Ofiste Gelen veya İçeri Gelen Postaların İşlenmesi

Bu makale, bir Ofiste Gelen veya Gelen Postaların İşlenmesi için gerekli ilk yedi adımı aydınlatmaktadır. Adımlar: 1. Postayı Alma ve Açma 2. İçindekileri İnceleme 3. Tarih Damgası 4. Kayıt 5. Sıralama 6. Dağıtma 7. İzi Tutma.

Adım # 1. Postayı Alma ve Açma:

Küçük bir ofiste posta doğrudan sekreter veya ofis yöneticisi tarafından alınır ve açılır.

Posta aşağıdaki yollardan biriyle alınabilir:

(a) Postacı tarafından postaneden düzenli aralıklarla doğrudan gönderilen postalar;

(b) Postaneden doğrudan bir postanede günde bir veya iki kez toplanan veya postanede bir Posta Kutusu tutulduğunda gönderilen postalar;

(d) 'Kurye' sistemi ile gönderilen postalar.

Posta genellikle el ile açılır, ancak alınan mektupların sayısı çok fazla olduğunda bir mektup açma makinesi kullanılabilir. Makine, her bir zarfı, kapalı bir malzemeye zarar vermeden kenarlarında çok ince bir şekilde keser. Bir makine elektrikle çalışıyorsa dakikada birkaç yüz mektup açabilir. 'Gizli' veya 'kişisel' olarak işaretlenmiş harfler açılmaz ve doğrudan ilgili adreslere gönderilir.

Alınan herhangi bir telgraf derhal ilgili departmana veya kişiye gönderilir. Bir zarf açıldıktan sonra, tüm içeriğin dışarı alındığı görülmelidir. Bazen zarf muhafaza edilir ve posta mührü tarafından belirtildiği gibi kayıt tarihinin ve yerinin kanıtı olarak içeriklerle sabitlenir.

Adım # 2. İçeriğin İncelenmesi:

Zarfların içeriği aşağıdaki amaçlarla incelenmeli veya doğrulanmalıdır:

(a) Mektubun hangi bölüme gönderileceğini bulmak;

(b) Bir mektupta belirtilen muhafazaların gerçekten var olup olmadığını veya açıklamaya uygun olduğunu doğrulamak için. Ekler kontrolleri, taslakları, vb. İçerebilir. Onaylama sırasında katip, ilgili mektuba bir makbuz yazacaktır ve hemen gerekli kontrol için çekleri veya taslakları nakit departmanına gönderecektir.

Bazen çok sayıda çek, taslak ve posta havalesi posta yoluyla alınır. Bu durumda, posta açma görevlisinin bu tür makbuzların bir listesini hazırlaması, bir toplam yapması ve daha sonra listeyi kasiyere imzaladıktan sonra göndermesi tercih edilir. Bu, hırsızlığa ve kasiyerin güvenliğine karşı bir koruma olarak yapılır. Bu liste, banka ödeme fişleri ile de doğrulanabilir.

Adım # 3. Tarih Damgası:

Her posta ürününde, aşağıdakileri içeren bir lastik damga sabittir:

(a) Alınan eşyanın seri numarası,

(b) Makbuz tarihi,

(d) Gönderi açıcısının başlangıcı.

Damgalama 'Dating', 'Numbering' ve 'Time-Recording' makineleri kullanılarak yapılabilir. Bu tür makinelerde, her vuruşta otomatik olarak şekil değişimi için cihazlar bulunur. Bazı ofisler, onaylama veya cevaplama tarihi, dosyalama tarihi, vb.

Veya, bu amaç için ilgili departman tarafından kullanılmak üzere ayrı bir lastik damga kullanılabilir.

'Kompozit harfler' için ayrı bir işlem gereklidir:

Kompozit bir mektup, birden fazla departmanı veya kişiyi etkileyen ve bu departman veya bireylerin her birine dağıtılması gereken mektuptur. Mektubun art arda geçeceği bölümleri veya kişileri isimlendirmek için odalara sahip farklı türde bir lastik damga kullanılacaktır ve ilgili kişi tarafından başlatılmalıdır.

Son olarak, mektup dosyalama için gönderilir. Veya kopyalar hazırlanır (tercihen Xerox kopyaları) ve müttefik bölümlere dağıtılır.

Bazı ofislerde, her bir iç posta postası, algılaması ve başlangıç için sekretere gönderilir.

Adım # 4. Kayıt:

Bazı ofislerde, Posta yoluyla alınan tüm makalelerin özelliklerinin kaydedildiği yerlerde, İçeri Posta Kaydı veya Alınan Kitaplar adlı bir kayıt tutulur. Bu, gelen bir makale ile ilgili herhangi bir şüphe veya anlaşmazlık ortaya çıktığında, kanıt kaynağı olarak büyük değere sahiptir.

Zaman alıcı ve pahalı bir meseledir ve bazı ofisler bunu eğlendirmez. Alternatif olarak, bir Posta Odası Listesi sistemi izlenebilir. Bir günde belirli bir bölüme gönderilen tüm mektup ve diğer yazılar için bir liste hazırlanır ve liste ilgili bölüm tarafından imzalanır. Bu tür listeler posta sıralandıktan sonra hazırlanır.

Adım # 5. Sıralama:

Tarih damgası ve kaydının ardından, postaları ilgili departmanlara veya şahıslara göndermek için ayrılmalıdır. Farklı bölümlere yönelik tepsileri veya sepetleri ayırmak amacıyla masaya yatırılır. Bölümlerin sayısının büyük olması durumunda, bir güvercin deliği (bir güvercin deliği gibi bölümlenmiş daireleri içeren bir kutu) kullanılır.

Bu, çok sayıda bireysel sıralama yapılması gerektiğinde kullanışlıdır. Yanlış yerleştirme olmaması ve muhafazaların kaçırılmaması için sıralama çok dikkatli yapılmalıdır. Bazen bir mektubun hangi bölüme gitmesi gerektiğini belirlemek zordur. Bölümün amiri kararı alır veya sekreter ya da ofis yöneticisine gönderilebilir.

Adım # 6. Dağıtım:

Bir sonraki adım veya işlem postayı ilgili departmanlara veya kişilere dağıtmaktır. Ofis işi peonns ya da taşıyıcılar bu işi yapacak. Posta, alıcı memur ya da sicil memuru tarafından başlatılmaya karşı teslim edilecektir. Bu aşamada bir Posta Odası Listesi hazırlanabilir. Telefonla alınan mesajların, sıralama gerektirmeyen dağıtılması gerekir.

Adım # 7. İzi tutmak:

Aslında, alınan posta ile ilgili gerekli işlem yapıldığında, içeriden postaların alınması prosedürü tamamlanacaktır. Bir mektup yanıtlanmalı veya onaylanmalıdır. Bir siparişin onaylanması ve uygulanması veya reddedilmesi gerekir.

Maddenin önemi yoksa, eşya doğrudan dosyalanır, hatta atık kağıt sepetine konur veya tahrip olur. Harekete geçildikten sonra her bir iç yazılı iletişim, dosyalama için gönderilmelidir.

Bir ofis, içeriden postaların taşınması için belirli bir rutine sahip olmalı ve alıcı bölümün amiri, rutinin yürütülmesinden sorumlu olacaktır. Herhangi bir içe posta postasının katılımsız kalması veya kaybolması veya yanlış yönlendirilmesi durumunda, kişiye karşı varsayılan olarak ciddi bir işlem yapılması gerekir.