Büro Doldurma: Önemi ve Sınıflandırılması

Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Dosyalamanın Önemi 2. Dosyalamanın Sınıflandırılması.

Dosyalamanın Önemi:

Dosyalama, kayıtları düzenlemek ve korumak için bir araçtır. Bu nedenle, iki farklı yönü vardır - düzenleme ve koruma. Her türlü kağıt, belge, plan vb. Korunmalıdır, böylece ileride herhangi bir zamanda herhangi bir kağıt veya belgenin referans için bulunabilir. Kayıtların düzenlenmesi, herhangi bir kağıt veya belgenin hızlı bir şekilde yerleştirilebilmesi için verimli bir şekilde yapılmalıdır.

Bu nedenle, bildiri ve belgelere rastgele girilmez. Makale ve belgeler sınıflandırılmalı ve gruplandırılmalı ve bu gruplardan her biri için ayrı bir dosya ayrılmalıdır. Buna dosyaların sınıflandırılması denir. Sınıflandırılmamış kağıtlar için bir Çeşitli Dosya açılır.

Dosyalamanın Sınıflandırılması:

Sınıflandırmanın bir temeli olmalı. Belgelerin ve belgelerin sınıflandırılmasının en yaygın temeli mali dönemdir. Hesapların bir takvim veya başka bir mali yıl olan her mali dönem için hazırlanması gerekir (örn. Nisan-Mart).

Bunun için o yıla ait evrak ve belgeler gruplandırılmalıdır. Ancak bu geçici bir gruplandırmadır çünkü bir kuruluşun sürekli bir endişe kaynağı olduğu düşünülür ve geçmişten geleceğe varoluş sürekliliği vardır. Sınıflandırmanın diğer bir ortak temeli kronolojidir. Tüm evrak ve belgeler tarihlere göre düzenlenmiştir.

Sınıflandırma için diğer temel türleri şunlardır:

(1) Konu-Madde:

Bu, sınıflandırmanın en yaygın ve basit temelidir. Her konu için, sermayeye veya gelire veya hukuka, vb. Ait kalem grubuna ait ayrı bir dosya açılır. Örneğin, Arazi ve Binalar, Makine, Sermaye, Satış, Satın Alma, Kira, Maaş, Vergi, Ürün Tasarımı, Form Tasarımı, vb.

Avantajları:

(a) Bu basit bir temeldir,

(b) Dosyalar kolayca kullanılabilir,

(d) Herhangi bir sayıda konuda dosya açılabilir.

Dezavantajları:

(a) Daha az esnekliğe sahip,

(b) Bireysel taraflarla olan ilişkilerin tespit edilmesine yardımcı olmaz,

(2) Coğrafi veya Bölgesel:

Bir kuruluşun farklı alanlarda faaliyet göstermesi, farklı alanlarda şubeleri olması veya farklı yerlerde partilerle ilgilenmesi durumunda, bu sınıflandırma gerekli olur. Makaleler alanlara göre sınıflandırıldıktan sonra, konulara göre başka bir sınıflandırma yapılabilir.

Avantajları:

(a) Yayılmış faaliyetleri olan büyük bir organizasyon için bu vazgeçilmezdir,

(b) Alan bilindiğinde referans vermek kolaydır.

Dezavantajları:

(a) Coğrafya hakkında iyi bilgi sahibi olmadıkça, her türlü yanlış doldurma olasılığı vardır,

(b) Sınıflandırma daha karmaşıktır.

(3) Parti-Bilge:

Bazı bireyler veya partiler genellikle her tür konuyla ilgilenir. İstisnalar olabilir. Örneğin, yalnızca bir kiralık ofis varsa ve şubesi yoksa, yalnızca bir ev sahibi kira alır.

Öte yandan, Satış veya Satın Alma ile ilgili çok sayıda taraf olabilir. Çok sık mektuplar değiş tokuş edilir ve başka iletişim kurulur, faturalar bu taraflara gidip gelebilir. Bu nedenle, her bir tarafla ilgili çok sayıda makale birikmektedir ve adına ayrı bir dosya açmaya ihtiyaç duyulmaktadır. Bu tür parti dosyaları, adlara göre aşağıdaki farklı yollarla sınıflandırılır:

(a) Alfabetik:

Adlar, ad veya soyadı temelinde alfabetik olarak düzenlenir. Düzenleme, art arda gelen her alfabe dikkate alınarak sözlük yöntemiyle yapılır. Örneğin — Aa, Aab, Aac …………., Ab, Aba, Abb, Abe… .. vb. Bu dosyaların her birine bir numara verilir ve buna göre bir indeks hazırlanır.

(b) Sayısal:

İsimler çoğaltılmış olabilir ve bu yüzden bir karışıklık olasılığı var. Bu nedenle, isimler bazı sayılara dönüştürülür. Bir adı sayılara dönüştürmenin farklı teknikleri vardır. Her alfabenin bir grafiğe göre belirli bir numarası olacaktır. Bir konu da bir sayıya dönüştürülebilir.

Genel olarak, kart delme işlemine kolaylık ve adaptasyon için üç basamak kullanılır. Örneğin, Satış = 001, Satın Alma = 002, Kiralık = 003. Belirli bir konuya bir grup numara ayrılarak daha fazla esneklik eklenebilir.

Örneğin, Sales = 001 - 010, 001, A'dan C'ye kadar isimleri olan, D'den F'ye, 002'ye kadar olan tüm müşteriler için vb. Kütüphanelerde, her konunun Ticaret'teki kitaplarda kullanılan, 330, 331 gibi evrensel olarak kabul edilmiş bir numarası olduğunu görüyoruz. Ticaret ile ilgili herhangi bir kitabın 330 veya 331 ile başlayan bir numarası olacaktır.

Sayı, bölümlere ayrılabilen çok sayıda basamaktan oluşabilir ve her bölümün alanı, konuyu, partinin adını vb. Belirten bir önemi vardır. Tüketmede bulduğumuz çok güzel bir örnek. Calcutta Electric Supply Corporation Ltd tarafından tüketicilerine veya Calcutta Şirketi'ne ev sahiplerine vb.

Posta departmanı tarafından kullanılan PIN kodu ideal bir örnektir. Her PIN kodu numarası açıklayıcıdır. Örneğin, 700 026, Doğu Bölgesi için 7, Batı Bengal için 0, Kalküta için 0 ve Kalighat Postanesi için 026 anlamına gelir. Esneklik eklemek için Postane Bölge Numarasının üç basamağı bırakılmıştır.

Avantajları:

(a) Dosyalama daha kesinleşir. Aynı isimler için bir karışıklık yoktur,

(b) Numara, o dosya için referans numarası olarak kullanılabilir,

(d) Sayı, kendini açıklayan bir koddur,

(e) Endeksin hazırlanması daha kolaydır ve özellikle çapraz referans için.

Dezavantajları:

(a) Karmaşık bir yöntemdir ve herkes tarafından kolayca anlaşılamaz.

(b) Çeşitli dosyalara ait evraklar düzenlenemez,

(d) Kodun açıklaması için hazır referans gereklidir.

(c) Alfabetik-Sayısal:

Rahatlık ve daha fazla esneklik için kombine alfabetik-sayısal bir sistem izlenebilir. Örneğin, konunun adının veya bir partinin adının veya soyadının veya bir alanın adının ilk alfabesi kolay anlaşılması için alınabilir.

Böylece, bir Poddar P336 olarak numaralandırılabilir. İki Poddar varsa, adları P336.1 ve P336.2 veya P336 / 1 ve P336 / 2 olarak önceliğine göre numaralandırılır.

Dosyanın sınıflandırılması ve sonuçta referans numarası olarak kullanılacak dosyanın numaralandırılmasının alfabetik-sayısal yönteminin tam uygulamasını açıklamak için ayrıntılı bir örnek verelim. Sri Poddar'ın bugün üçüncü mektubun 1987 yılında yazıldığı bir müşteri olduğunu ve N. Ghosh adlı bir memur tarafından yönetilen Delhi satış alanına ait olduğunu varsayalım.

Endişenin Satış dosyasında bir 001 numarası vardır ve ayrıca 001 ile 010 arasında sınıflandırılır (yukarıya bakın). Poddar 009 grubuna giriyor. Dosyalar bilge alana göre sınıflandırılmıştır ve Delhi şubesi dosyası D veya D001 alfabesi ile eklenmiştir.

Sri Poddar'ın dosya numarası D009 / P336'dır. 1987 yılında Sri N. Ghose tarafından imzalanan kendisine yazılan üçüncü mektup, kendi kendini açıklayan rakamı D009 / P336–3 / 87 / NG olarak gösterecektir. Sri Poddar'a yazılan mektuba yazılacak referans numarası budur.

Alfabetik-sayısal sınıflandırma türü, sayısal sınıflandırma ile aynı tip avantaj ve dezavantajlara sahiptir. Ancak, daha açıklayıcıdır ve aynı zamanda biraz daha karmaşıktır. Daimi Gelir Vergisi Dosyası Değerlendirmelerin sayıları bu yöntemle belirlenir.

Sınıflandırmayı seçme faktörleri:

Belirli bir sınıflandırma türünü seçmeden önce göz önünde bulundurulması gereken çeşitli faktörler vardır.

Onlar:

(a) Kuruluşun büyüklüğü ve dosya sayısı. Sayı büyükse, sayısal tür seçilecektir.

(b) Dosyaları idare edecek personel. Personel iyi eğitimli olmadıkça, basit sınıflandırma türleri tercih edilecektir.

(c) Sayısal olarak sınıflandırılmış dosyaları uygun ekipman olarak tutmak daha maliyetlidir ve kart endekslemesi gerekecektir. Kuruluşun bunu karşılaması gerekir.

Ana dosya:

Bazı büyük kuruluşlarda, herhangi bir bölümle ilgili her bir kağıt veya belgenin bir kopyasının kapsamlı bir kayıt olarak ve genel kontrol için saklandığı bir Ana Dosya saklanır. Tüm şubeler için Genel Merkezde bir Ana Dosya saklanabilir.