Ofisinizi Düzenleme: En İyi 12 Adım

Bu makale, bir ofisi düzenlemek için gereken ilk on iki adıma ışık tutmaktadır. Adımlar: 1. Planlama 2. Yer Seçimi 3. Alan veya Konaklama 4. Düzenleme 5. Çalışma Koşulları 6. Ekipman 7. Personel Alımı 8. Bölümlendirme 9. İşlerin Verilmesi 10. Yetki Verme Yetkisi 11. Yaratılış İlişkilerin Süreci 12. Bir Ofis Kılavuzunun Hazırlanması.

Bir Ofisi Düzenleme 1. Adım: Planlama:

Her türlü iş planlamaya ihtiyaç duyar. Tehdit edici iş zaman, para ve enerji israfına yol açar. Bir ofisin planlanması büyük ölçüde çeşitliliğine ve faaliyet hacmine bağlıdır. Bu, yine ofisin kurulduğu kuruluşun yapısı ve yapısı tarafından belirlenir. Fiziksel planlama dışında, mevcut fonları göz önünde bulundurarak hem sermaye hem de gelir harcamaları için bir bütçe hazırlanmalıdır.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 2. Site Seçimi:

Bu sorunlu bir iştir. Ticari, ekonomik ve koşullu olarak çeşitli faktörlerin göz önünde bulundurulması gerekir.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 3. Alan veya Konaklama:

Konaklama departman aktiviteleri için yeterli olmalıdır. Kapsam gelecekteki genişleme için orada olacaktır, ancak kira faktörü göz ardı edilemez.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 4. Düzen:

Konaklama ve yerleşim yakından ilişkilidir. Ofis sistemine ve bölüm sayısına bağlı olarak farklı yerleşim tipleri vardır. Alanın optimum kullanımı prensibi akılda tutulmalıdır.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 5. Çalışma Koşulları:

Ofise, iş verimliliğinin büyük ölçüde bağlı olduğu uygun aydınlatma, havalandırma, sanitasyon vb. Sağlanmalıdır.

Ofis Adım 6'ın Düzenlenmesi 6. Ekipman:

Bir ofisin günlük işleyişi için mobilya, makine, ev aletleri, kırtasiye vb. Gibi farklı ekipman türleri gerekir. Satın alımlar büyük özenle yapılmalıdır. Tedarikin sürekliliği, uygun bakım ve zaman zaman onarımlar ve yenilemeler onlar için gereklidir.

Amaç için ayrı bir satın alma departmanı kurulabilir. Sekretere iş emanet edilebilir. Başka bir deyişle, tüm maddi unsurların tedarik edilmesi ve düzenli tedariklerinin sağlanması sağlanmalıdır.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 7. Personel Alımı:

Bu, bir ofis organizasyonundaki insan unsurlarıyla ilgilenmek ve en zor iş.

Personel alımı, aşağıdaki adım ve hususlardan oluşan bir süreçtir:

(a) Şartname ve Notlandırma:

İlk başta iş şartnamesi yapılmalıdır. Bu, bir endişe için ne tür belirli işlerin yapılması gerektiğine dair bir liste hazırlanması gerektiği anlamına gelir. Buna uygun olarak, işleri yapmak için gereken belirli erkek türlerinin bir listesini de hazırlamak gerekmektedir.

İş özellikleri ve erkek özellikleri eşzamanlı eylemlerdir. İşler de derecelendirilmelidir. Amerikan Yönetim Derneği'ne göre altı sınıf türü vardır - A'dan F'ye. Not ne kadar yüksekse, işlev yapmaktan çok düşünme işlevi vardır. Notu düşürün, düşünme fonksiyonundan çok fonksiyon yapıyor.

Notun belirlenmesinde aşağıdaki faktörler göz önünde bulundurulmalıdır:

(i) Hem genel hem de teknik eğitim,

(ii) Bir iş yapmak için gereken beceri.

(iii) Varsa, deneyim.

(iv) Gereken denetleme ve yön miktarı. Ücret oranları işin derecesine bağlı olacaktır.

(b) İşe Alım Politikası:

Kesin bir işe alım politikası olmalı. İşe alım gazetelerde ilanlar veya iş borsalarına bildirim yoluyla yapılabilir. Diğer işe alım kaynakları şunlardır: mevcut personelin aile üyelerinden, sendikadan, eski hizmet adamlarından (özellikle güvenlik personeli için), meslek kuruluşlarından, kaygı veren ofis gereçlerinden, iş arayanlardan vb.

(c) İşe Alım Prosedürü:

Prosedür yazılı ve sözlü olmak, röportaj yapmak, tıbbi test yaptırmak vb. Gibi farklı testlerden oluşur. Bu bir eleme sürecidir ve son olarak bazı insanlar seçilir.

(d) Eğitim:

Birçok kaygıda seçilen erkekler indüksiyon eğitiminden geçmek zorunda. Bazen, işe girmeden önce, bir çıraklık dönemi vermek zorundasınız. Veya, istihdamı aldıktan sonra, hizmetin kalıcı hale getirilmesinden önce çalışan tarafından bir deneme süresinin kapatılması gerekir. Terfi veya bölümlerarası transferler için eğitim de verilmektedir.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 8. Bölüm:

Bölümlendirme özel bir iştir. İşlerin gruplanması demektir. Bir grup müttefik işe fonksiyonel olarak bölüm adı verilir.

Örneğin, hesap departmanı, defter tutma, finansal tablo ve hesapların hazırlanması, üretim ve satış fiyatı hesaplamaları, ödeme emirlerinin geçilmesi, bankalarla, alacaklılar, borçlular vb. İle ilişkilerin sürdürülmesi ile ilgili tüm ilgili işlerden oluşur. bu tür diğer müttefik işlevleri yapmak.

Bir örgütün toplam işlevini bölümlere ayırmadan önce çeşitli faktörler göz önünde bulundurulmalıdır. Ayrılmadan önce bölünme gerekli olabilir. Büro fonksiyonlarının merkezileşmesi ve merkezsizleşmesi sorunu da ortaya çıkıyor. Büro sistemi belirlenmeli.

Bir Ofisi Düzenleme Adım # 9. İşlerin Verilmesi:

Personelin her üyesine özel görevler verilir. Onlara atanacak işler. Herkes kimin üstün olduğunu, kimden emir almak zorunda olduğunu ve kime karşı sorumlu olacağını bilmeli. İşin tayinini, iyi belirlenmiş prosedür veya benimsenen yönteme göre işin yürütülmesi için rutinin hazırlanması izler.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 10. Yetki Delegasyonu:

Yetki devri bir örgütün yaşam gücüdür. Her üst adam, yetkisinin bir kısmını astlarına devreder veya verir. Bu otorite sayesinde, astın işini yapması için yetkilendirilmesi ve onun astına emir vermesi gerekir. Yetki devri ile eşit miktarda sorumluluk oluşturulur. Yetki arttıkça sorumluluk da artar.

Kurum, yukarıdan aşağıya doğru hareket eder, sorumluluk yaratılır ve hesap verilebilirlik aşağıdan yukarıya doğru hareket eder. Sorumluluk, görevlerini ne kadar yerine getirdiklerini tespit etmekten daha üst düzeyde astların rapor alması anlamına gelir. Sorumluluk sayesinde, üstün egzersizler astları üzerinde kontrol eder.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 11. İlişkilerin Yaratılması:

Bu organizasyonda hayati bir görevdir. Organizasyon içinde çok sayıda insan bir araya getirildi. İlgili işlerini yapmak zorundadırlar, ancak kuruluşun ortak hedeflerine ulaşmak için işleyişlerinde kusursuz bir koordinasyon olmalıdır.

Bir kurumdaki personel üyeleri arasındaki ilişki otoriteye dayanır. Otorite terimi, karar alma ve başkalarına bu kararları almak için emir verme gücü anlamına gelir. Bir kuruluş içinde, çalışanlar arasında üst düzey bir ilişki zinciri vardır.

Her birey bir sonraki kişisine göre daha üstündür, ancak bir önceki kişisine bağlıdır. Ve otorite aşağı doğru hareket eder ve hesap verebilirlik bir üst ile alt arasında yukarı doğru hareket eder. Bir üstlünün, onun altında bir takım astları olabilir. Bu 'kontrol süresi'. Ancak, her astın üzerinde yalnızca bir üstün olması gerekir. Buna 'komuta birliği' prensibi denir.

Bir ofisin içinde, muhasebe bölümüne bakarsak, anlayış açık olacaktır. Hesap yapma yetkisi, şef olan Sekreter'den Baş Muhasebeci veya Finans Müdürüne (görev adı ne olursa olsun) geçer. Muhasebe Şefi'nin kendisi tüm muhasebe işlerini kendisi yapmaz.

Yetkilisinin bir bölümünü asistanlarına, asistanı ise yetkilerinin bir kısmını görevli katiplere devreder. Hesap verebilirlik, satış görevlisinden yardımcılara, asistanlardan Baş Muhasebeciye ve Baş Muhasebeciden Sekretere doğru yukarı doğru hareket eder. Otoriteyi üst düzey yönetim görevlilerinden alan Sekreter onlara karşı sorumludur.

Bir organizasyonun farklı yönleri:

Bir kuruluştaki yetki ilişkisi iki bölüme ayrılmıştır:

(a) Hat:

Bir organizasyonun üretim, pazarlama, satın alma vb. Temel veya temel işlevlerini yerine getirmekle meşgul olanlara 'hat' insanlar denir. Onların yetkilerine otorite denir. Otorite delegasyonu, esas olarak ilgili kişiler aracılığıyla yapılır.

(b) Personel:

Finans, personel yönetimi vb. Gibi hizmet veya danışmanlık işleriyle uğraşanlara “personel” denir. Bu insanlar uzmandırlar ve uzman kişilere uzman hizmetleriyle tavsiyede bulunurlar, böylece ana veya temel işlevlerin verimli bir şekilde yerine getirilebilmesi sağlanır.

Bir ofis, her iki tür insan için koltuktur - hat ve personel. Bölümlendirme yapıldığında bu işlevlerin gruplandırılması akılda tutulmalıdır. Bu çok önemlidir çünkü çoğu zaman hat ve personel arasında bir çatışma olduğu ortaya çıkar.

Bunların hepsi, üst düzey yönetim yetkilileri tarafından otorite ilişkilerine dayanan bir ofisin resmi organizasyonu ile ilgilidir. Bu resmi örgütün yanı sıra, bir ofisteki gayrı resmi örgütün büyümesi var.

Farklı bölümlere ve farklı yetki düzeylerine ait bir ofiste çalışan kişiler, aşağıdaki faktörlerden dolayı gayrı resmi gruplar halinde oluşabilir:

(a) Aynı dili konuşmak;

(b) Evin aynı eyalette veya bölgede olması;

(d) Aynı dini topluluğa ait; vb.

Gayri resmi organizasyon genellikle resmi organizasyondan daha güçlü bulunur. Resmi ya da resmi siparişlerle elde edilemeyen şey, gayri resmi taleplerle elde edilebilir.

Organizasyon Şeması ve El Kitabı:

Resmi konumları ve resmi ilişkileri gösteren bir çizelge çizilmesi arzu edilir. Haritaya bakarak kişi üstleri ve astları ile olan konumunu anlayabilir. Bir organizasyon şeması dikey veya yatay veya dairesel olabilir. Ancak organizasyon şeması yeterli değil. Farklı direkleri tutan kişilerin işlevlerini tanımlamaz.

Farklı görevler için belirli fonksiyonları tanımlayan bir günlük gibi bir organizasyon el kitabı hazırlanmıştır. Organizasyonun ve çalışanlarının daha iyi anlaşılması için personelin her üyesine bu el kitabının bir kopyası verilmektedir. Görevini ve yetki sınırlarını bilen biri. Sekreter, organizasyon şemasını ve organizasyon el kitabını hazırlamak için büyük bir görevi vardır.

Bir Ofis Düzenleme Adım # 12. Bir Ofis Kılavuzunun Hazırlanması:

İyi bir ofiste bir el kitabı prosedürü hazırlanmış ve rehberlik için personelin her bir üyesine birer kopya dağıtılmıştır. Hükümet, bölüm prosedürü ve formaliteler için ofis el kitabı yayınlar ve halka nominal bir fiyata satılması için teklif edilir.

Ofis prosedürü için iyi tasarlanmış bir el kitabı aşağıdaki amaçlara hizmet eder:

(a) İş için ayakta duran bir plandır,

(b) İç iletişim aracı olarak kabul edilir,

Bir ofis kılavuzu akış şemalarından oluşur.

Ofis el kitabının avantajları:

(a) Farklı faaliyetlerin koordinasyonuna yardımcı olur,

(b) Karar vermeyi daha hızlı ve amacın tek tipine dayalı yapar,

(d) Kuruluşun geçmişteki tecrübelerinin derslerini kaydeder ve bu en uygun prosedürden yola çıkarak çıkar.

(e) Çok etkili bir kontrol ve iş ölçümü aracıdır,

(f) O & M çalışması için temel sağlar.