Büroda Veri İşleme Makineleri: Anlamı ve Çeşitleri

Modern Ofis Makinelerinin Kullanım Alanları - Veri İşleme ve Kayıt Makineleri:

Veri işleme:

Anlamı:

Ofiste analiz ve karar vermek için işlenmesi gereken dış ve iç kaynaklardan çeşitli veriler toplanır. İnsan beyninin hafıza hücresinin bunları saklaması mümkün değildir. Zihinsel hesaplamalar, verileri yorumlamak ve veriler arasındaki korelasyonu bulmak için alışılmadık derecede ağır ve zordur.

Matematiksel formüller zihinsel uygulama ve fiziksel çalışma için çok zaman alır. Hata ihtimali var. Bu zorlukların ve sınırlamaların üstesinden gelmek için mekanik veri işleme geliştirilmiştir.

Veri işlemenin kökeni aşağıdaki keşiflere dayanmaktadır: Pascal'ın hesap makinesi (1642), Babbage'ın erteleme analizcisi (1820) ve Hollerith'in delikli kart ekipmanı (1889). Tüm süreç EDP veya Elektronik Veri İşleme olarak bilinir. Tüm şema, transistörlerin veya elektronik cihazların tanıtımıyla birlikte devrim niteliğindeki bir değişim ile karşılaştı. Bilgisayarla ve bilgisayarla işlem yapmanın iki farklı yönü vardır.

Tür:

(A) Delikli kart Veri İşleme Makinesi:

Bu makine ile çeşitli tiplerde büro işleri ve muhasebe işleri yapılabilir. Örneğin, faturalama, satın alma ve satış muhasebesi, maliyet muhasebesi, ödeme rulo yapımı, mağazalar ve envanter muhasebesi, istatistiksel tablolama ve analiz, bütçe kontrolü vb.

Sistem:

Bu makinenin dört çalışma yönü vardır ve tüm donanım yardımcı donanımlara sahip gerekli mekanizmadan oluşur.

Yönler:

(a) Delme:

İlk adım, kartları elle çalıştırma veya otomatik tuş delme ile yumruklamadır. Zımbalamanın önemi, bazı sabit pozisyonlara göre kartlar üzerinde bazı delikler açmaktır. Bu deliklerin özel bir önemi vardır ve anlamlı bir şekilde yorumlanabilir. Bunlar sembolik bilgi kayıtlarından başka bir şey değil.

(b) Doğrulanıyor:

İkinci adım, orijinal delmenin doğru yapılıp yapılmadığını doğrulamak için tercihen başka bir operatör tarafından yeniden delmedir. Daha önce yanlış bir delme yapılmışsa, makine otomatik olarak duracağı için ikinci delme gerçekleşmez. Ardından, birinci veya ikinci delmenin yanlış olup olmadığı görülecektir. Doğrulama için farklı yeniden delme yöntemleri vardır.

(c) Sıralama:

Farklı bilgi türleri delinerek sembolik olarak kaydedilir. Kartların artık farklı bilgi alanlarına göre gruplandırılması ve buna göre ayrılması gerekiyor. Bu ayırma, delinmiş kartları bir sıralayıcıya yerleştirerek mekanik olarak yapılır. Örneğin, farklı müşteriler için kartlar bölgelere göre gruplandırılabilir.

(d) Tablolama:

Son adım tabülatörü kartlarla beslemektir. Makine, kartlardaki farklı delikleri veya delikleri yapay olarak algılar ve buna göre, makinenin eklenmesi ve basılması ile ilgili bilgi sağlar.

Makine, hesaplamak, çete delmek (yani, aynı anda ve aynı anda bir kart kümesini delmek), topaklamak veya toparlamak veya harmanlamak (yani kodları anlaşılır hale getirmek ve aralarındaki ilişkileri bulmak) vb. İçin bazı yardımcı mekanizmalar içerir.

Avantajları:

(1) Tüm delme, doğrulama, sıralama, tablolama, yorumlama ve harmanlama işlemi muazzam bir hızda yapılır ve bu nedenle veri işlemede büyük zaman tasarrufu sağlanır.

(2) Tüm süreç basittir ve operasyon eğitimi kısa sürede personele verilebilir.

(3) Doğrulama adımının yapılması nedeniyle, bilgi sisteminde yanlışlık yoktur.

(4) Çeşitli ofis işleri türlerine uyarlanabilir.

(5) Yönetime, güncel ve kontrol aracı olarak kullanılabilecek çeşitli bilgi türleri sağlar.

(6) Ekonomiler, el emeğinin azaltılması, zaman tasarrufu, hatalardan kaynaklanan israftan kaçınma vb. İle sağlanır.

(7) Delikli kartlar bir bilgisayar tarafından daha fazla işlemden geçirmek için kullanılabilir.

Dezavantajları:

(1) Makinenin ilk kurulum maliyeti yüksektir. İşletme maliyeti ve bakım maliyeti de yüksektir. Daha pahalı kırtasiye kullanılmalıdır.

(2) Ana makine ve yardımcı makineler gürültüye neden olur.

(3) Arıza, parça değişimi vb.

(4) Operatörlerin eğitimi için bir maliyet vardır ve bu tür yetenekli kişilerin ücret skalası yüksektir.

(5) Denetçiler, istedikleri kodlanmış ve sembolize edilmiş kartlardan alınamayan tüm ayrıntılı bilgiler nedeniyle zorluklar yaşayabilirler.

(B) Elektronik Bilgisayarlar :

Ofis makineleri listesine en son eklenen Elektronik Bilgisayar. Otomatik ve çok hızlı veri işleme için çeşitli mekanizmalardan oluşan bir sistem veya birimdir. Daha doğru, rasyonel ve hızlı karar verebilmek için idarenin elinde bir araçtır.

Elektronik bir bilgisayar genellikle yapay bir beyin olarak tanımlanır, ancak bir beyin gibi gerçekte 'düşünmez'. İnsanın rasyonel ve hızlı düşünmesini sağlar. Modern çağ elektronik çağ olarak tanımlanır ve elektronik cihazların muazzam potansiyeli vardır.

Bilgisayarlar, bilgisayarlaşma olanaklarının, özellikle hava kuvvetleri için amaçlanan bölünmüş ikinci savaş alanı kararları için hissedildiği İkinci Dünya Savaşı'nın ürünleridir. İlk bilgi işlem makinesi 1944 yılında Harvard Üniversitesi'nden (ABD) Prof. Aiken tarafından IBM'in (International Business Machine) mali desteğiyle bulundu. İlk elektronik bilgisayar Pennsylvania Üniversitesi'nde (ABD) tasarlandı.

Bilgisayarlar zaten dört gelişim aşamasından veya “dört kuşaktan” geçti. İlk nesil bilgisayarlar, radyo vanalarıyla çalıştırıldı. İkinci jenerasyonda radyo vanaları transistörlerle değiştirildi. Üçüncü nesil bilgisayarlarda mikro devre sistemi kullanılmaktadır. Dördüncü jenerasyonda 'büyük ölçekli entegrasyon' (LSI) teknolojisi, küçük miktarlardaki elektroniklerin küçük “çiplere” yerleştirilebileceği şekilde kullanılır.

Bilgisayarlar, bir veri işleme makinesinde bulunan tüm amaçlar için kullanılır, ancak bilgisayarlar daha büyük kapasitelerinden dolayı daha fazla bilgi çeşitleriyle başa çıkabilir. Bir bilgisayar, uygun adaylardan olan binlerce uygulama arasından seçim yapabilir.

Bilgisayarlar iki türdendir:

(1) Analog Tip:

Böyle bir bilgisayar denklemler yapar, çeşitli değişkenlerin ilişki içi sorunlarını çözer, kayıtları hazırlar ve yazdırır.

(2) Dijital Tür:

Böyle bir bilgisayar, veri işlemeyi fantastik bir hızda yapan dev bir hesaplama makinesinden başka bir şey değildir. Aritmetik hesaplamalar yapar, ancak bu aritmetik ikili aritmetiktir ve sıradan aritmetik değildir. (İkili sistem altında 1, 1, 2, 10, 3, 11, 4, 100, 5, 101, 6, 110, 7, 111, 8, 1000, 9, 1001 ve 10, 1010'dur). Dijital bilgisayar türleri çoğunlukla kullanılır.

Sistem:

Bir bilgisayardaki bir dizi işlem 'program' olarak tanımlanır. Giriş ve çıkışlardan oluşur. 'Makineye belirli tür bilgiler giriliyor veya besleniyor ve çok büyük bir hızda otomatik işlemden sonra makine bazı sonuçlar ortaya koyuyor. Bu aynı zamanda GIGO metodu veya Garbage In ve Garbage Out olarak tanımlanmaktadır. Bilgi ve sonuçlar kod dillerindedir. Örneğin, COBOL (Ortak İşletme Odaklı Dil) veya FORTRAN (Bilimsel hesaplamalar için Formül Tercüme Dili).

Bir bilgisayarın bileşenleri:

(1) Giriş Birimi:

Bu kısımdan, çeşitli tiplerde delikli kartlar, delikli kağıt bantlar ve manyetik bantlar şeklinde beslenir. Veriler, bilgisayarın diline, elektronik darbelere dönüştürülür.

(2) Depolama Birimi:

Bu bilgisayarın veya tüm alınan bilgilerin daha fazla kullanılmak üzere saklandığı cıva sütununun bellek birimidir.

(3) Kontrol veya Koordinasyon Birimi:

Bu, programlanan talimatları yerine getirmek için hesaplama bölümüne giden bilginin dışarı çıkmasını sağlamak için açılan çok sayıda vana ile çalışan kapılardan oluşur.

(4) Aritmetik veya İşlev Birimi:

Bu birim, ikili sistemdeki aritmetik hesaplamaları fantastik bir hızda ve hatta saniyenin milyonda biri tarafından yapar.

(5) Çıkış Birimi:

Bu birim, önce bilgisayarın dilinde ve sonra resmi dilde basılı bir biçimde sonuçları verir. Bilgisayar kullanmanın en önemli kısmı 'programlama'dır. Bu, girişin tamamının program olarak adlandırılan belirli bir amaç ve çalışma şekli ile yapılması gerektiği anlamına gelir.

Programlama pahalıdır ve geçmişte bilgisayar modeli tüketicilerin bunu yapması gerektiği şekildedir. Bu tür bilgisayarlara 'donanım' bilgisayarı denir. Modern zamanlarda üreticiler programları sağlama sorumluluğunu üstlenirler. Bu tür modern bilgisayarlara 'yazılım' bilgisayar denir.

Bir bilgisayarın çalışması IDP veya Entegre Veri İşleme temelinde olabilir. Bu, bir madde üzerinde birkaç analitik fonksiyonun aynı anda yapılabileceği anlamına gelir. Örneğin, satış rakamlarını işlerken, maliyetlerin enterpolasyonu aynı anda yapılabilir.

Genel olarak, bilgisayar taklit iş faaliyetlerini kontrol etmek için kullanılır, yani karar verme ve tasarım sürecinde alternatifleri bulmak (örneğin tekstiller). Bilgisayar çağının bir evrim sürecinde olduğu belirtilmelidir. Yeni ve daha kullanışlı bilgisayar türleri keşfedilmiştir ve bu nedenle yukarıdaki tartışma çok ayrıntılı değildir.

Avantajları:

(1) Karmaşık hesaplamalar olağandışı bir hızda doğru şekilde yapılabilir.

(2) Sıkıcı büro işlerinin çoğu tatmin edici bir şekilde yapılabilir.

(3) Aynı makine ile analiz çeşitleri yapılabilir.

(4) Bir seferde sıradan bir veri işleme makinesinin yapabileceğinden daha fazla bilgi çeşidi kullanılabilir.

(5) Merkezi bir kontrol, bir kaygının tüm faaliyetleriyle ilgili tüm veriler aynı anda işlenebildiği için sağlanabilir.

(6) Ofiste bilgisayar satın almak veya bir bilgisayarın hizmetini kiralamak için alabilmesi şartıyla, ekonomi çalışmalarında ekonomi vardır.

(7) Sonuçlar kayıt olarak saklanabilir.

Dezavantajları:

(1) Çok pahalı bir meseledir ve böyle bir makineyi kurmak ve kullanmak için yalnızca birkaç dev kuruluş yeterlidir. Büyük kuruluşlar bile bir bilgisayarın hizmetini kiralama bazında almayı tercih ediyorlar. Kiralar da çok yüksek.

(2) Yüksek oranda ücret ödenmesi gereken özel olarak eğitilmiş operatörlere ihtiyaç duymaktadır.

(3) Diğer makinelerden farklı olarak, bir bilgisayar makinesi kolayca kullanılamaz.

(4) Arıza, bakım maliyeti vb. Sebeplerden dolayı makinanın tüm dezavantajları ve ayrıca yedek parça ve uzman servis hizmeti alma zorluğu vardır.

Zaman geçtikçe çok uygun boyutta ve düşük maliyetli bilgisayarlar üretilmektedir.

(C) Zaman Kayıt Makinesi :

Zaman kayıt makineleri, çalışanların varış ve ayrılma zamanlarını otomatik olarak kaydetmek için ofislerin (ve fabrikaların) kapılarında tutulur. Bu kayıtlar, ücret faturalarının hazırlanmasında çok yardımcı oluyor. Bu tür makineler mekanik veya elektrikle çalıştırılabilir.

Sistem:

Makine, bir saat ve senkronize edilmiş bir delme mekanizmasından oluşur. Bir çalışan girerken veya çıkarken bir işçi katılım kartını makinenin içine yerleştirir ve saatin üzerine basılır.

(D) Mikro Film Çekimi:

Kayıtlar, dosyalardaki kağıt formlarını korumak yerine, film ruloları formlarında korunur. Fotoğraf bir film rulosunda bir dizi belgenin fotoğrafını çeker. Film, bilgi ve kullanım için her zaman yansıtılabilir ve yazdırılabilir. Bazen belgeler tasfiye edilmeden veya imha edilmeden önce fotoğraf çekilir.

Yine film ruloları, ikincil kayıt kaynağı olarak korunabilir. Gizli belgeleri gizlice korumak için mikro doldurma da gereklidir. İncelendikten sonra iade edilmesi gereken belgeler uygun şekilde mikrofilmlenebilir. Büyük kütüphanelerde, nadir bulunan kitapların mikro dolgusu çok sık yapılır.

Sistem:

Komple bir Mikrofiltre Ekipmanı aşağıdaki parçalardan oluşur:

(1) Çekim Birimi:

Bir kamera ve filmden oluşuyor. Genellikle 16 mm filmler, 50, 100 veya 200 feet (15, 30 veya 60 metre) uzunluklarında kullanılır. 100 metrelik bir makara üzerinde standart boyutta binlerce belge çekilebilir.

(2) Okuyucular:

Bir izleyici ve bir ekrandan oluşur. Genellikle, gerektiğinde ve gerektiğinde, belge, filmi ekrana yansıtan izleyiciden izlenir.

(3) İşlemci:

Bu bir dizi film geliştirme birimidir. Bu gün ışığında kullanılabilir. İşlem ayrıca dış fotoğrafçılar tarafından da yapılabilir. Bir ofis, filmlerin çoğaltılması veya basılması için işleme düzeneği ile birlikte kendi düzeneğine sahip olabilir veya dış fotoğrafçılara bağlı olabilir.

Avantajları:

(1) Eski kayıtların korunması için çok küçük bir alan gereklidir, çünkü bir 100 fit film binlerce belgenin negatifini içerebilir.

(2) Kayıtlar toto tutulur ve doğrulukla reprodüksiyonlar her zaman yapılabilir.

(3) Bu tür kayıtlar kolayca taşınabilir ve hızlı bir şekilde kaldırılabilir.

(4) Sistem ağır ağırlık ve kütleye sahip ağır dosyalama ekipmanı gerektirmez.

(5) Kayıtlar hatasız olmakla birlikte, kayıtlara fotokopi çekmek yazarken hatalar yaygındır.

(6) Mikro filmler dayanıklıdır ve dosyalarda bulduğumuz gibi böcekler tarafından bozulmaz veya solmaz veya tahrip olmaz.

(7) Mikro filmler tutuşmaz olduğu için risk içermez.

(8) Filmler hazırlandıktan sonra, kağıt üzerinde kayıtlar için mümkün olan kayıtlar değiştirilemez veya değiştirilemez.

(9) Mikrofilfiler ek bir kayıt kaynağı olarak ayrı ayrı korunabilir ve bu nedenle kayıtlara koruma sağlar.

Dezavantajları:

(1) Ekipmanı almak için başlangıçta ağır bir masrafı vardır. Ancak, aslında, sonuçta maliyet dosyalama ekipmanlarından daha azdır.

(2) Kayıtların uygun şekilde sınıflandırılmasını yapmak zordur ve bu nedenle belirli bir belgenin yerini bir dizi film rulosundan bulmak tehlikelidir.

(3) Filmler, izleyiciden okunaklı ve net görüntüler üretmeyebilir, çünkü özellikle filmdeki bir belgenin boyutunda çok azalma vardır. Önemli belgelerin asıllarının da muhafaza edilmesi tavsiye edilir.

Yönetim, İdare ve Ofis:

Toplam bir sistem — Yönetim, “başkalarının çabalarıyla ve diğerlerinin çabalarıyla yapılan işleri elde etmek” olarak tanımlanabilir. Yönetimin temel işlevleri — planlama, organize etme, yönetme (ve motive etme) ve kontrol etmektir. Organizasyon fonksiyonu ayrıca personel ve koordinasyondan ibarettir. İdare terimi ile ilgili farklı görüşler vardır. Modern yazarların yönetim alanındaki kabul görmüş görüşlerinden biri üst düzey yönetici insanlar tarafından alınan yüksek programlı kararları almaktır.

Yönetimin idari kısmı genel olarak ikiye ayrılabilecek olan ofisten gerçekleştirilir:

(a) Kararları ofiste ilgili odalarına yerleştirilen yüksek güçlü yönetici insanlar tarafından almak.

(b) Kararları rutin çalışma şeklinde yürütmek farklı bölümler yardımı ile.