Bir Ofiste Giden veya Giden Postaların İşlenmesi

Bir Ofiste Giden veya Giden Postaların İşlenmesi ile ilgili bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun.

Mektupların, Bildirimlerin, Dairesellerin, vb. Hazırlanması:

Prensipler:

Farklı bölümlerin mektupları, bölüm başkanının dikte veya rehberliğinde ilgili bölümler tarafından hazırlanabilir. Stilin bütünlüğünü korumak için bazı “form paragrafları” kullanılabilir. Veya ilgili bölüm başkanları tarafından verilen kurallara veya noktalara dair mektupları hazırlayacak bir yazışma memuru olabilir.

Sekreter yazışma memurları üzerinde genel kontrol sahibidir.

Müşteriler, acenteler veya bayiler için pazarlama departmanı gibi farklı departmanlar tarafından ilanlar veya genelgeler hazırlanabilir. Aynı fiyat listeleri veya kataloglar için de geçerlidir. Reklam malzemeleri, eğer varsa, tanıtım departmanı tarafından hazırlanabilir veya kaygı bu konuda herhangi bir reklam ajansına bağlı olabilir.

Üst yönetim, organizasyonun politikalarını yansıttıkları için tüm bu konu malzemeleri üzerinde kontrol sahibi olacaktır.

Kuruluşun ticaret yapıp yapmamasının bir dernek olması durumunda üyelere bildirimler, genelgeler, raporlar vb. Gönderilmelidir. Bu tür şeyler sekreter tarafından otoritesi ve uzmanlık bilgisi sayesinde hazırlanır. Ayrıca yasal kurallar ve formlar var. Bu nedenle, posta metnine bağlı olarak posta hazırlığı konusunda farklı ilkelere uyulmalıdır.

En yaygın dış posta çeşidi bir mektuptur. Bir mektup yine iki tip olabilir. Ya bir gönderen tarafından bir alıcıya kendi gönderen tarafından gönderilen orijinal bir mektuptur, ya da bir gönderen tarafından aldığı bir mektuba bir cevap veren tarafından verilen bir cevap olabilir. İkinci durumda, cevap mektubunun hazırlanması, alınan mektuba karşılık gelecektir.

Mektup hazırlama prosedürü aşağıda verilmiştir:

(1) Dikte ve Taslak:

Mektup, bölüm başkanı tarafından belirlenebilir veya yazışma memurunun mektubu taslak olarak vereceği esasları belirten noktaları belirtir. Politika konularını içeren mektuplar, genel müdür veya sekreter veya hatta bir şirketin genel müdürü gibi üst seviyedeki insanlar tarafından belirlenir.

Önemli kişilerin kişisel mektupları, bunu yapma yetkinliğine sahip olan özel sekreterleri tarafından hazırlanabilir. Bir mektup dikte edildiğinde stenograf notları kısa elden alır ve daha sonra daktiloda uzun eline yazar. Buna taslak denir. Taslak, yazışma memuru tarafından doğrudan veya özel sekreter tarafından hazırlanabilir.

Dikte etme birçok şekilde verilebilir:

(a) Doğrudan stenografiye;

(b) Kaydedilmiş ve daha sonra daktilo tarafından yazılması için dinlendiği bir dikta telefonu makinesi vasıtasıyla;

Üst düzey bir yönetici, sıklıkla, genellikle mesai saatlerinin başında, bir defada birkaç harf belirler ve ardından steno-daktistler, seri olarak bunları birer birer kopyalar. Bir stenografik havuz olduğunda, şu anda mevcut olan stenograflardan herhangi birine dikte eden yönetici tarafından çağrılır. Merkezi bir havuz yerine bölümsel stenograflar ve daktilolar olabilir.

(2) Düzeltme ve Son Yazma:

Taslak, onu dikte eden ya da yönlendiren veya rehberliğinde hazırlanan kişiye sunulur. Üstünden geçecek ve iyileştirme için bazı düzeltmeler yapabilir. Taslak, varsa diğer önerilere önerileri veya eklemeleri için gönderilebilir. Örnek olarak, bazı rakamlar hesap departmanı tarafından pazarlama yöneticisinin diktisinde hazırlanan bir taslağa eklenmelidir.

Şimdi, durum, olduğu gibi, son yazma veya çoğaltma için gönderilecektir. İkinci durumda bir kopya makinesi kullanılmalıdır. Mektup metninin son yazılmasıyla birlikte, muhafaza için diğer belgelerin kopyalarının da yazılması gerekebilir. Departman sayısına bağlı olarak iki ila beş kopya yazılması gerekebilir veya bireyler mektupla ilgilenir.

Sevkiyat için kullanılacak zarflar, ambalajlar, vb. Aynı anda yazılmalıdır. Eğer 'pencere zarfı' kullanılırsa, zarfa yazı yazmak gerekmez. Zarfın kesik kısmı vardır, böylece mektuba yazılan iç adres görülebilir. (Ancak, mektubun uygun şekilde katlanması zorunludur). Adres makinesi kullanılıyorsa, adres yazılması gerekli değildir.

(3) İmza:

Bu önemli bir işlemdir, çünkü değerli mektupları imzalamaya yetkili kişilerce imzalanması gerekir. Sekreter, kuruluş adına mektupları imzalama yetkisine sahiptir. Bir yetkili subay, eğer yetkili ise, üst düzeyini 'imzalayabilir'. Form mektupları 'genellikle küçük memurlar tarafından imzalanır.

Özel bir sekreter patronu adına imza atabilir. Hukuki çıkarı olan mektuplar, yetkili makamın üstündeki insanlar tarafından veya vekalet sahibi sekreter tarafından imzalanır.

Bu mektupların, varsa Hukuk Departmanı aracılığıyla veya yasal danışman aracılığıyla işlenmesi gerekebilir. Sekreter kendisi amaç için yeterince yetkin. Asıl kopyaya imza atan imzalar tam olarak imzalar ve adının baş harflerini ofis kopyalarına veya bölüm kopyalarına koyabilir. İmza açıkça (tercihen mürekkeple) ve okunaklı yapılmalıdır.

İmzacıya atama eşlik eder. Metnin kopya kopyasında imzası gerekli değildir, ancak ekli kopya referans için başka bir kişiye gönderilecekse ekteki ek notun altında.

Çoğaltılması ve birkaç kişiye gönderilmesi gereken dairesel veya herhangi bir türde bir mektup olması durumunda, mektup veya genelge veya notun bir şablon kağıda yazılması ve imza bir kalemle yapılır. Bazı endişelerde, her mektubu son aşamasında kontrol eden, ilk baslayan ve geçtiğini bildiren Yazışma Dairesi Sorumlusu veya özel bir görevli bulunmaktadır.

(4) Kaynakça:

Her harf sembolik ve kod işlevi gören bir referans numarasına sahip olmalıdır. Kodun iç anlamından, bir harfin özellikleri bilinir. Mektuba cevap verirken muhatabın bu referans numarasına başvurması beklenir. Referans numarası, anlamlı olması için ilgili bölüm tarafından verilebilir.

Yine, gönderim sırasında gönderim memuru tarafından referans numarası eklenebilir, ancak bu sayı gönderinin seri numarasından başka bir şey değildir. Bu bilimsel değil. Büyük endişelerde, mektubu hazırlarken sembolik referans numarası eklenir ve ek olarak, sevk memuru tarafından seri bir gönderim numarası damgalanır. Bu tam bir prosedür.

despatching:

Önemi:

Mail, doğru adreslere makul bir süre içerisinde ulaşmalıdır. Sevkiyatın aşağıdaki nedenlerden dolayı büyük önemi vardır: Ticari veya yasal komplikasyonlar olabilir, şikayetler kaybolabilir, itibar tehlikede olabilir, beklenen yanıt gelmeyebilir ve düzensizlik söz konusu olduğunda maddi zararın gerçekleşmesi gerekebilir veya süreçte yanlışlık.

İşlemleri yürütmek için merkezi bir Sevk Etme Bölümü var. Bir 'ölü hat' sabittir, yani son bir zaman sabittir, yani 4-15 pm, o gün gönderim için bölümden posta gelmeyecektir.

Posta gönderme prosedürü aşağıda verilmiştir:

(1) Harmanlama:

Bir mektupla birlikte çekler, taslaklar, posta emirleri, faturalar, diğer mektupların veya bildirimlerin kopyaları vb. Dahil olmak üzere bazı ekler çok sık gönderilir. Bazen bir dairesel birkaç döngüsel sayfadan oluşur. Raporlara bir not eşlik eder.

Tüm bu ilgili kağıtlar zımbalama veya pimler, klipsler, etiketler vb. Kullanılarak bir araya getirilmeli, birleştirilmeli ve birleştirilmeli ve bir araya getirilmelidir. seri olarak monte edilmiştir. Harmanlamak için büyük bir masa ve bir zımbalama makinesi istenir. Bir harmanlama makinesi kullanılabilir.

(2) Katlama:

Bir sonraki işlem katlanır. Kağıtların katlanması bir sanattır. Düzenli bir şekilde yapılması gerekiyor. İç harfler olması durumunda katlamanın belirtilen yöne göre yapılması gerekir. Pencere zarfı kullanılıyorsa, katlama işlemi, girilen adresin görülebileceği şekilde yapılmalıdır.

Büyük bir endişe ile harfleri yüksek bir hızda ve düzgün bir şekilde katlayabilen bir katlama makinesi kullanılır. Katlandıktan sonra, kağıtlar varsa, zarfların içine yerleştirilmelidir. Aynı partiye farklı bölümlerden yazılmış birkaç mektup birlikte eklenebilir.

(3) Adres Yazma:

Birçok ofiste, sistem, gönderi memurunun adresi yazacağı şeklindedir. Bu iyi bir sistem değil. Harf yazarken daktilo adresi de yazması arzu edilir. Ancak sevkiyat görevlisi adres yazım makinesini kullanabilir.

Bu makine, iletişimin bazı sabit adreslerle sık sık yapılması gerektiğinde faydalıdır. Örneğin, bir derneğin üyelerine genelge veya bildirimler, abonelere elektrik veya telefon faturaları vb.

(4) Sızdırmazlık ve Damgalama:

Zarfların, monoton bir eser olan mühürlenmesi gerekir. Büyük ofisler bu amaçla yapıştırma makineleri kullanır. Tüm zarfların mühürlenmesi gerekmeyebilir. Örneğin, 'kitap gönderisi' tarafından gönderilen mektuplar. Bir sonraki işlem damgalamadır.

Posta pullarının damgalanması veya sabitlenmesi başka bir sıkıcı, kirli ve riskli işlemdir. Kirli çünkü yapışkan olan bir sakız kullanmak zorunda. Risklidir, çünkü posta pullarının haczedilmesi olabilir. Bir Posta Defterine bir Imprest Nakit Defteri gibi bakılabilir.

Sevk memuru, gönderilen mektupların sayısını ve buna bağlı olarak tüketilen damgaların kaydını tutarak tüketmesi gereken damgaları almak için bir miktar indirim alır. Farklı ağırlıktaki postalara ve farklı posta hizmet türlerine farklı değerlerde damgaların sabitlenmesi gerekir. Örneğin, normal posta, kitap posta, posta sertifikası altında, kayıtlı posta ve sigortalı posta.

Hazır bir başvuru için bir posta rehberinin ofisinde tutulması tercih edilir. Pulların elle sabitlenmesinin tüm zorluklarının üstesinden gelmek için bir franking makinesi kullanılabilir. Pilotaj bu makine tarafından tamamen kontrol edilebilir. Her tür posta damgayı gerektirmez, örneğin mesajlaşma programları tarafından gönderilen mektuplar. Girişler peon kitabında yapılır.

(5) Kayıt:

Yukarıdaki tüm işlemler sona erdiğinde, posta aslında gönderim için hazırdır. Kaygıların çoğu, bir 'Dış Posta Kaydı' veya 'Gönderi Kaydı' amaçlıdır. Dışa gönderilen postanın ayrıntılarını veren birkaç sütundan oluşur.

Sevk memuru, sevkıyatın her maddesinin ayrıntılarını doldurmalı ve baş harflerini sevkıyatın sol köşesine koymalıdır. Bazen, gönderme bölümünün adını taşıyan bir lastik damga üzerine, baş harflerin gönderme memuru tarafından yapıldığı eklenmiştir. Bu, Hükümet'in bölümlerinde daha yaygındır.

(6) Gönderme:

Şimdi posta gönderilecek. Eğer posta: postacı tarafından gönderilecekse, gönderim gerekli değildir. Haberci makaleleri taşıyacak ve şakayık kitabında imzalanan bildirime karşı doğrudan muhataplara ulaşacaktır. Bu sadece yerel iletişim için mümkündür. Aksi takdirde, postaların kaydedilmesi gerekir.

Makaleler Posta Kutusuna bırakılabilir. Kayıt sertifikası altında kaydedilecek kayıtlı yazılar veya mektuplar, kayıt ve kayıt için doğrudan Postaneye taşınmalıdır. Bir ofis, dışa doğru olan postanın günde birkaç kez Postaneye taşınabileceği bir Posta Çantasını tutabilir.

Posta Çantaları kilitli olduğundan, herhangi bir posta maddesinin eksik olma ihtimali yoktur. Bazı acil mektupların doğrudan belirli bir trene bağlı RMS bölmesine yerleştirilmesi gerekebilir. Postaların kayıt için ne zaman taşınacağını belirten bir ofis için düzenli bir zaman çizelgesi olabilir. Kurye servis sistemi altında 'kayıt' gerekli değildir.