Büro İşlemleri: Anlamı, Önemi ve Sınıflandırılması
Ofis Operasyonları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Büro İşlemlerinin Anlamı 2. Büro İşleminin Önemi 3. Büro İşlemlerinin Sınıflandırılması.
Büro İşlemlerinin Anlamı:
Bir ofis prosedürü birkaç adımdan veya eylemden oluşur ve tüm prosedürdeki en küçük adım işlem olarak adlandırılır. 'Operasyon' pratik bir anlayışa sahiptir. Webster Sözlüğü, "pratik bir çalışmanın yapılması veya gerçekleştirilmesi veya ilkelerin veya işlemlerin pratik olarak uygulanmasını içeren bir şeyin yapılması" kelimesi anlamını verir .
Bu nedenle, bir ofis operasyonu, bazı ofis prosedürlerinin bir parçası olarak bazı pratik işler yapıyor. Büro işlemleri aynı zamanda büro hizmetleri olarak da bilinir.
Büro İşlemlerinin Önemi:
Bir anda toplamda hiçbir iş yapılamaz. Bir de işbölümü vardır ve bu nedenle, tüm işi tek elle yapmak için bir kişi gerekli olmayabilir. Bir işin her kısmı veya her işlem ayrı bir kişi tarafından yapılabilir. Bu nedenle, bir prosedürü tamamlama operasyonlarının ne olması gerektiği ilk olarak tespit edilmeli ve sonra görevlerin yerine getirilmesi uygulanabilir olacaktır.
Bir işlem yapmanın en iyi yöntemi bilinmelidir. Biri yöntemi öğrenmeli ve ardından işlemi denemelidir. Bilimsel Yönetim'in babası olan Taylor, iş araştırması üzerine yazdı. Her iş, bir işçinin bilmesi gereken en iyi performans yöntemine sahiptir.
Takipçisi Gilbreth, her bir işin 'therbligs' adı verilen küçük operasyonel bölümlerine sahip olduğunu ve her küçük bölümü gerçekleştirmenin en iyi yönteminin bilinmesi gerektiğini ve daha sonra performansın en iyi olacağını söyledi. (Aslında, 'therblig' Gilbreth'i ters şekilde hecelemekten başka bir şey değildir. Bu sadece akılda kalıcı bir isimdir ve gerçek anlamda bir kelime değildir.) Taylor'un fikri fabrika işleri ile bağlantılıydı, ancak bu, ofis işletmeciliği için de geçerli.
Büro İşlemlerinin Sınıflandırılması:
Büro işlemleri farklı şekillerde sınıflandırılabilir. İşlemler, dosyalama gibi bazı merkezi veya genel hizmetler veya muhasebe gibi bazı merkezi olmayan veya özel hizmetler için olabilir. Bazı işlemler bir çek imzalamak gibi manuel olarak yapılmak zorundadır ve bazı işlemler için kopyalanan bir harf yazmak gibi makineler de kullanılabilir.
Daha yüksek seviyedeki kişiler, bazı randevu mektubu imzalama gibi işlemler yaparken, daha düşük seviyedeki kişiler ise bazı posta işlemlerini gerçekleştirir (posta gönderme. İşlemler posta işleme gibi rutinleştirilebilir. Sağlanan işlemler hakkında bir Devlet bildiriminin ele alınması gibi rutin olmayan işlemler de vardır.) fon kuralları
Farklı işlem türleri, farklı beceriler gerektirir.
Dereceye göre bazı işlem türleri aşağıda belirtilmiştir:
(1) Veri İşleme:
Çok özel bir beceri ve uzun süreli bir eğitim gerektirir. Bilgisayar, kart delme, vb. Gibi karmaşık bir makinenin çalıştırılması bilgisini içerir.
(2) Harflerin Hazırlanması:
Bu yüksek dereceli bir iş. Etkileyici ve etkili harflerin hazırlanmasını yapabilen eğitimli ve deneyimli yazışma katipleri vardır. Dilde komut (İngilizce) esastır.
(3) Hesap Defterlerinin Tutulması:
Bu, bir beceri olan defter tutma bilgisini gerektirir. Defter tutma ile ilgili bir miktar akademik yeterlilik gereklidir.
(4) Postaların Kullanımı:
Bu işlem (veya daha çok operasyon dizisi) herhangi bir yüksek dereceli beceri gerektirmez. Bu aşağı yukarı mekaniktir ve sadece uygulamaya dayanır.
(5) Nakit Kullanımı:
Bu, gerçek anlamda herhangi bir beceri gerektirmeyen basit bir işlemdir. Ancak notaların hızlı sayılması, bazı tekniklere sahip bir sanattır. Serin bir mizaç ve güvenilirlik gerektirir.
