Bir Ofiste Dolum Sistemlerinin Düzenlenmesi: En İyi 2 Yöntem

Bu makale, bir Ofiste Dolum Sistemlerinin Organizasyonunun ilk iki Yöntemine ışık tutmaktadır. Yöntemler: 1. Merkezi Dosyalama 2. Merkezi Olmayan Dosyalama.

Yöntem # 1. Merkezi Dosyalama:

Bu sisteme göre, tüm dosyalama ekipmanı ofisin merkezi bir yerine getirilir, böylece tüm farklı bölümlerin dosyaları orada tutulabilir. Bir süpervizör altında işi yapan dosyalama memuru adı verilen bir personel grubu vardır. Genellikle, dosyalama işinin yapıldığı Kayıt Odası adı verilen ayrı bir oda vardır. Tüm dosyalar ofis müdürünün veya sekreterin gözetiminde tutulabilir.

Merkezileştirilmiş sistem aynı zamanda kütüphane sistemi olarak da bilinir, çünkü bir kütüphanede olduğu gibi dosyalar da merkezi olarak sınıflandırılır. Kitaplar gibi dosyalar da sınıflandırıldıktan sonra kategorik olarak numaralandırılır. Denetçi veya sorumlu departman bir kütüphaneci gibi çalışır. Belirli bir dosyayı gerektiren herhangi bir kişi, gerekli dosyanın adını ve numarasını belirten bir talep fişi oluşturmak zorundadır.

Belli olmayan dosya imzalanmamışsa kendisine verilir. Bir seferde bir kılavuz kartı, dosyanın tutulduğu boş alana, bir sinyal olarak yerleştirilir. Bir kayıtta bir giriş yapılır. Dosya makul bir süre içinde iade edilmezse veya başka bir departman veya bireyin talep etmesi durumunda bir hatırlatma gönderilebilir. Tüm prosedür bir kütüphanede takip edilenle aynıdır.

Bu sistemin verimli çalışması için aşağıdaki şartların yerine getirilmesi gerekir:

(a) Dosya sayısı yeterince büyük olmalı,

(b) Dosyaların bilimsel olarak sınıflandırılması ve numaralandırılması,

(d) Dosyaları işlemek için eğitimli personel bulunmalıdır,

(e) Kuruluş, farklı dosyalama ekipmanları satın alabilecektir.

Masayı ve tepsileri ayırmak, yüksek raflara ulaşmak için portatif merdivenler vb. Gibi bazı ek donanımlar gerekli olabilir.

Avantajları:

a) İki taraftan ekonomi var. Daha az sayıda dosyalama ekipmanı yapacak çünkü her departmanın ekipmanı ayrı ayrı olmayacak. Daha az alan kullanılacak. Yani, para ve yer tasarrufu var.

(b) Tüm bölümlerin dosyalarının düzenlenmesi ve saklanması prosedürünün tek biçimliliği vardır. Bu tür tek biçimlilik ve standardizasyon iş verimliliğini arttırmaya yardımcı olur.

(c) Dosyalama sisteminde sorumluluk daha iyi kontrol edildiğinden, dosyalama departmanında sorumluluk belirlendiğinden ve bir süpervizör bulunduğundan.

(d) Belirli bir belgenin daha az sayıda kopyası hazırlanmalıdır, çünkü ilgili farklı bölümlerin dosyalarına gönderilmeleri gerekmez. Böylece, yazarak iş yükü azalır.

(e) Dosyalama personeli işte uzmanlaşır ve modern dosyalama teknikleri tanıtılabilir.

(f) Büro faaliyetlerini hızlandırabilir çünkü farklı bölümlerdeki dosyalardan ilgili belgeleri almak için zaman kaybı olmayabilir.

Dezavantajları:

(a) Dosyalama departmanından bir dosya alma konusunda gecikme olabilir, çünkü bir talep fişi vb.

(b) Merkezi dosyalama departmanı tarafından yapılan dosyaların sınıflandırılması, belirli bir departman için uygun olmayabilir. Örneğin, satış departmanı önce dosyaların bölgesel sınıflandırmasına ihtiyaç duyabilir ve daha sonra parti bazında alfabetik olarak sınıflandırılabilir, ya da dosyalama departmanı yalnızca alfabetik sınıflandırma yapabilir.

(c) Önemli veya önemsiz olan tüm makaleler, diğer tüm bölümler tarafından dosyalama bölümüne gönderilir. Sonuç olarak, dosyalama departmanı tüm evrakların boşaltma alanı veya alanın kötüye kullanılmasına yol açan 'ölü mektup deposu' haline gelir. Doğru parçalama veya temizleme zaman zaman gerekli olur.

(d) Her türlü yanlış doldurma şansı vardır veya süreçte bir kağıt kaybolabilir.

(e) Diğer departmanların katipleri veya satış asistanları, gelişmiş dosyalama tekniklerini öğrenemez.

(f) Dosyaların gizliliği yoktur. Talep üzerine herhangi bir dosyadan herhangi biri geçebilir.

Genel olarak, avantajlar, bölümün uygun bir şekilde denetlenmesi ve kontrol edilmesi yoluyla üstesinden gelinebilecek dezavantajlardan daha etkilidir.

Yöntem # 2. Merkezi Olmayan Dosyalama:

Bu sistem altında dosyalar, kendi gereksinimlerine göre farklı bölümler tarafından düzenlenir ve saklanır. Bu sistem aynı zamanda Bölüm Dosyalama sistemi olarak da bilinir. Her bölümün kendi dosyalama ekipmanı olacaktır ve bölümün katipleri bu işi yapacaktır ya da bir veya iki katip yalnızca dosyalama işini yapmak için her bölüme ayrı ayrı atanabilir.

Bu sistem altında, merkezi bir sistemde olduğu gibi, bir talep gemisinin sunulmasının ayrıntılı prosedürü ortaya çıkmaz. Daha yaygın olarak kabul edilir.

Avantajları:

(a) Belli bir bölümle ilgili makalelerin alınmasında herhangi bir gecikme olmaz. İlgili personel için kolay erişilebilirliğe sahiptir.

(b) Bazı bölümler, diğer bölümlerle doğrudan bağlantıya sahip olmadan sadece çalışmak zorundadır, bu durumda bölümün kendi dosyalarını tutması daha iyidir. Örneğin, büyük bir imalat şirketindeki inşaat departmanı.

(d) Bir bölüm, dosyalara bölüme en uygun olanı için belirli bir sınıflandırma ve bakım yöntemini uygulayabilir.

Dezavantajları:

(a) Her bölüm kendi dosyalama ekipmanına ihtiyaç duyduğundan çoğaltma yapılır. Daha fazla, ekipmanı satın almak için para gereklidir ve daha fazla yer kaplar. Böylece maliyeti arttırır.

(b) Bir bakanlığın katipleri, daha etkin bir şekilde kullanabilecekleri dosyalama için biraz zaman harcamak zorundadır. Dosyalama için bazı ekstra eller kullanılıyorsa, ek ücret ödenir.

(c) Aynı belgenin bir nüshası, ihtiyaç duyabilecek farklı bölümlerin dosyaları için hazırlanmalıdır. Yazma işi yükü artar.

(d) Dosyalama işlerinde uzmanlaşma yoktur. Farklı bölümler, farklı sınıflandırma ve dosya saklama yöntemlerini benimseyebilir.

Genel olarak, avantajlar ve dezavantajlar eşit olarak dengelidir. Ancak her zaman, daha fazla maliyet ve alan israfı var. İkisinin karşılaştırılması - Her iki sistemin de avantajları ve dezavantajları vardır. İkisinden birini seçmek zor. Departman sisteminin genel olarak daha maliyetli olduğu doğrudur, ancak dosya sayısı büyük olmadığı sürece merkezi sistem uygulanabilir olamaz.

Sonuç olarak, genellikle bir uzlaşmaya varıldığı ve kombine bir sistemin takip edildiği söylenebilir.

Bu, aşağıdaki formüle göre yapılır:

(a) Çok sayıda departmana ait olabilecek genel nitelikteki dosyalar, merkezi olarak dosyalanır ve bu, herkese eşit erişimde olmasını sağlar.

(b) Gizli nitelikteki dosyalar bölümsel olarak düzenlenir ve saklanır.

(c) Bazı özel faaliyetlere sahip bazı bölümler vardır ve bu bölümlerin dosyalarının merkezi dosyalama için gönderilmesine gerek yoktur.