Görev Tanımı (Şema İle)

Görev Tanımı: Görev Tanımı, Görev Tanımında Şeffaflık ve Yönetim Kullanımı!

Derlenmiş iş bilgileri iş tanımlarına çevrilir. İş tanımları, iş görev ve sorumluluklarının yazılı kayıtlarıdır ve iş değerlendirmesi için gerçek temel sağlarlar. Görev tanımları standart bir forma düzgün bir şekilde kaydedilir. İş tanımlarının hazırlanmasında yazma becerisinin bariz bir gerekliliği için, birçok kurum bu görevi eğitimli ve profesyonel iş analistlerine tayin eder.

Ancak, bu tek başına kusursuz iş tanımlarını garanti edemez. Bunun nedeni profesyonel bir iş analistinin belirli bir iş bilgisine sahip olmaması olabilir. Bu nedenle, analistleri meşgul etmelerine rağmen, kurum içi insanları mesleklerin bilimsel tanımlamasına dahil etmek her zaman daha iyidir.

İş tanımı, biçim açısından, önce verilen görevi doğru bir şekilde özetleyen başlığı kullanarak işi adlandırmalıdır. Bir işi adlandırırken, iş ailesini düşünmek her zaman daha iyidir. Bir İK işini İK yöneticisi olarak adlandırmak yerine, 'bilgi yöneticisi' terimi kullanılıyorsa, çağdaş ya da modaya uygun bir iş unvanı verebilir, ancak diğerleri için (kurum içindeki üyeler dahil) yanlış bir isim olabilir.

İkincisi, iş tanımı daha sonra tek bir biçimde verilen görevlerin bir listesini belgelendirmelidir. Listede kısa cümleler veya ifadeler bulunmalıdır. Görevlerin listelenmesinde neyin dahil edileceği ve bunların nasıl yazılacağı, pozisyon düzeyine ve açıklamanın hizmet amacına bağlı olacaktır.

Üst yönetim seviyesi için, bir iş tanımı iş amaçlarının ve hedeflerinin açıklaması olabilir. Ancak, işletme düzeyinde iş tanımları, gerçekleştirilen belirli görevlerin, kullanılan ekipmanın ve takip edilen prosedürlerin listelenmesiyle sınırlı olabilir.

İş tanımı bilgilerinin kullanımı ne kadar genişse ve işlev seviyesi ne kadar yüksek olursa, iş tanımı o kadar uzun olur. Operasyonel pozisyonlar için iş tanımı yaklaşık bir sayfa olabilirken, daha yüksek yönetim için birkaç sayfadan geçebilir.

1. İş Özellikleri:

İş atamaları ile ilgili görevler hakkında bilgi sağlamanın yanı sıra, iş tanımları ayrıca işlerin temel özelliklerini de gösterir. Bu şartnameler, işi yapmak için gereken eğitim veya tecrübeyi ve işi yapmak için gerekli özel bir bilgi ve beceri setini içerir. Ek olarak, şartnameler ayrıca görevlendirilen görevleri yerine getirmek için gereken kişiler arası beceriler, analitik yetenek, problem çözme becerileri veya karar verme becerileri gibi yumuşak becerileri da tanımlar.

İş bilgisinin işlenmesi, iş spesifikasyonu geliştirme olarak bilinir. İşlerin değerlendirilmesine yardımcı olur ve aynı zamanda işe alım için gerekli olan bir iş pozisyonu için gerekli nitelikleri tanımlar. Bu nedenle, iş özellikleri eğitim, deneyim, yaş ve fiziksel uygunluk gibi tüm özellikleri, bir iş için gerekli diğer yumuşak becerilerle birlikte listeler.

Bu aynı zamanda analistin özel becerilere sahip olmasını gerektirir, çünkü ya bir iş için yanlış bir kişiyi seçerek ya da doğrudan iş fiyatlandırmasıyla doğrudan ilişkili olan bir işi yanlış değerlendirerek herhangi bir yargı hatası bu amacı yenebilir.

2. İş Tanımlarında Şeffaflık:

Bugünün organizasyonları dinamik ve her şimdi ve daha sonra işlerin yeniden tasarlanmasını gerektiren yeniden yapılanma gerektirir. Bu nedenle, çalışanlara iş tanımının gösterilmesinin tartışmaya yol açabileceğine ve gelecekteki çalışanların iş tanımlarında özel olarak listelenmemiş işlere karşı koyabileceklerine inanılmaktadır.

Bununla birlikte, eğer iş tanımları iyi gelişmişse, çalışanlarla yapmaları beklenen görevlerin listesini açıkladığından, bunları çalışanlarla paylaşmada yanlış bir şey yoktur. Sorunu ortadan kaldırmak için, 'listelenen görev ve sorumluluklara ek olarak, zaman zaman diğer görevleri yerine getirmenizi isteyebilir' gibi her şey dahil bir açıklama olarak kabul edilebilir.

İş tanımlarını çalışanlarla paylaşarak, kuruluşlar iş değerlendirme sürecini katılımcı yapabilir ve iş değerlendirme sonuçlarındaki herhangi bir uyuşmazlığı önleyebilirler. Bu aynı zamanda, organizasyonların çalışanların iş fiyatlandırma konusundaki memnuniyetsizlikleriyle karşı karşıya kalmaları nedeniyle de önemlidir.

Görev tanımlarının iletişimi, çalışanların görev ve sorumluluklarıyla ilgili herhangi bir şüphesi kalmamış olduğundan, aynı kabulü artırır. Çalışanlar ile bu tür bir iletişim sürmekte olan bir egzersiz olmalıdır, böylece çalışanlar aynı zamanda meydana gelen değişiklikler durumunda değişen iş görevlerini ve sorumluluklarını da anlayabilirler.

3. İş Tanımı Yönetimi Kullanımı:

Görev tanımları işlerin insanlar tarafından yapılmasına yardımcı olur ve yönetimin aşağıdaki hedeflere ulaşmasına yardımcı olur:

1. İşlerin verimli organizasyonu

2. Kuruluşun uygun şekilde işe alınması veya personel alması

3. İnsanlara görev ve sorumluluklarını ileterek ve iş standartlarını belirleyerek meslek atamak

4. İnsanların performansını gözden geçirmek

5. Değerlendirme ve eğitim yoluyla performansın arttırılması

6. Çalışanları ödüllendirmek

Bu nedenle, iş tanımları kilit yönetim faaliyetlerinde çok önemli bir rol oynamaktadır. Bununla birlikte, yöneticinin iş tanımlarının doğru ve emin olmak için hangi işlerin yapılmasının gerekli olduğundan emin olması çok önemlidir. Yalnızca temel görevlerin işlerde gruplandırıldığından emin olmalıdır.

Görev tanımları birbirine bağlı olduğu için, işe alım, performans değerlendirme, eğitim ihtiyaçları, terfi devri ve yer değiştirme kararlarına göre ayarlamak zorundadır. Çalışanların bakış açısına göre, çalışanlara onlardan ne beklendiğini ve verilen işlerin nasıl yapılacağını da göstermelidir.

Bir görev tanımında verilen görevleri listeleyerek, bir yönetici makul performans standartlarını belirleyebilir. Bu tür performans standartlarının belirlenmesi, bir çalışanın performansının en iyi performansa karşı kıyaslanmasını kolaylaştırır. Görev tanımları ayrıca uygun insan gücü kullanımını da kolaylaştırır.

Listelenen görevlerin periyodik olarak gözden geçirilmesiyle, bir yönetici hangi işlerin zaman alıcı olduğunu ancak düşük beceri seti gerektirdiğini belirleyebilir. Buna göre, bu işleri düşük ücretli çalışanlara atayabilir. Ayrıca, yönetici işleri iş yükü açısından da inceleyebilir ve gereken çalışma saatlerini belirleyebilir.

Düşük teknoloji ve düşük vasıflı işler için, işi taşeronlara yükleme kararını verebilir. Bu nedenle, bir kuruluşta etkili insan kaynakları planlamasının (İHS) çok büyük etkileri vardır. Buna, bir kuruluştaki çalışan gücünün doğru şekilde boyutlandırılması için bir araç da diyebiliriz.

Son olarak, temel bir yönetim aracı olarak iş tanımları, işin çoğaltılmasını tanımlayarak, bilimsel bir iş akışını belirterek, işlerin daha iyi tahsis edilmesini önererek ve olası iş darboğazlarını işaret ederek işletim prosedürlerini de etkiler. Şekil 10.1, merkezi bir çevresel ilişkisel iş analizi modelini göstermektedir.