Ofis Postalarının Kullanılması İçin Donanım: İhtiyaç ve Çeşitleri

Office Mail'i yönetmek için gerekli olan Ekipman hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Posta Kullanımı için Ekipman İhtiyacı 2. Posta Kullanımı için Ekipman Türleri.

Posta İşleme Ekipmanı İhtiyacı:

Mail'in kullanımı zahmetli bir iştir. Yapılacak çok fazla işlem var. Hergün hem gelen hem de giden çok sayıda posta ile ilgili yazıların ele alınması gerekiyor. Sayı, büyük bir endişe için çok büyük. Endişe arttıkça sayı artar; ve aktiviteler çarpılır.

Mektuplar veya bildirimler veya genelgeler aynı kişilere sık sık gönderilmeli ve aynı adresler birkaç kez yazılmalı veya yazılmalıdır.

Birçok sayfa veya ekin bir araya getirilmesi gerekiyor. Bütün bunlar sıkıcı işlerdir ancak doğru şekilde yapılması gerekir. Monotonluğun üstesinden gelmek, hız ve doğruluğu sağlamak ve hırsızlıklardan kaçınmak için, sistemin hacmini oldukça arttırmak amacıyla kullanılabilecek çok sayıda makine tanıtılmıştır.

Posta İşleme için Ekipman Türleri:

Postaların işlenmesinde kullanılan farklı makineler aşağıda açıklanmıştır:

(1) Mektup Açma Makinesi:

Bu makine zarf açmak için kullanılır. Harfler genellikle elle açılır, ancak dikkatsizlik biraz içeriye zarar verebilir. Bu makine ile bir zarfın bir kenarından çok ince bir dar şerit kesilerek bir Zarf açılabilir.

Makine kendiliğinden bilenen ve döner kesiciler veya bıçaklarla donatılmıştır. Makine elle veya elektrikle çalıştırılabilir. Elektrikle çalışan bir makine, bir dakika içinde her boyutta en fazla 500 zarf açabilir.

(2) Zarf Yapıştırma Makinesi:

Zarfların kapatılması sıkıcıdır ve kirli iş. Kirli çünkü sakız veya yapıştırıcı kullanılır. Elle kullanılan bir zarf mühürleme makinesi, dakikada yaklaşık 150 zarfın üstünü düzgünce kapatabilir ve elektrikle çalıştırıldığında, sayı saatte 25.000'e ulaşabilir.

Su sürekli olarak beslenmelidir. Makul bir genişlik, uzunluk ve kalınlıkta zarflar standart bir makine ile kapatılabilir. Elektrikle çalışan bir makine, suyun sıcak yapılması ve sıcak suyun sakız üzerinde hızlı harekete geçmesi gibi ek bir avantaja sahiptir.

(3) Harmanlama Makinesi:

Çok sayıda mahfaza veya kağıt yaprağının gönderilmeden önce bir araya getirilmesi gerekebilir. Bu zahmetli ve riskli bir iştir. Riskli, çünkü herhangi bir sayfa eksik olabilir veya aynı sayfanın boşa kopyalanması olabilir. Bu da zaman alıcıdır. Bir harmanlama makinesi tüm sorunları çözer.

Böyle bir makine birçok türde ve ebatta olabilir. Büyük bir makine sadece harmanlamakla kalmaz, aynı zamanda kağıtları da bağlar. Basit bir harmanlama makinesi, gerekli sayıda kağıdın, karbon kağıdları ile harmanlanmış, masaya hazır halde tutulması ve böylece bir kağıda bir sayı kopyalandığında kâğıtların hazır hale gelmesi için kâğıtların hazır hale getirilmesi için zaman harcanmaması için bir daktilo tarafından kullanılabilir saati.

(4) Kağıt Katlama Makinesi:

Kağıtları zarfların içine yerleştirmeden önce katlamak göründüğü kadar basit değildir. Katlama, düzenli ve zarif bir şekilde yapılmalıdır. Zaman kaybına neden olan gereksiz kıvrımlar olmayacaktır. Bir grup kağıdın birlikte katlanması gerektiğinde katlama zorlaşır.

Katlama, zarfın boyutuna göre yapılmalıdır. 'Pencere zarfları' kullanılması durumunda, katlama, harfe yazılan iç adres görünecek şekilde yapılmalıdır. Kağıt katlama makinesi kullanılıyorsa, tüm bu sorunlar çözülebilir.

Kağıtları bir zarfın içine harmanlayacak, katlayacak ve yerleştirecek ve sonunda mühürleyecek bir kompozit makine mevcuttur. Bütün bunlar bir saat içinde 2.500 zarfın hazır olması için hızla yapılabilir. Ancak çoğu, harmanlanacak kağıt sayısına bağlıdır.

(5) Adresleme Makinesi veya Adresograf:

Bu tür bir makinenin yardımı, sık sık mektup veya dairesel veya bildirimlerin aynı adreslere gönderilmesi gerektiğinde alınır. Örneğin, bir dernek veya şirketin üyelerine iletişim, abonelere elektrik veya telefon faturaları, sigorta poliçesi sahiplerine prim bildirimleri vb.

Bu makine için her isim ve adres için bir ana kopya hazırlanmalıdır. Bu, metal plakalara kabartma yapılarak veya kalın kağıtlara veya plastik levhalara vb. Kesilmiş şablonlar kullanılarak yapılabilir. Bu levhalar veya kartlar makinenin içine beslenir. Bir kola basılarak, birer birer plaka veya kart baskı konumuna getirilir.

Zarf veya kart platform üzerine yerleştirilir ve kabartmalı plaka veya kart üzerine bastırılır ve kuru mürekkep aradan geçer. Bir baskı yapıldı. Bazı ekleri ekleyerek numaralandırma da aynı anda yapılabilir veya toplam açıklamanın bir kısmı basılabilir (sadece isim).

Tüm isimler bir anda istenmeyebilir. Bazı otomatik cihazlarda makine seçimi yapabilir. Adresler elle çalışan bir makine ile saatte 800 ila 1, 000 arasında ve elektrikle çalışan biri tarafından saatte 7, 000'e kadar basılabilir.

Bu tür bir makine, diğer form doldurma çalışmaları için, faturalandırma veya ücretlendirme rulolarında, faturalamada bile kullanılır. Büyük avantajları var:

(a) Muazzam operasyon hızına sahip olması,

(b) İsim ve adresin yazdırılmasında hata yoktur,

(d) Çeşitli amaçlarla ve çeşitli şekillerde kullanılabilir,

(e) Ekonomiye yol açar.

Bunun dezavantajları da var:

(a) Metal plakalar dayanıklı olsa da maliyetlidir,

(b) Değişiklik yapmak zor.

(6) Sıkma Makinesi:

Bu, zarfların, kartların, vb. Üzerine basılmış, farklı derecelerde posta pullarının tasarımlarının yapıldığı, tarih, miktar, damgalama yeri ve kullanıcının kayıtlı sayısını gösteren bir makinedir. Ek olarak, bir reklam sloganı da basılabilir.

Ticari evler, eğitim kurumları, Devlet daireleri ve diğer çeşitli kuruluşlar normalde normal posta pulları kullanmak yerine bu makineyi kullanır. Bu makine 1922 Uluslararası Posta Sözleşmesinden sonra tanıtılmıştır. Böyle bir makine; Satın alınmış veya kiralanmış ancak kayıt ve lisans için bir postaneye götürülmek zorundasınız.

Postahane tarafından kullanıcıya bir numara tahsis edilir. Makineye, posta yoluyla tüketilen para miktarını gösteren bir sayaç takılmıştır. Olası tüketime dayanan bir miktar önceden postaneye göre tahmin edilmeli ve ödenmelidir.

Buna göre postane sayacı bu sınıra kadar ayarlar, kilitler ve mühürler. Kullanıcı, bu posta sınırına ulaşana kadar makineyi kullanabilir ve bundan sonra makinenin çalışması durur. Yine, makinenin önceden para ödenmesiyle ilgili sayacın ayarlanması için postaneye götürülmesi gerekir.

Franking yapmak için aşağıdaki adımlar atılmalıdır:

(1) Harfler, onlar için gerekli olan posta ücretine göre sıralanmalıdır.

(2) Makine bir defada birer değer ile ayarlanır. Örneğin, 25 paise, 35 paise ve benzeri. 25 paise mührü gerektiren mektuplar bir kerede Franke olacaktır. Sonra 35 paise damgası ve benzeri gerektiren harfler.

(3) Makineye giremeyen zarflar veya ağır kalınlıktaki nesneler için, ayrı kağıtlar yapıştırılır ve sonra eşyalara yapıştırılır.

(4) Herhangi bir hata olması durumunda, böyle bir zarf korunur ve geri ödeme için postaneye yatırılabilir.

(5) Her gün tarih basım mekanizmasının ayarlanması gerekir.

(6) Yanlış kullanım olmaması için makine sorumlu bir kişinin sorumluluğunda tutulmalıdır.

Avantajları:

(a) Operasyon zaman kazandırır. Bir saatte yaklaşık 2.000 harf el ile ve 15.000 adet elektrikle çalışan bir makine ile isimlendirilebilir.

(b) Bir posta pulu stoğu tutulmamalıdır.

(d) Posta Defterinin muhafaza edilmesine gerek yoktur.

(e) Posta hızlı bir şekilde gönderilmeye hazır.

(f) Reklam sloganlarının basılması, ucuz bir reklamcılık yöntemidir.

Dezavantajları:

(a) Yanlış miktarda isabet ederek israf olabilir.