Satınalma Departmanının Etkin İşleyişi İçin Prosedürler

Satınalma Departmanının Etkili İşleyişine İlişkin Prosedürler (Numune İle)!

(a) Satınalma Talepleri veya Malzemelere Girme :

Satın alma görevlisi, kendi isteğine göre malzeme alımı için herhangi bir işlem başlatmaz. Satınalma talepleri sayesinde satınalma yetkilisi organizasyonda ihtiyaç duyulan malzeme türlerini öğrenir.

Bir satınalma talebi, satınalma departmanına malzeme satın almak için resmi bir istek olarak kullanılan bir formdur. Bu form, normal stok malzemeleri için mağaza sorumlusu ve normal ürün olarak stoklanmayan özel malzemeler için bölüm başkanı tarafından hazırlanır. Talep, talepte bulunanlara ek olarak, fabrika sorumlusu veya iş yöneticisi gibi bir yönetici tarafından onaylanır.

Satınalma talebi genellikle üç kopya halinde hazırlanır. Orijinal kopya satın alma bölümüne gönderilir, kopya, mağaza sorumlusu veya talebi başlatan departman tarafından tutulur ve üçlü, yetkilendirme yöneticisine gönderilir.

Düzenli malzeme kalemleri için mağaza sorumlusu tarafından başlatılan satınalma talebine 'düzenli' satınalma talebi denir ve departman başkanının özel malzemeler için hazırladığı satınalma talebine 'özel' veya 'ara sıra' satınalma talebi denir. Malzemelerin kalemleri sipariş seviyelerine ulaştığında düzenli bir şekilde satın alma talepleri hazırlanır; yani, yenileme siparişinin yerleştirilmesi gereken seviye.

Bu, malzeme sıkıntısını önlemek ve işlere veya bölümlere kesintisiz malzeme tedariki sağlamak için yapılır. Bir satınalma talebinin örnek formu aşağıda verilmiştir.

Satınalma talebinin yukarıdaki örneğinden, Satın Alma Departmanı'nın çalışmasına yardımcı olan üç temel bilgiyi sağladığı açıktır.

Bunlar:

(а) Ne tür malzeme satın alınacak? Malların ve mağaza kod numaralarının tanımı, satın alma talebinde açıkça belirtilmeli ve böylece doğru kalitede malzeme satın alınabilmelidir.

(b) Ne zaman satın alınacak? Malzemeler doğru zamanda satın alınmalıdır, böylece ne malzeme sıkıntısı, ne de stoklara aşırı yatırım yapılmayabilir.

(b) Arz Kaynaklarını Keşfetmek ve Tedarikçiyi Seçmek:

Satınalma talebinin alınmasından sonra bir malzeme tedarik kaynağı seçilmelidir. Satın alma departmanı genellikle her bir malzeme grubu için tedarikçilerin adlarının ve adreslerinin bir listesini tutar. Teklifler bu tedarikçilerden kendilerine teklif vererek davet edilebilir. Tedarikçilerden tekliflerin alınması üzerine, alınan çeşitli tekliflerin karşılaştırmalı bir beyanı hazırlanmalı ve istenen tedarikçiler seçilmelidir.

Malzeme alımı için sipariş verilecek tedarikçiyi seçerken, satın alma departmanı akılda bulundurmalıdır:

(i) Üretim kapasiteleri,

(ii) Tedarikçinin güvenilirliği,

(iii) Tedarikçinin mali durumu,

(iv) Tedarik firmasının yönetimi,

(v) Verilen fiyat,

(vi) Verilen fiyatın geçerli olduğu miktar,

(vii) Ödeme şartları,

(viii) Teslimat şartları ve

(ix) Ürünlerin üretildiği şartnameler.

Diğer tüm faktörler; Aynı şekilde, satın alma fiyatı belirli bir malzemenin satın alınacağı en düşük fiyat olmalıdır. Bu nedenle, malzemenin satın alındığı tedarikçinin güvenilir olması ve uygun kalitede ve doğru kalitede malzemeleri uygun fiyatlarla tedarik edebilmesi gerekir.

Satın alma görevlisi, bir tedarikçi seçiminde yukarıda belirtilen tüm kriterleri göz önünde bulundurmalıdır; Ancak, kuruşlu ve palavra gibi davranmamalı. Gerekli teslimat programlarını, kalite standartlarını ve ödeme koşullarını yerine getirmek için zaman zaman firmanın parasının çoğunu harcamaktan korkmamalıdır.

Satın Alma Müdürü, gerekli bilgileri teklifler takvimi, geçmiş kayıtlar, kataloglar, satın alma rehberleri ve diğer kitaplardan alacaktır. Kısacası, Satınalma Departmanının en önemli amacı olan akılda tutulması gereken tüm kayıtları tutmalıdır; yani, üretim fonksiyonunun sorunsuz bir şekilde yürütülmesine yardımcı olmak için doğru zamanda doğru miktarda ve doğru miktarda malzeme satın alarak.

Teklifleri davet etmek için çeşitli tedarikçilere verilen bir ihale formu örneği aşağıdaki gibidir:

Tedarikçilerin periyodik olarak değerlendirilmesi ve kalite, teslimat süresi, satış politikaları ve rekabetçi fiyatlar bakımından performansının kötü olduğu tespit edilenlerin tedarikçi listesinden çıkarılması gerekir. Gelecekte, performansları iyi bulunana kadar teklifler bu tür tedarikçilerden davet edilmemelidir.

Malzemeler açık ihale yöntemi, sınırlı ihale yöntemi ve tek ihale yöntemi ile satın alınabilir. Açık ihale yöntemi, basında reklam vererek birçok taraftan tekliflerin davet edilmesine yardımcı olur ve satın alma, önemli miktarda ve değer içerdiğinde takip edilir.

Bu yöntem, malzemelerin stoklarını artıracaktır çünkü reklamı yapılan tekliflerin, tekliflerin yerleşimi ve siparişlerin verilmesi için daha uzun zaman alması beklenir. Sınırlı teklif yönteminde, sınırlı sayıda tedarikçiden teklifler davet edilir. Sınırlı tekliflerde, tedarikçiler genellikle malzemelere aşinadır ve gerçekçi teklifler sunabilir.

Tedarikçiler geçmişte kanıtlanmış tedarikçilerdir. Sonuç olarak, belirtilen şartlara göre sürekli tedarik sağlanabilmektedir. Böyle bir ihale sisteminde, rekabet gücü de mümkündür, çünkü önceki fiyat teklif edilen fiyat ile karşılaştırılabilir ve eğer teklif fiyatları daha fazla ise, teklifin artışı haklı göstermesi için teklif verilebilir. Bu yöntem avantajlarından dolayı daha popüler. Tek bir teklif yöntemi, tedarikçinin tek tedarikçi olduğu yere gönderilir.

(c) Satınalma Siparişi:

Tedarikçiyi seçtikten sonra, satın alma departmanı mağazaların tedariki için bir satınalma siparişi hazırlar. Sipariş, tedarikçiye belirli malzeme veya malzemeleri tedarik etme yetkisi yazılıdır. Alıcı ile tedarikçi arasındaki sözleşmenin hem alıcıyı hem de tedarikçiyi siparişin verildiği şartlara bağlayan kanıtıdır.

Tedarikçi, satınalma siparişinin şart ve koşullarına göre malzeme tedarik etmekle yükümlüdür ve alıcının kararlaştırıldığı gibi malzemelerin teslimini kabul etmesi ve ödemesini yapması gerekir. Ayrıca, alıcıya ödeme talimatı verilen tedarikçiden ödeme almak için sipariş edilen malzemeleri alma ve hesap departmanına alma yetkisi veren belgedir.

Hazırlanacak satınalma siparişinin kopya sayısı organizasyondan organizasyona değişir. Kuruluşun büyüklüğüne bağlı olarak üç ila beş kopya hazırlanır.

Beş kopya hazırlanırsa, olası kullanım aşağıdaki gibi olabilir:

(i) Orijinal kopya, tedarikçiye gönderilir.

(ii) Bir kopya alıcı departmana gönderilir.

(iii) Satın alma talebini başlatan kişiye bir kopya gönderilir.

(iv) Muhasebe bölümüne bir nüsha gönderilir.

(v) Son kopya, ileride başvurmak üzere satın alma departmanı tarafından saklanır.

Satınalma siparişinin bir örnek formu aşağıda verilmiştir:

Malzemelerin zamanında alınabilmesi için verilen satın alma siparişlerinin düzenli olarak takip edilmesi gerekir. Anlaşmalar, üzerinde anlaşmaya varılan teslim tarihlerinde düzenli aralıklarla yapılmalıdır. Uygun düzeltici önlemler alınabilir veya söz verilen teslim tarihlerinde malzemelerin tedarik edilmesinde herhangi bir güçlükle karşılaşırlarsa alternatif arz kaynakları kullanılabilir.

Teslim tarihleri sona erdiğinde, tedarikçiden malzemeleri tedarik etmeyi umdukları tarihleri belirtmeleri istenmelidir. Teslimatlarda uzatma, yalnızca sözleşmelerdeki cezalara tabi olarak yapılmalıdır. Böylelikle siparişlerin takibi, malzemelerin sorunsuz satın alınmasını sağlar ve ayrıca malzemelerin alınmamasından dolayı fabrikanın kapanmasına karşı güvenceler sağlar.

(d) Malzemelerin Alınması ve İncelenmesi :

Büyük kaygılarla, malzemeleri almak ve incelemek için stoklama yerlerinden bağımsız ayrı bir Kabul ve Muayene Departmanı kurulmalıdır. Ancak, küçük kaygılarla malların alınması işi, mal sahibine emanet edilebilir.

Makbuz ve teftiş bölümünün işlevleri şunlardır:

1. Satınalma siparişi dosyalarının bakımı.

2. Tedarikçiler tarafından teslim challans kapsamında teslim edilen malzemenin alınması, boşaltılması ve açılması. Bu challanslar alıcı departmanında bir katip tarafından imzalanır ve challan'ın bir kopyası, tedarikçi tarafından challan altında teslim edilen malzemelerin alınması için kanıt olarak tedarikçiye geri gönderilir.

3. Alınan malzemelerin miktarını ve fiziksel durumunu kontrol etmek. Bu, satınalma siparişini teslimat challan ile karşılaştırarak yapılır. Herhangi bir kıtlık veya kırılma, tedarikçiye yönelik olmalıdır.

4. Alınan malzemelerin kalitesini kontrol etmek. Malzemelerin kalitesini kontrol etmek için mühendis veya kimyager çağrılabilir. Kalitenin satınalma siparişine göre olmasını sağlamaktır. Malzemelerin kalitesini kontrol ettikten sonra, departman kaliteye ilişkin bir rapor sunacak ve eğer bazı malzemeler bunun nedenini reddederse.

5. Muayenenin tamamlanmasından sonra, katip mal alan Mağazada veya Alınan Mallarda alınan malzemelerin ayrıntılarını girmelidir. Notun beş nüshası hazırlanmalıdır. Bir nüshası Kabul Departmanı tarafından tutulur ve malzemelerle birlikte dört nüsha depoya gönderilir.

Malzeme miktarını tekrar kontrol edecek ve notta verilen miktarla karşılaştıracaktır. Dört kopyayı da imzalayacak.

Bir kopyası kaydı için mağaza sorumlusu tarafından saklanacak ve diğer üç kopya aşağıdaki bölümlere gönderilecektir (her bölüme bir kopya):

(i) Satınalma Departmanı,

(ii) Muhasebe Departmanı,

(iii) Talebi başlatan Daire.

Alınan Mağazaların (veya Malların) Notları aşağıda verilmiştir:

Ücret ve tutar sütunlarının Maliyetlendirme Dairesi tarafından doldurulacağına dikkat edilmelidir.

Alınan mallar, alımların doğrulandığı ve tedarikçiye ödeme yapılan bir belgedir. Kısa sarf malzemesi taleplerinin karşılanmasında da yardımcı olur. Alınan tüm malzemelerin eksiksiz bir kaydını sağlar.

(e) Ödeme Faturalarını Kontrol Etme ve Geçirme :

Fatura tedarikçiden alındığında, hem gerçekliği hem de aritmetik doğruluğu kontrol etmek için mağaza muhasebesi bölümüne gönderilir. Faturada belirtilen miktar, faturanın fiyatı satınalma siparişinden kontrol edilirken, alınan notu dikkate alarak kontrol edilir. İndirimler, nakliye ücretleri, gümrük vergileri, tüketim vergileri, konteynırların maliyeti vb. İçin malzemenin fiyatı ayarlanmalıdır.

Son faturayı doğrulamadan önce, aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekir:

1. Varsa ticaret indirimi, malzemenin alım fiyatından düşülecektir.

2. Tedarikçi tarafından toplu alımlar için verilen miktar indirimi, malzeme fiyatından da düşülecektir.

3. Nakit indirimi ancak ödemenin peşin yapılması durumunda talep edilir. Bununla birlikte, bazı uzmanlar, nakit indiriminin saf finansal nitelikte bir öğe olduğunu savunmaktadır, bu nedenle maliyet hesaplarına alınmaması gerekir.

4. Malzemeyi kuruma getirirken ortaya çıkan nakliye ücretleri malzeme maliyetinin bir parçasıdır. Bu giderler alıcı adına tedarikçi tarafından karşılanırsa, malzeme faturası nakliye ücretleri ile birlikte artırılmalıdır.

5. Tedarikçi tarafından ödenen herhangi bir sigorta ücreti de malzeme fiyatına eklenecektir.

6. Satış vergisi, tüketim vergisi vb. De eklenecektir.

7. Tedarikçiden dolayı bakiyeye bağlı herhangi bir faiz eklenmelidir.

8. Tedarikçilere geri iade edilmemesi durumunda, malzemelerin alım fiyatına konteynerlerin maliyeti eklenir. Bununla birlikte, satın alma fiyatı tam olarak iade edilebilirse konteynerler için herhangi bir maliyet içermeyecektir. İndirgenmiş değerlerde iade edilebilir konteynerler durumunda, kiralama, yani, tedarikçi tarafından fiyatlandırılan fiyat ile iade edilebilir fiyat arasındaki fark, malzeme fiyatına eklenir.

Tasarıyı doğruladıktan sonra, aritmetik doğruluk da kontrol edilmelidir. Mağaza muhasebesi bölümü nihayet ödeme faturasını onaylar, onaylar ve geçer ve bu bazda kasiyer ödemeyi yapabilir. Ödeme, herhangi bir siparişde kararlaştırılan şartlara göre yapılır.

Çizim 1:

Teklifler bir mağazaya davet edildiğinde, aşağıdaki gibi teklifler alındı:

Tedarikçi A:

(a) Her biri için Rs2 oranı; (b) Ticaret indirimi% 10; (c) Faturaların alınmasından sonraki iki hafta içinde ödenmesi durumunda% 5'lik nakit indirimi; (d) Nakliye ücreti 100 birim başına 1 Rs.

Tedarikçi B:

(a) Her biri 1.80 Rs (1.000 birime kadar), her biri 1.60 Rs (1.000 birimin üzerindeki siparişler için); (b) Faturaların malzemelerin alınmasından sonraki iki hafta içinde ödenmemesi durumunda yıllık% 6 faiz eklenir; (c) Nakliye ücreti 100 birim başına 3 Rs'dir.

Her ay yaklaşık 5.000 birim gerektiğine ve kalite ile diğer arz koşullarının aynı olduğu varsayılırsa, satınalma siparişinin verilebileceği konusundaki yorumlarınızı sunun. Fabrika her iki haftada bir toplam aylık faturalarının% 50'sini öder.

Çözüm:

En düşük malzeme maliyeti nedeniyle satınalma siparişi B tedarikçisine verilmelidir.

Çizim 2:

Tekliflerin davet edilmesinden sonra, aşağıdaki şekilde iki teklif alınır:

(a) Rs. Birim başına 4.20.

(b) Rs. Birim başına 4.00 artı Rs. Sipariş edilen birimlere bakılmaksızın 2.000 sabit ücret eklenecek.

Siparişin kiminle verileceğine ve hangi miktarın sipariş edileceğine ilişkin argümanlarınıza danışın.

Çizim 3:

Rs için bir karma kamyon malzemesi yükü satın alınmıştır. 9.000. Bunlar, pazar oranları her birine karşı gösterilen aşağıdaki sınıflarda sıralanmıştır: