Büro Fonksiyonları: 4 Ana Büro Fonksiyonları

Bu makale, bir ofisteki dört ana fonksiyon tipine ışık tutmaktadır. İşlevler şunlardır: 1. İletişim 2. Hesaplama 3. Kayıt 4. Alan Yönetimi.

Büro İşlevi # 1. İletişim:

Her organizasyonun bir ofise ihtiyacı vardır. İşin düzenlenmesi, insanlarla iletişim kurmak anlamına gelir. Bir organizasyon yapısı insanlar tarafından inşa edilir. İletişim, temasların kurulabildiği süreçtir. İletişim fikir alışverişi demektir ve iki yönlü bir trafiktir. Bilgi alınmalı ve bilgi de gönderilmelidir. Bu toplu olarak iletişim olarak bilinir.

(1) İletişim iki türdendir:

Dış ve iç,

(a) Harici:

Bir kuruluşun dışarıdakilerle - müşterilerle, borçlularla, alacaklılarla, tedarikçilerle, diğer kuruluşlarla, Hükümetle ve en sonunda halkla ilişkiler kurması gerekir. Bir kuruluşun üyeleriyle olan iletişim bile, üyelerin farklı yerlerde kalması nedeniyle dış iletişim olarak adlandırılabilir.

Dış iletişim ayrıntılı ve genişleyen bir süreçtir. Daha geniş ve daha hızlı temas kurmak için pek çok mekanik cihaz var. Örneğin, bir telefon, telgraf cihazı, teleks cihazı, vb.

Uzak mesafeden insanların katılabileceği toplantılar, konferanslar vb. Düzenleyerek dış iletişim sağlanabilir. Yazışma en yaygın ve uygun olan dış iletişim süreci ne olduğu fark etmez.

(b) İçeriden:

Ofis içinde çalışan kişiler arasında farklı bölümlerde iletişim gereklidir. Bu iletişim sürekli bir meseledir. Her faaliyetin her aşamasında bu gereklidir. Dikey iletişim olarak adlandırılabilecek üst düzey ve astların arasında. Akran denilen seviyedeki veya sıradaki insanlar arasında yatay iletişim vardır.

Büyük ofislerde, mekanik teçhizatın yardımıyla iletişim için (halklar arası iletişim sistemi olarak adlandırılır) ayrıntılı bir düzenleme vardır. Personel üyeleri arasında toplantılar, konferanslar vb. De düzenlenmektedir. Komitelerin oluşumları, grup tartışmaları vb. Günümüzde de oldukça popülerdir.

(2) İletişim, başka açılardan üç türe ayrılabilir:

(a) Sözlü:

Bu, iki veya daha fazla kişi arasındaki yüz yüze iletişimdir. Bir kişi bir veya bir grup kişiyle konuşabilir. Bu daha çok interkom, cihaz, Dictaphone vb. İle iç iletişim içindir. Telefonla uzun mesafeli sözlü iletişim mümkündür. Röportaj yapmak, sözlü iletişimin özel bir şeklidir.

(b) Yazılı:

Bu, mektuplar, raporlar, bildirimler, genelgeler, notlar vb. Şeklindedir. Bu, yazışma olarak da bilinir. Uzak iletişim için daha yaygındır. Daktilo, kopya makineleri, vb. Metni hazırlamak için kullanılır. Yazılı iletişimin en büyük avantajı, aynı anda kaydın korunabilmesidir. Tabii ki, sözlü iletişim de bir teyp aracılığıyla kaydedilebilir.

Yazılı iletişim, kopya makineleri veya matbaa kullanılarak aynı anda çok sayıda kişiye aynı şekilde gönderilebilir. Yazışma belki de bir ofisin en önemli işlevidir. Sekreter bu işte uzman olmalı.

(c) Jestural:

Bu, sinyaller ve işaretler, el sallama, sırttaki oklar vb. Yoluyla bir iletişim yöntemidir. Çok yakın bir alanda gerçekleştirilir ve çoğu durumda gayrı resmi niteliktedir. Gözlerin, kelimelerin yapabildiğinden daha fazlasını söyleyebileceği söylenir. Jestural iletişim veya 'bedenin dili' kullanımı, dil engeli olmadığı için uluslararasıdır.

İletişim aynı zamanda fotoğraflar, resimler vb. Yardımıyla görsel olabilir ve ayrıca örneğin sesli uyarı, kırmızı ışık vb.

Dış iletişim çoğunlukla yazılı ve kısmen sözlü iken, iç iletişim çoğunlukla sözlü, kısmen yazılı ve sık sık mimiktir.

Office İşlevi # 2. Hesaplama :

İletişim yoluyla ve kayıtlardan toplanan bilgiler analiz edilir, karşılaştırılır ve tartışılır, aynı zamanda karar almak için mevcut veriler ve istatistikler yardımıyla hesaplamalar yapılır. Kararları eylemler takip eder.

Hesaplama terimi, hesaplama anlamına gelir. Aslında, bu sadece hesaplamaktan daha fazlasıdır. Modern büyük ofislerde bilgisayar makineleri kullanılmaktadır. Böyle bir makine, karar alma sürecine yardımcı olan veri işleme için elektronik bir cihazdır.

Küçük kaygılarla hesaplama çalışmaları zihinsel emekle yapılır. Yüksek rütbeli ve yüksek maaşlı yönetici memurlar bu tür karar alma çalışmaları için ofiste oturmaktadır. En önemli kararlar, bir şirketin yöneticileri gibi, üst düzeydeki kişiler tarafından alınır. Sekreter, karar alma sürecinde üst düzey insanlara sıklıkla yardım eder.

İstatistiksel çizelgeler ve diyagramlar amaç için hazırlanmıştır. Daha fazla bilgi için araştırmalar yapılır ve hazırlanır. Aynı çizgideki başkalarının deneyimleri hakkında bilgi çok yardımcı olabilir.

Büro İşlevi # 3. Kayıt :

Görünüşe göre bu bir ofisin ana işlevidir. Kayıt, her türlü bilginin ve olayların korunması anlamına gelir. Kayıt sürekli bir işlemdir ve hatta otomatiktir. Kayıt, özellikle iletişim yazıldığında iletişim ile başlar. Hangi bilgiler alındıysa ve gönderilenlerse kaydedilir.

Karar verme sürecinde farklı hesaplamalar ve analizlerin kayıtları tutulur. Kararlar da kaydedilir. Önemli kararlar çok sık olarak, dakika kitaplarında kaydedilen toplantılarda kararlar şeklinde alınmaktadır. Büro personelinin büyük bir kısmı kayıt işleri için çalışıyor.

(1) Kaydın iki yönü vardır:

(a) Kayıtların Hazırlanması:

İlk önce kayıtlar hazırlanmalı. Kayıt hazırlamanın çeşitli kuralları vardır. Örneğin muhasebe kayıtları, çift girişli defter tutma sistemine göre hazırlanmalıdır. Kullanılacak farklı formlar var. Örneğin, bir şirketin Bilançosu, Şirketler Yasası'nın VI. Maddesinde belirtildiği gibi kendine özgü bir forma sahiptir.

(b) Kayıtların Korunması:

Kayıtlar korunmalı. Kayıtların çeşitli yardımcı programları var. Delil ^ referans ve gelecekteki rehberlik için hazırlanırlar ve bu yüzden korunmaları gerekir. Dosyalama, kayıtları koruma sanatıdır. Bunun için bir dosya dolabı gibi çeşitli donanımlar vardır.

(2) Kayıtlar iki türdendir:

(a) Mali:

Farklı türden hesap defterleri finansal kayıt yapar. Amaç için çeşitli istatistiksel grafikler de gereklidir.

(b) Mali olmayan:

Mektuplar, raporlar, toplantı tutanakları vb. Finansal olmayan kayıtları yapar. Her iki tür kayıt da bir kuruluş için aynı derecede önemlidir. Bazı kayıtların yayınlanması gerekiyor. Örneğin, Yönetim Kurulu Raporu (mali olmayan kayıt) ile kar ve zarar hesabı ve bilanço (finansal kayıt) bir şirketin üyeleri arasında dolaştırılmalıdır. Sekreter kayıtların hazırlanmasını ve korunmasını denetlemek ve kontrol etmek için hayati bir sorumluluğa sahiptir.

Büro İşlevi # 4. Alan Yönetimi:

Bazı insanlar ofisin uygun bir şekilde kullanılmasının ya da konaklama yerinin uygun şekilde kullanılmasının ofisin başka bir işlevi olduğu kanaatindedir. Alan az ve maliyetlidir ve bundan dolayı kalabalık olmadan maksimum kullanım zorunluluğu vardır. Bunların hepsi bilimsel düzene dayanır, böylece maksimum iş akışı sağlanır.

Her tür ofis işlevi için uzman kişiler gereklidir ve bu nedenle personel alımı çok dikkatli yapılmalıdır. Ayrı eğitim, bu amaç için kendilerine verilebilir. Sekreter her bir işlev türü hakkında çalışabilir bilgiye sahip olmalıdır, aksi takdirde personeli kontrol edemez.