Malzemelerin Konusunda Kontrol: Fatura, Muamele ve İhraç Analiz Sayfası

Malzemelerin Konusunda Kontrol: Fatura, Muamele ve İhraç Analiz Formu!

Malzemelerin Konusu:

Malzemeler mağazalarda tutulur, böylece üretim departmanı tarafından talep edildiğinde depo sahibi bunları çıkarabilir. Ancak bir mağaza sorumlusu, kendisine uygun şekilde yetkilendirilmiş malzeme talebinde bulunmadığı sürece malzeme vermemelidir.

Malzeme talebi:

Depo sorumlusu, malzemenin yanlış kullanılmasını önlemek için her zaman malzemeyi uygun yetkilerde vermelidir. Bu yetki genellikle üretim departmanı ustabaşı tarafından maddi talep olarak bilinen bir formda verilir.

Formun yönetimi aşağıdaki gibidir:

Alınan talep, depo sorumlusu tarafından seri olarak numaralandırılır, böylece muhasebede herhangi bir talep bırakılamaz. Depo sorumlusu tarafından yazılan seri numarasının yanı sıra, talebi veren departman üzerine kendi seri numarasını koyabilir.

Verilen miktar ve mağaza taleplerinin sayısı ile ilgili detaylar, bin kartın sayı sütununa girilir, böylece bin kartı malzemenin doğru dengesini gösterebilir. Bundan sonra, bu talepler, fiyat defterine ve miktar sütunlarının doldurulduğu maliyet ofisine gönderilir, böylelikle mağaza defterinde verilen malzemelere kredi verilebilir ve iş defterinde malzemeyi alan işe borç verilebilir.

Bir malzeme talebi, mal sahibine malzeme verme yetkisi veren bir makamın amacına hizmet eder, bu nedenle, yalnızca yetkili kişi tarafından imzalanır, böylece malzeme yanlış bir şekilde çizilemez. Kötüye kullanımı ve fazla malzeme çizilmesini önlemek için, malzemeleri örnek imzaları ile birlikte almaya yetkili kişilerin isimlerinin listesi mağaza sorumlusu tarafından tutulmaktadır.

Malzeme Listesi :

Bir malzeme listesi, belirli bir iş, sipariş veya süreç için gereken miktarlarla birlikte gerekli olan tüm malzemelerin bir listesini verir. Böylece, belirli bir iş, sipariş veya işlem için gerekli tüm malzemeler üretim departmanı tarafından tek bir belgede listelenir. Bu fatura malzeme talebi amacına hizmet eder ve faturada listelenen tüm malzemeler üretim departmanına gönderilir.

Eğer iş standardize edilmemiş bir yapıya sahipse, gerekli tüm malzemelerin makul bir tahmininin işe başlamadan önce üretim departmanı tarafından yapılabilmesi için bir malzeme listesi hazırlanmalıdır.

Bir malzeme listesi örneği aşağıdaki gibidir:

Malzeme Listesinin Avantajları:

(1) Bir malzeme listesi, üretim departmanında, belirtilen malzemeler için talepte bulunma yetkisine sahiptir.

(2) Belirli bir iş için gerekli malzemelerin alımı için satın alma görevlisine girintili veya satınalma talebinde bulunma amacına hizmet eder.

(3) Depo sorumlusu tarafından malzeme ihracı için malzeme talep etme amacına hizmet eder.

(4) İşlerin maliyeti kolaylaşır, çünkü maliyetlendirme departmanı, her iş için verilen malzemelerin maliyetini hesaplamak için bir malzeme listesi kullanabilir

(5) Standart dışı işlerde malzeme kullanımı üzerinde kontrol yapılması, eğer malzeme malzeme listesine göre düzenlenirse kolaylaştırılır. Belirli bir iş için gerekli tüm malzemelerin bilimsel tahminini göz önünde bulundurarak bir malzeme listesi hazırlanır. Böylece, asıl malzeme miktarının malzeme listesinde gösterilen adette daha fazla olması halinde israf tespit edilebilir.

(6) Üretim gecikmelerini önlemek için malzeme alımı önceden planlanabilir.

(7) Bir ürün reçetesinin kullanılması, farklı malzemeler için ayrı talepler hazırlamak için boşa harcanan zamandan tasarruf sağlar.

Malzeme Talebi ve Malzeme Listesi Arasındaki Fark :

Malzeme talebi, depo sahibine burada belirtilen malzemeleri tüketici departmanına verme yetkisi veren bir belgedir. Öte yandan, malzeme listesi, belirli bir iş, sipariş veya süreç için şartnameler ve miktarlarla birlikte gerekli olan tüm malzemelerin bir listesini veren bir belgedir.

Malzeme listesi genellikle malzeme talebinin amacına hizmet eder, çünkü belirli bir iş, sipariş veya işlem için gerekli tüm malzemelerin bir listesini gösterir, ancak malzeme talebi, belirli bir bölüm için belirli bir zamanda gereken malzemelerin bir listesini verir.

Bu nedenle, bir malzeme listesi bir malzeme talebinin yerine geçebilir, ancak bir mağaza talebi bir malzeme listesi yerine geçemez. Malzeme listesi, mağazaların talebi üzerinden çekilen malzemeler üzerinde nicel bir kontrolün sağlanmasına yardımcı olur, çünkü çekilen malzemelerin gerçek miktarları, malzeme listesinde gösterilen miktardan fazlaysa israf belirlenebilir.

Standartlaştırılmamış işler için bir malzeme listesi çok yardımcı olabilir, ancak bir malzeme talebi bu amaca hizmet etmeyecektir.

Belli bir iş, sipariş veya süreç için gerekli tüm malzemelerin bilimsel tahminini göz önünde bulundurarak, bir malzeme listesi rekabetçi teklifler göndermede yardımcı olur. Bu yalnızca mağazalardan yayınlanmış materyallerin alınması sırasında hazırlanan mağaza talebi durumunda mümkün değildir.

Bir ürün reçetesinin bir mağaza talebinin amacına hizmet edebileceğini gördük, ancak bir mağaza talebinin bir ürün reçetesinin amacına hizmet edemediğini gördük.

Ancak, her iki belgenin bir arada bulunması aşağıdaki durumlarda istenmektedir:

1. Uzun bir süre boyunca çekilecek malzeme faturasında gösterilen malzemeler bir seferde çekilmeyecekse;

2. Standart maliyetleme sistemi benimsendiğinde; ve

3. İş veya parti maliyetinin takip edildiği durumlarda, ilgili parti veya yapılacak işler için malzeme faturalarında belirtilen miktarların üstünde ve üzerinde herhangi bir malzeme sayısında herhangi bir malzeme ihracı için mağaza talebi kullanılabilir.

Artı Malzemelerin Arıtımı:

Alınan talepler, depo sahibi tarafından seri olarak numaralandırılmakta ve verilen miktar ve mağaza taleplerinin sayısı ile ilgili detaylar, depo kartının sütununa girilmektedir. Bundan sonra, bu talepler, fiyat ve miktar sütunlarının doldurulduğu ve mağaza defteri ve iş defterine girişlerin yapıldığı maliyet ofisine gönderilir.

Bazen malzemeler, uygun kullanımın kolaylaştırılması için belirli bir işin veya iş emrinin gerekliliklerinin üzerinde bir miktarda verilebilir. Örneğin, demir sac veya çelik çubuklar mağazalarda gereken tam boyuta kesilemez ve aynı zamanda tam boyda iken işlerde uygun şekilde çalıştırılabilir. Böyle bir durumda, verilen miktarın tamamı iş veya iş emrinden tahsil edilir ve bu işin fazlalık malzemeleri mağazalara iade edilebilir veya başka bir işe devredilebilir.

Fazlalık Malzemenin İadesi:

Fazla malzemeler mağazalara iade edildiğinde, malzemenin fazla olduğu bölümde bir Malzeme İade Notu veya Mağaza Borç Notu veya Mağaza Kredisi Notu hazırlanır. Mağaza sorumlusu, her üç nüshayı, fazlalık malzemenin alındığının bir işareti olarak imzalar ve kutu kartlarının makbuz tarafında giriş yapmak için aynı kopyayı onunla birlikte tutar. İkinci kopya, mağaza defterine giriş yapmak ve malzemelerin fazla olduğu ve iade edildiği belirli bir işe kredi vermek için maliyet ofisine gönderilir.

Üçüncü kopya, fazla materyali iade eden bölüme gönderilir. Notun kararı aşağıda verilmiştir:

Artı Malzemelerin Transferi:

Fazla malzemelerin bir işten diğerine aktarılmasından mümkün olduğunca kaçınılmalıdır. Ana itiraz, transfer için kaydın yapılamayacağı ve iş için gerçek maddi maliyetin yanlış olabileceği yönündedir.

Fazla malzemelerin mağazalara geri gönderilmesinin bir istisnası, malzemelerin mağazalara geri gönderilmesinin, mesafe ya da aşırı miktarda taşıma masrafı nedeniyle maliyetli olabileceği durumlarda, malzemenin, aktarma işinin yakınında olan başka bir işe aktarılabilmesidir.

Bu, nakil maliyetini, transfer eden işten mağazaya ve yine mağazadan diğerine. Transfer edilecek malzemelerin ağır olması durumunda, büyük miktarda nakliye gideri tasarruf edilecektir. Ancak, Materyal Transfer Notu hazırlanarak malzemelerin bir işten diğerine aktarılmasına izin verilmesi gerekir.

Bu notun kararı aşağıda verilmiştir:

Malzeme Aktarım Notu, malzemenin fazla olduğu bölümde hazırlanır ve notun bir kopyası gerekli kayıtları yapmak için masraf yerine gönderilir. Malzemeyi alan iş borçlandırılır ve malzemeyi transfer eden iş borçlandırılır.

Malzeme Özeti veya Malzeme Sayı Analizi Sayfası :

Periyodik olarak çeşitli taleplerin analizi, iade edilen materyaller ve materyal transfer notları yapılmalı ve her işte tüketilen malzemenin değerini bir bakışta gösteren bir ifade hazırlanmalıdır. Bu ifade, Materyal Özeti veya Materyal Sorunu Analiz Sayfası olarak bilinir.

Özetin hükmü aşağıdaki gibidir:

Malzeme özeti, çeşitli işlere ve genel giderlere borçlanacak malzeme miktarını gösterdiğinden, çok yararlı bir amaca hizmet eder. Çeşitli işlere ve genel giderlere borçlanan toplam mağaza tutarı, herhangi bir dönemde ihraç edilen toplam mağaza değeriyle aynı olmalıdır.