Bütçe Kontrolüne Yeni Başlayanlar Kılavuzu

Bütçe Kontrol Sisteminin Bileşenleri:

Bir işletmenin tanımlanmış bir süre için politikası, detayları fonksiyonel bütçeler olarak adlandırılan bir dizi bireysel bütçede verilen ana bütçe ile temsil edilir.

Farklı Bütçe Türleri:

Hizmet ettikleri farklı amaçlar göz önünde bulundurularak farklı türlerde bütçeler geliştirilmiştir.

Bütçeler şuna göre sınıflandırılabilir:

(1) İçerdikleri kapsama;

(2) İlgili oldukları kapasite;

(3) Dayandıkları koşullar; ve

(4) Kapsadıkları süreler.

Bütçe kontrolü, tüm operasyonların ve çıktının mümkün olduğu kadar önceden tahmin edildiği bir yönetim ve muhasebe kontrol sistemine uygulanır ve bilindiğinde gerçek sonuçlar bütçe tahminleriyle karşılaştırılır.

CIMA, London, bütçe kontrolünü “Yöneticilerin bir politikanın gerekliliklerine karşı sorumluluklarına ilişkin bütçelerin oluşturulması” ve “fiili bir eylemle bu politikanın amaçlarını güvence altına almak veya bir firma sağlamak için fiili bütçeli sonuçla sürekli karşılaştırılması” olarak tanımlamaktadır. revizyonunun temeli.

Özellikler:

Bu tanımda yer alan bütçe kontrolünün temel özellikleri şunlardır:

(i) Her bir işlev ve kuruluşun bir bölümü için bütçe oluşturulması.

(ii) İşletmenin hedeflerine ulaşılması için belirli görevleri yerine getirmek için üst düzey sorumluluk.

(iii) Bütçedeki farklılıkları bilmek ve bütçede belirtilen sonucu elde etmemek için yöneticilerin sorumluluğunu koymak amacıyla fiili performansın bütçe performansıyla sürekli karşılaştırılması.

(iv) Bütçelenmiş performanstan gerçek performansın bir farklılığı varsa, istenen amaca ulaşmak için uygun düzeltici önlemlerin alınması.

(v) Değişen koşullar ışığında bütçelerin gözden geçirilmesi.

Bütçe, Bütçeleme ve Bütçe Kontrolü :

Bütçe, kantitatif terimlerle ifade edilen gelecekteki olayların bir tahminidir. Bir firmanın üç temel fonksiyonunu yerine getirir.

Onlar:

(i) Firmanın gelecekteki finansman ihtiyacının miktarını ve kesin zamanlamasını gösterir.

(ii) Bütçelenmiş rakamların fiili ile uyuşmadığı durumlarda düzeltici önlemler alır.

(iii) Performans değerlendirmesi için bir temel oluşturur.

Bütçeleme, bütçeleri formüle etmek için kullanılan bir tekniktir. İşletmeyi yönetmek için doğru yolu gösterir. İşletmeye ait çeşitli sorunları öngörmede ve sorunların üstesinden gelmek için düzeltici önlemler koymada yönetime yardımcı olur.

Bütçe kontrolü, bütçelerle yapılan bir yönetimsel kontrol tekniğidir. Çeşitli sorumlulukların tahsisinde yönetime yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Firmanın hedeflerine minimum maliyetle ulaşma sistemidir ve yönetsel fonksiyonların etkin bir şekilde yerine getirilmesi için yönetime güçlü bir araç sunar.

Rowland ve William, Yönetim Kontrolü Bütçelemesi başlıklı kitaplarında bütçe, bütçeleme ve bütçe kontrolü arasındaki farkı şu şekilde vermiştir:

“Bütçeler bir bölümün bireysel hedefleridir, vb. Bütçelemenin bütçe oluşturma eylemi olduğu söylenebilir. Bütçe Kontrolü tüm bunları kapsar ve ek olarak, bütçelerin kendilerini planlama bilimini ve bu tür bütçelerin iş planlama ve kontrolü için genel bir yönetim aracını etkilemek için kullanılmasını içerir ”.

Dolayısıyla bir bütçe bir finansal plandır ve bütçe kontrolü finansal planın idaresinden kaynaklanır.

Bütçe Kontrolünün Amaçları :

Bütçe kontrolünün temel amacı, bildirilen sınırlar içinde kalırken, kararlaştırılmış iş hedeflerine ulaşmak için kaynakları planlamak, izlemek, kontrol etmek ve uyarlamaktır. Bütçe Kontrolü, yönetime gelecek tahmin ve planların yapılmasında yardımcı olacak sorumlulukların ve yetkilerin tahsis edilmesinde yardımcı olmak, tahmini ve gerçek sonuçlar arasındaki varyasyonların analizine yardımcı olmak ve etkinliği değerlendirmek için ölçüm veya standartların temelini geliştirmek için planlanmaktadır. operasyonların.

Bütçe kontrolünün genel amaçları şunlardır:

1. Planlama:

Bir bütçeyi anlamadaki ilk ve en önemli adım plan yapmaktır. Planlama, ideal bütçenin ne yapabileceğini bulmaktan ibarettir. Düzgün bir planlama yapılmadığında bütçe, varış noktası olmayan bir haritaya benzer. Kişisel bütçeleme için planlama, işletme planlamasına göre farklılık gösterir.

Planlama, bileşenlere sağlanacak hizmetlerin türünü, miktarını ve kalitesini belirlemek, hizmet maliyetlerini tahmin etmek ve hizmetlerin nasıl ödeneceğini belirlemekle ilgilidir. Bütçeyi yürürlüğe koymak için, mevcut gelir kaynaklarını ve cari harcamaları dikkate alması gerekir.

Bütçe, mevcut gelir ve gider seviyelerine dayanarak hedefine ulaşacaktır Bütçe, izlenecek politikanın bir planıdır (belirli bir amaca ulaşmak için belirlenen süreyi cezbeder. Bütçe kontrolü, yönetimi planlamayı her seviyede planlamaya zorlar. Zamanla, gelecek dönemlerde yapılacak tüm faaliyetler.

Bir eylem planı olarak bir bütçe aşağıdaki amaçlara ulaşır:

(a) Eylem, iyi düşünülmüş bir plan ile yönlendirilir çünkü dikkatli bir çalışma ve araştırmanın ardından bir bütçe hazırlanır.

(b) Bütçe, yönetimin amaç ve politikalarının etkilendiği bir mekanizma işlevi görür.

(c) Üst yönetim ile üst yönetim politikalarını uygulayacak çalışanlar arasında üst yönetimin iletişim kurduğu bir köprüdür.

(d) En karlı hareket şekli mevcut olan çeşitli alternatiflerden seçilir.

(e) Bütçe, belirli bir hedefe ulaşmak için izlenecek taahhüt politikasının eksiksiz bir formülasyonudur.

2. Koordinasyon:

Bütçe kontrolü, firmanın çeşitli faaliyetlerini koordine eder ve tüm ortakların işbirliğini güvence altına alır, böylece firmanın ortak hedefine başarılı bir şekilde ulaşılabilir. Yöneticileri grup olarak düşünmeye ve düşünmeye zorlar. Daha geniş ekonomik eğilimleri ve bir girişimin ekonomik konumunu koordine eder. Ayrıca politikaları, planları ve eylemleri koordine etmede yardımcı olur.

Bütçe kontrolü olmayan bir organizasyon, yeminli denizlerde yelkenli bir gemi gibidir. Bir bütçe işletmeye yön verir ve gerçek performans ile bütçelenmiş performans karşılaştırması yaparak başarısına anlam ve önem kazandırır.

3. Kontrol:

Kontrol, organizasyonun performansının planlara ve hedeflere uygun olmasını sağlamak için gerekli eylemlerden oluşur. Performansın kontrolü, bir bütçede belirtilen önceden belirlenmiş standartlarla mümkündür.

Böylece, bütçe kontrolü, bütçeden düzeltici faaliyetlerin yönetimine kadar olan değişiklikleri raporlamak için fiili performansın bütçe performansıyla sürekli olarak karşılaştırılmasıyla kontrolü mümkün kılar.

4. Raporlama ve Değerlendirme:

Değerlendirme, kendiliğinden bir süreçtir veya bir projenin etkililiğini, verimliliğini, maliyetlerini, alaka düzeyini ve belirtilen hedeflere dayalı etkisini değerlendirme eylemidir. Bütçe değerlendirmesi, bütçe faaliyetleri ile ilgili verilerin toplanmasını ve analizini içerir. Değerlendirme, devam eden bir projeyi iyileştirmek ve gelecekteki projeleri yapmaktır.

Bütçeler, dönem sonu raporları ve değerlendirmelerinin temelini oluşturmaktadır. Bir bütçe bir kuruluşun hedeflerine bağlı olduğunda, verimlilik ve etkinlik değerlendirmelerini kolaylaştırabilir. Doğru değerlendirme ve raporlama, bir kurumun çeşitli işletme sorunlarının tanımlanmasını ve çözümlenmesini kolaylaştırır, yani sorunların tanımlanmasını ve çözümlenmesini kolaylaştırır.

Bu nedenle, bütçeleme sistemi, üst yönetimin planlama işlevini yönetim hiyerarşisindeki tüm seviyelerde gerçekleştirilen kontrol işleviyle ilişkilendirdiği için kilit yönetim işlevlerini bütünleştirir. Ancak bütçenin bir planlama ve kontrol aracı olarak etkinliği, kullanıldığı faaliyete bağlıdır.

Girdiler ve çıktılar arasında doğrudan bir ilişkinin olduğu faaliyetler için daha doğru bir bütçe geliştirilebilir. Girdiler ile çıktılar arasındaki ilişki, bütçeleri geliştirmek ve kontrolü uygulamak için temel oluşturur.

Bütçe Kontrolü ve Muhasebesi :

Tatmin edici bir bütçe geliştirmek için uygun bir muhasebe sistemi gereklidir. Bütçenin oluşumu, büyük ölçüde maliyet muhasebesi sisteminden toplanan bilgilere dayanır. Bütçe kontrolünün önemli bir özelliği, gerçek performansın doğru yöne yönlendirildiğinden emin olmak için fiili performansın bütçede belirtilen tahminler veya hedeflerle karşılaştırılmasıdır.

Bu işlev yalnızca güvenilir ve hızlı muhasebe bilgilerinin bulunması durumunda boşaltılabilir. Muhasebe sistemi, tuzaklara karşı sorumluluğun sabitlenebileceği ve düzeltici önlemlerin alınabilmesi için organizasyon otoritesi ve sorumluluğu bakımından gizli bilgi sağlamalıdır. Muhasebe bilgileri, bütçe kontrolünün gereklilikleri ile tutarlı olmalı, böylece tatmin edici bütçeler geliştirilebilir.

Bütçe kontrolünün muhasebeye bağlı olduğunu gördük. Benzer şekilde, sağlam bir maliyet muhasebesi sistemi de sağlam bütçe prosedürü üzerindeki etkin çalışmasına bağlıdır. Maliyet muhasebesi, özellikle genel gider muhasebesi, gelecekteki farklı işletme kapasitelerine karşılık gelen dikkatli bir bütçe bütçesine dayanmaktadır.

İşlerde, siparişlerde veya süreçlerde emilim için genel masraf oranı, çeşitli bütçeler hazırlanırken yapılan gelecekteki tahminlere dayanarak belirlenir. Tahmini maliyetlerin veya standart maliyetlerin belirlenmesi, malzemelerin, işçilik ve genel giderlerin bütçelenmiş maliyetleri üzerinden yapılır. Bu nedenle, etkin bir bütçe kontrol sisteminin geliştirilmesinin, sağlam bir maliyetlendirme sisteminin işletilmesi için önemli bir ön koşul olduğu sonucuna varmıştır.

Etkili Bir Bütçe Kontrol Sisteminin Temelleri:

Etkili bir bütçe kontrol sistemi için, belli başlı ön şartlar bulunmalıdır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

(i) Üst Yönetimin Desteği:

Yönetimin her üyesinden tam destek almadıkça hiçbir kontrol sistemi etkili olamaz, özellikle üst yönetim bütçe fikrine ve sistemin temelini oluşturan ilke ve politikalara bağlı kalmalıdır.

(ii) Makul Hedefler:

Bütçe hedefleri gerçekçi olmalı ve makul derecede kullanılabilir hedefleri temsil etmelidir.

(iii) Amaçları Temizle:

Bütçelerle ulaşılacak hedefler açıkça belirtilmelidir.

(iv) Sorumlu Yöneticilerin Katılımı:

Bütçelerin performansından yararlananlar, bütçeleri belirleme sürecine katılmalıdırlar. Bu programların doğru uygulanmasını sağlayacaktır.

(v) Uygun Muhasebe Sistemi:

Bütçeleme ve muhasebe arasında yakın bir ilişki vardır. Birinin güvenilir tarihsel veriler için muhasebe bölümüne bağlı olması gerekir. Başarılı bütçe kontrolü için sorumluluk muhasebesi esastır.

(vi) Sürekli Bütçe Eğitimi:

Bütçeleme hedefleri ve teknikleri hakkında sürekli bir personel eğitimi sistemi bulunmalıdır.

(vii) Maksimum Kazanç:

Maksimum karı gerçekleştirmenin bu nihai hedefi her zaman en üstte tutulmalıdır.

(viii) Sabit İhtiyat:

Bütçelendirilmiş veriler ile gerçek veriler ve varyans arasındaki sürekli karşılaştırmanın bildirilmesi için sürekli dikkat gereklidir.

(ix) Sistemin Maliyeti:

Sistemin maliyeti sistemden elde edilen faydadan fazla olmamalıdır.

(x) Standart Maliyetle Koordinasyon:

Standart maliyetleme sisteminin de kullanıldığı durumlarda bütçe programı standart maliyet ile koordineli olarak hazırlanmalıdır.

Bütçe Kontrol Teşkilatı:

Bir endişenin bütçeyi hazırlamak, sürdürmek ve yönetmek için belirli bir organizasyon planına sahip olması gerekir. Bir organizasyon şeması olmalı.

Aşağıdaki gibi olabilir:

Organizasyon şeması, genel müdürün bütçe kontrol sisteminin başkanı olduğunu gösteriyor. Yetkilerini, tüm bütçelerin zamanında koordine edildiğini ve çizildiğini gören bütçe görevlisine devretmektedir. Diğer yöneticiler, kendilerine karşı gösterilen bütçeleri çizelgede hazırlayacaktır. Bu nedenle, bütçe kontrolü, tüm bireylerin katıldığı ve aralarında uygun bir bağlantı kurabilmek için koordinasyon olması gereken uyumlu bir eylemdir.

İcrasından ve performansından sorumlu olan herkes güvende tutulmalıdır. Sorumluluk ve otorite net bir şekilde kesildiyse, orada örtüşen hiçbir şey olmayacak. Ekip çalışması ve personel arasında işbirliği ruhu yaratacak ve sonuçta yüksek derecede bütçe bilincine yol açacaktır.

Bütçe kontrol kuruluşu genellikle Bütçe Kontrolörü veya Bütçe Direktörü veya Bütçe Memuru olarak bilinen bir üst yönetici tarafından yönetilir. İcra Kurulu, bütçeyi idare etme görevi belirli olan bir yönetici tayin etmelidir. Sıralaması diğer fonksiyonel yöneticilere eşit olmalıdır.

Çalışmaları, rakamları içeren bütçelerin hazırlanması ve koordinasyonu ile ilgileneceğinden, genellikle muhasebe bilgisi olan bir kişi olacaktır. Aynı zamanda işletme ile ilgili teknik bilgiye de sahip olmalıdır. İşlevsel yöneticilerin bütçeleri zaman içinde topladığını görmelidir.

Bütçeleri kovalamak ve gerçek performansın bütçelenmiş performansla aynı doğrultuda olduğunu görmek ve gerçek performans büyük ölçüde farklılık gösterdiğinde zamanında uyarı yayınlamaktır. Bütçeleri hazırladıktan sonra şartlarda köklü değişiklikler varsa, bütçeleri gözden geçirmede yardım etmelidir.

Bütçelerin bütçe kılavuzuna göre hazırlandığından emin olmak ister. Bütçe kontrolörü bir personel fonksiyonuna sahiptir. Kendi bölümü dışında hiçbir çizgi işlevi yoktur. Görevi, bölüm müdürlerine tavsiyelerde bulunmaktır.

Bütçe geliştirme, bütçe kontrolörünün doğrudan sorumluluğu değildir; Görevi, tüm bütçe fonksiyonlarının amiri ve koordinatörüdür. Genellikle büyük kuruluşlarda tam zamanlı bir Bütçe Kontrolörü atanır, ancak küçük kuruluşlarda, kendi görevlerine katılmanın yanı sıra bütçe kontrol sisteminin yürütülmesinden üst düzey bir yetkili de görevlendirilir.

Bütçe Kontrolörü Bütçe Komitesi tarafından desteklenmektedir. Bütçe Komitesi'nde Genel Müdür (veya başka bir icra yöneticisi), Satış Müdürü, İş Müdürü, Muhasebeci veya Bütçe Kontrolörü, Satınalma Görevlisi, Personel Müdürü ve Bölüm Müdürleri yer alacaktır. Genel Müdür genellikle Komite Başkanı olarak görev yapar.

İşlevsel yöneticiler bütçeleri hazırlayacak ve Komiteye onay için sunacaklardır. Bütçelerde gerekli düzeltmeleri yapmak, tüm bütçeleri koordine etmek ve sonunda bütçeleri onaylamak Bütçe Komitesinin görevidir. Bütçe bir idare işlevi olduğundan, işletmenin çeşitli işlevlerinden sorumlu olan çeşitli yöneticilerin en yakın ilişkisi esastır; bu nedenle tüm fonksiyonel yöneticiler bütçe komitesine dahil edilir.

Bütçe komitesi bir danışma komitesidir. Fiili performans ile bütçelenmiş performans arasındaki karşılaştırmayı yapan bütçe raporlarını inceler ve fiili ve bütçeler arasındaki farklılıklar için düzeltici eylem önerir.

Bütçe kuruluna genellikle aşağıdaki görevler verilir:

1. Her bölüm / bölüm tarafından hazırlanan fonksiyonel bütçeleri almak, incelemek, gözden geçirmek ve onaylamak.

2. Öngörülen programa göre rapor almak ve fiili bütçeli rakamlarla karşılaştırmak.

3. Sapmaları analiz ederek sorumluluğu saptamak ve gerekirse düzeltici eylem ya da bütçenin gözden geçirilmesini önermek.

4. Bütçe üzerinde doğrudan etkisi olan farklı proje veya programların değerlendirilmesi tartışmalarına katılmak.

Bütçe Kontrolörünün görevleri aşağıdaki gibi özetlenebilir:

1. Çeşitli fonksiyonel yöneticiler arasında koordinasyon oluşturmak ve bütçelerle ilgili tüm konularda onlara rehberlik etmek.

2. Gerekirse, bütçe el kitabını revize etmek ve değiştirmek.

3. Bütçe programlarını hazırlamak ve her programın uygun şekilde yürütülmesi için talimatlar hazırlamak.

4. Çeşitli bölümlerden alınan fonksiyonel bütçeleri gözden geçirmek ve incelemek ve bütçelerinin hazırlanmasını etkileyecek gerekli bilgileri sağlamak.

5. Bölümlerin ve genel bütçelerin teklif edilen gereklerini bütçe komitesi ile görüşmek.

6. Özet bütçeleri bütçe komitesine danışarak hazırlamak ve tüm bilgileri ve bütçeleri bütçe komitesinin önüne koymak.

7. Bütçeyi, bütçe komitesinin talimatlarına göre revize etmek ve ilgili farklı bölümlere göndermeden önce nihai onay için Yönetim Kuruluna yerleştirmek.

8. Maliyet ofisinden fiili masrafları toplamak ve bütçe raporlarında bütçelenmiş rakamlarla karşılaştırmak için, karar için bütçe komitesinin önüne yerleştirin ve uygunlukları için bölüm müdürlerine iletin.

Bütçe Kontrolörü, kendisine bağlı olması halinde, Genel Müdür veya Başkan veya Başkan veya Genel Hesap Sorumlusu'na karşı sorumludur. Muhasebe kayıtları ile bütçe arasında yakın bir ilişki kurar. Tüm muhasebe kayıtlarına erişebiliyor ve böylece gerektiğinde ve gerektiğinde tüm bilgileri sağlayarak işin üst üste gelmesini engelliyor.