Büro üzerine notlar: Rol, Önem ve Amaç

Office hakkında bilgi edinmek için bu notu okuyun. Bu notu okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Bir Ofisin Rolü 2. Bir Ofisin Önemi 3. Amaç 4. Ofisin Ticari İşletmelere Önemi.

Bir Ofisin Rolü:

Bir ofiste oynamak için üç tür rol vardır:

(a) Bir kuruluş tarafından amaçlarına ulaşmak için gereklidir. Burada bir ofis bir alt rol oynamaktadır. Organizasyonun emri, organizasyonun ofisini kurmasıdır. Bu rol, rutin işleri yapmak için gereklidir.

(b) Bir ofis tamamlayıcı rolünü de üstlenir. Eğer bir ofis yoksa, bir kuruluş çalışamaz. Ofisi olmayan bir fabrika üretim yapamaz. Fabrikanın hammadde temini, emeğe ödenen ücretlerin, stokların vb. Kayıtlarını tutmak için bir ofisi olmalıdır.

(c) Bir ofisin üçüncü rolü, kontrol etmektir. Her tür organizasyon için farklı kontrol türleri gereklidir. Örneğin, finansın kontrolü, üretimin kontrolü vb. Kontrol yoksa, kuruluşun amaçlarına kasıtlı ve verimli bir şekilde ulaşılamaz. İdari işlerin yapılması için bu rol gereklidir. Bu açıdan organizasyon ofise bağlı hale gelir.

Bir Ofisin Önemi:

Bir ofis farklı türde bir rol oynadığından, bir kuruluş için bir miktar önem kazanır. Organizasyon iletişim gerektirir ve ofis, iletişim merkezidir. Bu nedenle, ofis her organizasyon için çok önemlidir.

Bir kuruluşun işleyişi ve büyümesi için etkili bir yönetime ihtiyacı vardır. Yönetim, başkalarının çabalarıyla ve çabalarıyla yapılan şeyleri almak anlamına gelir. Yönetim planlama ve karar vermeyi gerektirir ve kararlar yerine getirilmelidir. Ofis, bu kararların alındığı kesin yer. Hangi kararların alınacağına bağlı olarak gerekli veri ve bilgileri sağlayan ofisdir.

Ayrıca, bu veri ve bilgilerin kaydedilmesi, kararların kaydedilmesi, yapılan işlemlerin de kaydedilmesi gerekir. Kayıtlar referans, rehberlik ve kanıt için gereklidir. Ofis, kayıtların hazırlandığı ve korunduğu yerdir. Her eylemin kontrole ihtiyacı vardır, aksi takdirde eylemin standarda veya plana göre gerçekleştirileceği garantisi yoktur.

Ofis kontrol merkezidir. Leffingwell’e göre, “iyi organize olmuş bir ofis, yönetimin operasyonlarını akıllıca planlamasını, planını kesin olarak yürürlüğe koymasını, şu andaki ilerlemelerini takip etmesini, etkinliğini derhal tespit etmesini, sonuçları gecikmeden değerlendirebilmesini ve hepsini koordine etmesini mümkün kılıyor. işletmenin faaliyetleri ” .

Bir Ofisin Amaçları:

Yukarıdaki açıklamalardan biri, aşağıdaki amaçları yerine getirdiği için ofisin önemini kavrayabilir:

(a) Yönetimin planları akıllıca hazırlayabileceği bir yer,

(b) Yönetim planlarını ofisten yürürlüğe koyabilir,

(d) Mevcut kayıtlarla ofiste gerçekleştirilen çeşitli kontrol teknikleri yoluyla, planın uygulamadaki etkinliği belirlenebilir,

(e) Bu tür işlemlerin sonuçları ofiste gecikmeden değerlendirilir,

(f) Farklı faaliyetler ofisten koordine edilir.

Aslında, bunlar bir ofiste gerçekleştirilen farklı işlevlerdir. Bir organizasyonun başarılı yönetimi için tüm fonksiyonlar şarttır. Ofisin önemini gösteriyor.

Ofislerin İşletmelere Açısından Önemi:

Bir iş organize edilmeli ve bu yüzden bir iş bir organizasyondur. Bir kuruluş olarak, farklı işlevlerin yerine getirileceği bir ofise sahip olması gerekir. Diğer herhangi bir organizasyonda olduğu gibi, ofisin de bir kurum veya kuruluş için büyük önemi vardır. Bir işyerine ofisin önemi bazı özel öneme sahiptir. İş, risk almak demektir.

Bir işte dört tür paydaş ya da risk alan kişi vardır. Onlar:

(a) Ortakların (limited şirket olması durumunda) veya parasal risk alan sahiplerinin,

(b) Parasal risk de alan alacaklıları,

(d) İşletmenin ürün veya hizmetlerini satın almak için para harcayan ve ürün veya hizmetlerin beklendiği gibi standartta olmaması durumunda zarar görebilir.

Tüm bu tür paydaşların tatmin edilmesi gerekiyor ve bu nedenle bir işletmenin başarılı bir şekilde yönetilmesi zorlu bir iştir. Yönetim, sürekli iletişim ve güvenilir kayıtları tutan iyi organize edilmiş bir ofise ihtiyaç duyuyor.

Hükümetin çeşitli yükümlülükleri olduğu için işletme kayıtları mükemmel olmalıdır. Prof. Dicksee haklı olarak şöyle dedi - “Ofis, işyerinin esas saatin ne olduğunu” . Bir saatin esas zemini hareket ederse, ana pinyon diğerlerini takip eder. Bu açıklama, ofisin iki taraftaki önemini haklı kılıyor. Koordinasyon merkezidir ve kontrol merkezidir.

Zamanın geçmesiyle, işletme ölçeğini ve işletmenin büyüklüğünü arttırma eğilimi vardır. Çeşitlendirme eğilimi var. Bütün bunlar, hem niceliksel hem de niteliksel olarak ofis işleri üzerinde daha fazla baskıya yol açmaktadır.

Benzer şekilde, zaman geçtikçe bir saate daha fazla fonksiyon eklenir. Zaman, tarih ve gün de bir saat ile belirtilir. Fakat asıl yük, yükün artmasına rağmen her şeyi kontrol ediyor. Bu nedenle, bir ofis ile bir saatin temeli arasındaki benzetme çok uygundur.

Bir ofis de insan vücudunun beyni ile karşılaştırılır. Beyin, sinir merkezi ve insan vücudunun kontrol merkezidir. Beyindeki sinirler yoluyla iletilen fikirler ve hareketler kasları çekerek oluşur.

Bir beyin krizi vücudu felçli yapar ve ölümcül olabilir. Sinirler, insan vücudunun farklı bölgelerinin hislerini koordine eder. Bir mesafeden veya vücudun tepesinden beyin, en uzak kısımları ve en yakın olanları kontrol eder. Benzer şekilde, iyi organize olmuş bir ofisten bir kuruluşun yakın veya uzaktaki farklı faaliyetleri kontrol edilebilir ve koordine edilebilir ve iletişim sağlanabilir.