Dosyalama Yöntemleri: İlk 3 Ofis Dosyalama Yöntemi

Bu makale, bir Ofiste yapılan ilk üç Dosyalama yöntemine ışık tutmaktadır. Yöntemler: 1. Yatay 2. Yanal 3. Dikey.

Dosyalama Yöntemi # 1. Yatay:

Bu yöntemin altında dosyalar (düz veya ciltli veya kutu) yatay olarak raf üzerine veya bir masaya veya bir çekmecenin içine, diğerinin üzerine yerleştirilir. Sığ çekmeceler veya yazı masası da yatay yöntemlerdir. Bu en eski veya en yaygın yöntemdir. Dosya sayısı az olduğunda ve modern dosyalama ekipmanı satın alınamadığında uygulanır.

Avantajları:

(a) Basit ve kolay bir yöntemdir,

(b) Pahalı dosyalama ekipmanı gerektirmez,

(c) Büyük boyutlu kâğıtların (tercihen sığ çekmecelerde) bir binanın planı veya katlanmaması gereken bir alan gibi tutulması uygundur,

(d) Konu ve birleşme ucunda yazılı dosyanın numarası kolayca okunabilir.

Dezavantajları:

(a) En altta tutulan bir dosyaya her yöneltildiğinde, üzerine yerleştirilen tüm dosyaların kaldırılması,

(b) Klasör açık rafta yatay olarak tutulmaz,

Dosyalama Yöntemi # 2. Yanal:

Dosyalar bir rafta, diğerinin yan yana duran kitaplar gibi yerleştirilebilir. Buna yanal dosyalama denir. Bu aynı zamanda eski ve yaygın bir yöntemdir. Dosya sayısı büyük olsa bile bu uygulanabilir.

Avantajları:

(a) Basit ve kolay bir yöntemdir,

(b) Pahalı dosyalama ekipmanı gerektirmez,

(d) Konuya ve birleşme ucuna yazılan dosyanın numarası kolayca okunabilir.

Dezavantajları:

(a) Yan destek olmadıkça, dosyalar sarkacak ve sağa veya sola düşecek,

(b) Birleştirme ucundan sürekli çekerek, dosyanın o kısmı zarar görür ve sonunda yol açar. (Parmak deliği olan sert dosyalar hasarı korur).

Dosyalama Yöntemi # 3. Dikey:

Bu yönteme göre, dosyalar üst üste, birleştirici ucu üste gelecek şekilde (konunun ve dosyanın sayısının yazıldığı) dikey olarak yerleştirilir. Dosyalar asılı konumda asılı tutulur ve bu nedenle bazı asılı aygıtlar olması gerekir.

Dosya veya klasörlerin içinde saklanabilecek askıda cepler veya çuvallar olabilir. Bu nedenle, bu yöntem için dikey bir dosyalama, kabin kullanımı esastır. Bu, modern yöntemdir ve modern ofislerin çoğu tarafından uygulanır.

Avantajları:

(a) Dikey dosyalama durumunda, aşağıdaki sakıncalar mevcut değildir:

(i) Yatay dosyalamanın aksine, bir dosyayı almak için bir dosyanın kaldırılması gerekmez.

(ii) Yanal dosyalamadan farklı olarak, dosya dolabı mekanizması tarafından önlendiğinden sarkma olmaz,

(b) Dosyaların yanı sıra klasörler de bu yöntemle saklanabilir. Klasörler modern ofislerde tercih edilir,

(d) Bir dosya dolabında çok sayıda dosya veya klasörü barındırabildiği için alan ekonomisi vardır,

(e) Dolabın çekmeceleri kilitlenebileceğinden daha fazla güvenlik vardır,

(f) Çok sayıda dosya veya klasör sıkıştırılabildiğinden daha fazla esneklik vardır.

(g) Uzun vadede işletmek ekonomiktir.

Dezavantajları:

(a) Maliyetli bir yöntemdir, çünkü dosyalama ekipmanı satın almak için sermaye yerleşimi gereklidir,

(b) Personelin operasyon yöntemi ile eğitilmesi gerekir. Ücret ölçekleri yüksek olabilir,

Dikey dosyalama yöntemi, “çok sayıda avantaja sahip olduğu için en iyisi olarak kabul edilir. Dikey bir dosya dolabı, özel olarak hazırlanmış dosyalar vb. Gibi farklı dosyalama ekipmanı türleri satın alınmak zorunda olduğundan ve personel de yöntemi takip etmek için eğitim alması gerektiğinden, bazı başlangıç sermaye harcamaları vardır. Ancak uzun vadede, tutulması gereken çok sayıda dosya olması şartıyla ekonomik hale gelir.