurgu yapmalıdır. İşletmenin ihtiyaçları ile uyumlu çalışmalıdır. Örneğin, personel departmanı yeni bir çalışanı işe almak için ileri beslemeli kontrol ve eğitim için eşzamanlı kontrol kullanabilir.

Mağaza düzeyinde kontrolün kolay olması gerekir, ancak daha üst düzey yöneticiler için daha sofistike ve daha geniş kapsamlı kontroller geliştirilebilir. Bu nedenle, kontroller planlara ve pozisyonlara göre uyarlanmalıdır.

2. Acil Uyarı ve Zamanında Eylem:

Varyasyonların hızlı raporlanması kontrolün merkezindedir. İdeal bir kontrol sistemi, darboğazlar yaratamayabilir ve mümkün olan en kısa sürede önemli sapmayı rapor edebilir, böylece gerekli düzeltici eylemler zamanında iyi bir şekilde gerçekleştirilebilir. Bunun için etkin bir değerlendirme sistemi ve zamanında bilgi akışı gerekir.

3. Gösterge, Önerici, düzeltici:

Kontroller sadece sapmalara işaret etmemeli, aynı zamanda gelecekteki değişikliklerin veya problemlerin tekrarını kontrol etmesi gereken düzeltici eylemler önermelidir.

Kontrol, yalnızca belirtilen planlama veya deneyimli sapmaların uygun planlama, organizasyon, personel ve yönlendirme ile düzeltilmesi durumunda gerekçelendirilir. Kontrol ayrıca yöneticiler için değerli tahminler yapılmasına yol açmalı, böylece gelecekte karşılaşabilecekleri sorunların farkında olmaları sağlanmalıdır.

4. Anlaşılabilir, Amaç ve Ekonomik:

Kontroller basit ve anlaşılması kolay olmalı, performans standartları tarafsız görünmek için ölçülmeli ve belirli araçlar ve teknikler yöneticiler için kapsamlı, anlaşılabilir ve ekonomik olmalıdır.

Kontrol cihazındaki tüm detayları ve kritik noktaları ve faydalarını bilmeleri gerekir. Eğer gelişmiş ve karmaşık istatistiksel ve matematiksel teknikler kabul edilirse, yöneticilere uygun eğitim verilmelidir.

Gerçekler ve katılım temelinde standartlar belirlenmelidir. Etkili kontrol sistemleri “Ne kadara mal olacak?” “Ne kurtaracak?” Veya “Yatırımın getirisi nedir?” Gibi soruları yanıtlamalıdır.

Kontrollerin faydaları maliyetlerden ağır basmalıdır. Pahalı ve ayrıntılı kontrol sistemleri, örneğin küçük işletmelere uygun olmayacaktır.

5. Fonksiyonlara ve Faktörlere Odaklanın:

Kontrol, üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları vb. Gibi fonksiyonları vurgulamalı ve kalite, miktar, zamanında kullanım ve maliyet gibi dört faktöre odaklanmalıdır. Bir değil, ancak çoklu kontroller kabul edilmelidir.

6. Stratejik Puan Kontrolü:

Kontrol seçici olmalı ve şirketin kilit sonuç alanlarına odaklanmalıdır. Her ayrıntı veya şey zaman, maliyet ve emek tasarrufu için kontrol edilemez ve edilmez.

Bazı stratejik, kritik veya hayati noktalar, hataların tolere edilemeyeceği noktalardaki beklentiler ile birlikte belirlenmeli ve bu aşamalarda uygun kontrol cihazları tasarlanmalı ve uygulanmalıdır.

Arızaya tahammül edilemediği veya maliyetlerin belirli bir miktarı geçemediği yerlerde kontroller uygulanır. Kritik noktalar, bir kuruluşun operasyonlarının kilit faaliyetlerinin başarısını doğrudan etkileyen tüm alanlarını içerir.

7. Esneklik:

Kontrol kendi içinde sona ermemelidir. Çevre dostu olmalı ve hızla değişen ve karmaşık iş ortamının gerektirdiği değişiklikleri veya düzeltmeleri yapabilmelidir. Kontrol sistemindeki esneklik genellikle alternatif planların veya esnek bütçelerin kullanılmasıyla sağlanır.

8. İnsan Faktörüne Dikkat:

Aşırı kontrol yolsuzluğa neden olur. Olumsuz tepkiler uyandırmamalı, insanlar arasında değil, işe odaklanarak insanlar arasında olumlu duygular uyandırmalıdır. Kontrolün amacı, örgüt kültürünü içine sokarak üyeler arasında öz kontrol ve yaratıcılık yaratmak olmalıdır. Çalışanların kontrollerin tasarımına katılımı kabulü artırabilir.

9. Uygunluk:

Kontroller, eylem sorumluluğunun, pozisyonu, yeterliliği ve kontrol önlemlerini yorumlamak zorunda kalan bireylerin ve egzersiz kontrolünü içeren organizasyon yapısı ile tutarlı olmalıdır. Yöneticilerin ve astlarının kalitesi ne kadar yüksek olursa, dolaylı kontrollere olan ihtiyaç o kadar az olacaktır.

Kontrol Teknikleri:

Yönetimdeki faaliyetleri kontrol etmek için birçok teknik geliştirilmiştir. Liste çok uzun ve hepsini tanımlamak zor.

Önemli tekniklerden bazıları:

Finansal Kontrol :

Finansman, fonların mobilizasyonu, kullanılması ve bunların geri dönüşü ile ilgilidir. Mali kontrol aşağıdakiler aracılığıyla gerçekleştirilir:

1. Mali Tablolar:

Gelir tablosu (giderler, bölümsel gelirler, toplam gelir ve giderler ve net kar / zarar hakkında bilgi verilir) ve Bilanço (tek bir zamandaki net değeri ve borcun veya özkaynağın varlıkları finanse etme derecesini gösterir)

2. Mali Denetimler:

Finansal yönetimin genel kabul görmüş politikalar, prosedürler, yasalar ve etik kurallar doğrultusunda yapılmasını sağlamak amacıyla iç veya dış finansal denetimler yapılır. Denetimler iç (Kuruluşun kendi personeli tarafından), dış (yeminli muhasebeciler tarafından yasal denetim) ve yönetim denetimi (uzmanlar tarafından) olabilir.

3. Oran Analizi:

Oran analizi, likidite, karlılık, borç ve faaliyetle ilgili hususları izler.

4. Bütçe Kontrolleri:

Bütçe kontrolü, bütçe oluşturma, gerçek performansı bütçe ile karşılaştırma ve değişen koşulların ışığında bütçeleri veya faaliyetleri gözden geçirme sürecidir.

Bütçe kontrolü sadece finans alanıyla ilişkili değildir, ancak tüm işlevsel alanlar bütçe kontrolünden yararlanmaktadır. Bütçeler yalnızca planlamada değil, aynı zamanda genel harcamalar konusunda bir sekme tutmaya da yardımcı olur.

Bütçeleme yukarıdan aşağıya olabilir (yöneticiler bütçeyi hazırlar ve astlardan kullanımlarını ister); aşağıdan yukarıya (rakamlar daha düşük seviyelerden gelir ve üst seviyelere ayarlanır); sıfıra dayalı (faaliyetlerin veya hedeflerin temelinde fonların tahsis edilmesinin haklı gösterilmesi); ve esnek bütçeleme (değişen standartlar ve değişken tahsisler).

5. Kesinti Analizi:

Bu bir kar planlama aracıdır ve maliyet-hacim-kar ilişkileri ile ilgilenir.

6. Muhasebe:

Muhasebe, sorumluluk muhasebesi, maliyet muhasebesi, standart maliyet yaklaşımı, doğrudan maliyetlendirme ve marjinal maliyeti içerir.

Pazarlama Kontrolü :

Pazarlama alanında, müşterinin doğru ürünü doğru yerde, doğru yerde, doğru yerde ve doğru iletişim ile aldığını görmek için kontrol aşağıdaki şekilde gerçekleştirilir:

Pazar araştırması:

Müşterilerin ihtiyaçlarını, beklentilerini ve teslimatlarını değerlendirmek; ve rekabetçi senaryo.

Test Pazarlaması:

Yeni bir ürünün tüketici kabulünü değerlendirmek için küçük ölçekli bir pazarlama yapılır. HUL, test pazarlamasının çoğu için Chennai'yi kullanır.

Pazarlama İstatistikleri:

Pazarlama yöneticileri, pazarlama oranları ve diğer istatistikler yoluyla kontrol eder.

İnsan kaynakları kontrolü:

Firmanın genel etkinliğini belirlemek için yeni personelin kalitesini kontrol etmek ve mevcut çalışanların performanslarını izlemek için insan kaynakları kontrolü gerekmektedir.

Hedef belirleme, rehberlik edecek politikalar ve prosedürler oluşturmak onlara yardım etmektir. Ortak kontroller performans değerlendirmeleri, disiplin programları, gözlemler ve gelişim değerlendirmeleridir.

Bilgi Kontrolü :

Tüm organizasyonlar gizli tutulacak gizli ve hassas bilgilere sahiptir. Bilgisayar veritabanlarına erişimin nasıl kontrol edileceği çok önemlidir. Bu kontrolde kilit bir güncel konu haline geldi. Kuruluşlar genel olarak çalışanların bilgisayar kullanımına ve özellikle de internet kullanımına dikkat etmektedir.

Üretim kontrolü:

Doğru zamanda doğru miktarda kaliteli üretim yapmak için ekonomik olarak üretim kontrolleri gereklidir. Önemli tekniklerden ikisi şunlardır: Envanter kontrolü (ABC Analizi, Ekonomik Sipariş Miktarı, Tam zamanında stok kontrolü) ve kalite kontrolü (denetim yoluyla, istatistiksel kalite kontrol yoluyla).

Proje kontrolü:

Şebeke analizi, maliyeti en aza indirgeme ve zamanında projeyi tamamlamada rutin olmayan projeler için en uygunudur. Ağ analizi iki teknikten yararlanır - Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) ve Kritik Yol Yöntemi (CPM).