Büro El Kitabı: Anlamı, Önemi ve İçeriği

Büro Kılavuzu: Anlamı, Önemi ve İçeriği!

Anlamı:

Her tür organizasyon için vazgeçilmez olan bir ofis, iletişim, bilgi işlem ve kayıt gibi çeşitli etkinliklerin gerçekleştirildiği bir yerdir. Her işin en iyi performans için kendi yöntemi vardır ve personel tarafından ve farklı ekipman türlerinin yardımıyla izlenecek birkaç adımdan oluşur. 'Manuel' terimi, bazı 'öngörülen hareketlerden' oluşan bir el kitabı anlamına gelir. Etkili bir iş yapmak isteyen herhangi bir kişi, en iyi performansı için atılan adımları veya öngörülen hareketleri bilmelidir.

Bir ofis kılavuzu, bir ofis için tasarlanan uygulamalara etkide bulunmak için standart uygulamaları ve organizasyonel politikaları içeren bir tür el kitabıdır. Personel üyeleri için bir rehber kitaptır. İşlerin gerçekleştirilmesi gereken kuralları belirler. Ofis personelinin rahatça ve otomatik olarak talimat verdiği sürekli bir bilgi kaynağıdır.

Önem:

Bir ofiste çeşitli işler yapılır. Mesai saatleri içerisinde verimlilikle maksimum iş yapıldığını görmek ofis yönetiminin sorumluluğundadır. Bunun için ofis personelinin denetimin yanı sıra talimatlara da ihtiyacı var. Her adımda ve her seferinde talimatların verilmesi istenmez veya uygulanabilir değildir.

Büro işi hem rutin hem de programlanmış çalışmalardan ve programlanmamış çalışmalardan oluşur. Programlanmamış iş için özel talimatların verilmesi gerektiği doğrudur ancak rutin veya programlanmış çalışma için bazı standart uygulamaların takip edilmesi gerekir.

Böyle bir çalışma için standart uygulama talimatlarını içeren bir ofis el kitabı hazırlanır ve el kitabının bir kopyası personelin her bir üyesine bir rehber kitap olarak verilir. Bu uygulama ile zaman tasarrufu sağlanmakta, ayrıca her türlü israfın önüne geçilmektedir. Sürekli iş akışına ve ekonomiye yol açar. Ofis el kitabının önemi bu nedenle çok büyük. Bunun dışında, ofis el kitabının önemi diğer taraftan da hissedilebilir.

İlk olarak, ne zaman bir kişiye bir iş verildiğinde, ofis el kitabında verilen işin ayrıntılarını kullanarak otoritesinin ve sorumluluğunun doğasını anlayabilir.

İkincisi, otomatik bir kontrol sunar. Bir kişi işini iyi bilirse, işi mümkün olduğu kadar mükemmel yapmak onun sorumluluğudur. Bir ofis el kitabı bu nedenle öz kontrolü sağlar.

Genel olarak, ofis el kitabını hazırlamak için ofisin farklı fonksiyonel bölümlerinin başkanları ile ofis el kitabını hazırlamak için bir komite kurulur, böylece el kitabında açıklanan farklı faaliyetler arasında mükemmel bir koordinasyon sağlanır. Bir ofis el kitabının öneminin, koordinasyonu desteklediğinden daha fazla kanıtlandığı söylenebilir.

İçindekiler:

Resmi bir el kitabı, kuruluş, işyeri (örneğin ofis), iş ve işçiler hakkında çeşitli bilgiler içerir. Bütün bunlar açıkça anlaşılır hale getirmek için sistematik ve gizli bir şekilde düzenlenmelidir.

Düzenleme aşağıdaki gibi olacaktır:

(A) Organizasyon Hakkında:

Genel olarak, başlangıçta kuruluşun bir bütün olarak kısa bir açıklaması, ana hedefleri ve geniş politikaları ile sağlanır. Ürün veya hizmetlerle ilgili ayrıntılı bir hesap verilmelidir, çünkü ürün veya hizmetlerin niteliğine bağlıdır. Her çalışan, onlardan geçerek tüm çerçeve içinde hangi rolü oynamak zorunda olduğunu anlayabilir.

(B) Büro Hakkında :

Bir ofisin yeri, konaklama yeri, organizasyon yapısı ve yetki ilişkisi vardır. Dikey ve yatay bölümlere sahip organizasyon yapısı temel bir özelliktir, dikey bölümler otorite seviyelerine dayanır ve yatay bölümler işlevsel veya bölümseldir. Böyle bir yapı asla katı olmayacak, ancak kuruluşun ve ofisinin büyümesi ve genişlemesi ile değişecektir. Bu nedenle bir ofis el kitabı, değişen durumlarla ilgili değişikliklere tabi olacaktır.

Daha iyi bir iç iletişim için ofisin bir bütün olarak yerleşiminin bile personele bildirilmesi gerekir. Bir çalışan, kasa departmanı, satış departmanı vb. Gibi bazı ortak fonksiyonel departmanların yerleri ve hatta kantin veya sağlık odası hakkında bilgi sahibi olmalıdır.

(C) Çalışma Hakkında :

(1) Standart Çalışma:

Talimatların veya kılavuzların çoğu, her koşulda rahatça takip edilebilen standart veya rutin işlerle ilgilidir. Standart iş posta, dosyalama, vb. İşlemlerini gerektirir. Kılavuz, izlenecek adımları ve amaç için kullanılacak ekipmanı belirtmelidir. Makinelerin ve formların kullanımının önemi geliyor.

Çalışan, kendisi tarafından kullanılacak olan makineler ve cihazlar hakkında, makinelerle yakından bağlantılı formlar hakkında kapsamlı bir bilgiye sahip olmalıdır. Makinelerin ve aletlerin ne kadar kullanılacağına ve ne kadar kullanılacağına kuruluşun genel politikası ile ilgili bir sorun. Büyük bir ofis, ofis metodu ve uygulamasının iyileştirilmesi için ayrı bir O & M Departmanına sahiptir. Eğer öyleyse, el kitabı, kabul edilen yeniliklerin takip edilmesi gerektiği konusunda daimi bir düzen olduğunu belirtir.

(2) Standart Olmayan Çalışma :

N ofisteki standart dışı çalışmalar, örneğin yabancı yazışmaların ele alınması gibi yaygın veya art arda yapılmayabilir, ancak daha az önemli değildir. Bir ithalat-ihracat evi olmadığı sürece, dış yazışmalar yaygın değildir. El kitabı, hangi adımların izleneceğini, böyle bir durumda talimatlar vb. İçin kiminle yaklaşılması gerektiğini belirtmelidir.

(D) Çalışanlar Hakkında:

Temel olarak bir ofiste iki tip insan var; yürütme ve ameliyat. Eski tip, karar alma ve yönetme ile aynı zamanda ikinci gruba göre daha fazla yetki sahibidir. Ancak her tür için Kurallar ve Düzenlemeler vardır.

Büro kuralları aşağıdakilerle ilgilidir:

(a) İşe alım şekli;

(b) Tazminat, teşvikler, yan haklar, izinler vb. ile ilgili olarak atanma şart ve koşulları;

(d) Çalışma saatleri ve devam; vb.

Personelin her üyesi, aksi takdirde gereksiz komplikasyonların veya yanlış anlaşılmanın, yönetilenlerin yanı sıra yönetime de zararlı olan memnuniyetsizlik ve huzursuzluğa yol açabileceğinin farkında olmalıdır. Personelin her üyesi en az kendi çıkarları için kuralları bilmelidir.

Büro personeli ayrıca şu şekilde de sınıflandırılabilir: mevcut üyeler ve yeni katılımcılar. İkinci kategori için, mevcut personelin eğitimi nadir olmasa da, eğitim için özel hükümler olabilir. El kitabı, iş yerinde ya da işte olmayan, hangi eğitim olanaklarının mevcut olduğunu belirtecektir. Yeni girenlerin eğitimi, bir ofisteki makinelerin ve özellikle de gelişmişlerin kullanıldığı yerlerde kaçınılmaz hale gelir. El kitabından yararlanılması bir denetçinin veya yeni bir katılımcının ana patronunun görevidir.

(E) Diğerleri :

Bir ofis el kitabından alınabilecek başka çeşitli talimatlar vardır. Örneğin — yangın, kaza, vb. Gibi fiziksel bir acil durumda ne yapılması gerekenler; ortak ofis makineleri ve bakımları hakkında genel bilgi; işçi sendikalarının, rekreasyon tesislerinin vb. yapı ve işlevleri