Satınalma Departmanı ve Merkezi Satın Alma

Satın alma kontrolü, satın alımların tüm yönlerinin kontrolünü kapsar. Alımlar, satın alma departmanı tarafından yapılır.

Satın alma departmanı:

Satın alma departmanı bir organizasyonda çok önemli bir rol oynamaktadır, çünkü satın alma, malların üretimi, kalitesi, maliyeti, etkinliği ve müşterilere hızlı bir şekilde teslim edilmesiyle ilgili her önemli faktör üzerinde etkilidir. İşlevi, istenen kalite standardını koruyarak tutarlı olarak malzemeleri, malzemeleri, hizmetleri, makineleri ve aletleri en uygun koşullarda temin etmektir.

Malzeme alımı için bir sipariş verildiği andan itibaren satın alım, malzeme yönetiminin en önemli işlevi olup, şirketin nakit akışını etkileyen şirketin finansmanının önemli bir bölümünü oluşturur.

Bu nedenle, bir işletme endişesinin büyüklüğü izin veriyorsa, ayrı bir satın alma departmanı bulunmalı ve her tür materyali satın alma sorumluluğu bu bölüme verilmelidir. Bu bölümün başkanı genellikle Satın Alma Müdürü veya Tedarik Müdürü veya Baş Alıcı olarak bilinir.

Ayrı bir satın alma departmanı kurmanın ardındaki temel hedefler şunlardır:

1. Üretimde kesintisiz malzeme akışı olabilmesi için malzemelerin sürekli kullanılabilirliğini sağlamak;

2. En ekonomik fiyatlarla rekabetçi ve akıllıca alımlar yapmak;

3. Malzemelere yatırımı minimumda tutmak için makul miktarlarda alım yapmak;

4. Asgari olası malzeme israfına ve üretim kaybına sahip olacak şekilde kaliteli malzeme satın almak;

5. En iyi malzeme temini koşullarını sağlayacak iyi bir tedarikçi ilişkisi geliştirmek;

6. Alternatif bir tedarik kaynağı geliştirmek, böylece belirli bir tedarikçinin malzemeleri tedarik etmemesi durumunda bu alternatif kaynaklardan malzemeler satın alınmasını sağlamak;

7. Tedarikçilerden malzemelerin sorunsuz teslimatını sağlamak ve herhangi bir anlaşmazlık veya maddi kayıp riskinden kaçınmak için en avantajlı satın alma yöntemini benimsemek; ve

8. Fiyatlar, tedarik kaynakları, şartnameler, teslimat şekli vb. İle ilgili malzeme bilgisi konusunda bilgi merkezi olarak hizmet vermek.

Özetle, ayrı bir satın alma departmanı kurmanın temel amacı, istenen kalitede malzemenin sürekli kullanılabilirliğini sağlamak, üretimde üretim ve kaybın önlenmesi ve aynı zamanda bitmiş ürünün nihai maliyetinin düşürülmesidir.

Merkezi Satın Alma :

Satınalma departmanı merkezi veya merkezi olmayan olabilir. Merkezi satın alma departmanı, tüm satın alma fonksiyonlarının bir departman üzerinden yönlendirildiği anlamına gelir. Satın alma merkezileştirilmeli, çoğaltma, çakışma ve tekdüze olmayan satın alımların önlenmesi için tüm satın alımlar satın alma departmanı tarafından yapılmalıdır.

Malzeme, sarf malzemesi, hizmet, makine ve araç gerektiren diğer tüm bölümler, merkezi satın alma departmanına zamanında ve uygun alımlar yapmak için girintiler veya satınalma talepleri göndermelidir.

Merkezi Satın Alma Avantajları:

1. Malzemeler satın alındığında, uygun koşullar, örneğin daha fazla ticaret indirimi veya ulaşımdaki ekonomiler elde edilebilir, çünkü ilgili miktar büyük olacaktır.

2. Satın alma departmanı, malzemeleri satın alma konusunda uzman olan yüksek ücretli yetkililerle birlikte çalışabilir. Bu kişilerin özel bilgi ve becerileri kullanılabilir.

3. Satın alma üzerinde daha iyi kontrol mümkündür. Birkaç kişinin gereksinimleri için alım yapma yetkisine sahip olduğunda dikkatsiz satın alma şansı vardır.

4. Alımlarla ilgili tüm kayıtlar, satın alma görevlisinin gözetiminde tek bir yerde tutulur. Bu hem kayıtların hem derlenmesinde hem de danışmanlığında ekonomiyle sonuçlanır.

5. Merkezi satın alma, tek tip satın alma politikalarını, uygulamalarını ve prosedürlerini takip etmede yardımcı olur.

6. Çabaların tekrarlanmasından kaçınır ve ürün standartlarına ulaşmada yardımcı olur.

7. Üretim ve servis departmanları ile irtibat merkezi satın alma ile daha kolay hale gelir çünkü tüm departmanlar malzeme, malzeme, hizmet ve araç gereklilikleri için satın alma departmanına yaklaşmak zorundadır.

8. Merkezi satın alma ekonomide bir satıcıya yol açar, çünkü merkezi olmayan satın alma işlemi altında birçok kişi yerine tek bir satın alma görevlisi vardır.

Merkezi Satın Almanın Dezavantajları:

1. Merkezi satın alma gecikmeye neden olacaktır, çünkü farklı yerlerdeki şubeler gereksinimlerini satın alma departmanına gönderecek ve satın alma departmanı daha sonra onların gereksinimlerine bakacak ve malzeme alımı için sipariş verecektir.

2. Merkezi satın alma durumunda, farklı yerlerdeki şubeler yerel satın alımdan yararlanamaz.

3. Malzeme gerektiren şube ve satınalma departmanı arasında yanlış malzeme alımı yapılabilecek sonuçta yanlış anlama olasılığı vardır.

4. İlk maliyetin yüksek olmasına yol açacaktır, çünkü malzeme alımı için ayrı bir satın alma departmanı kurulacaktır.

Farklı yerlerde çeşitli şubeler veya fabrikalar işleten ve farklı türlerde malzeme gerektiren farklı ürünler üreten, merkezi olmayan bir satın alma işlemine sahip olabileceği ve farklı fabrikaların yerel pazarlarda alım yaparak gereksinimlerini karşılayabileceği sonucuna varılabilir. Farklı yerlerde bulunan dallar veya fabrikalar aynı türden malzemelere ihtiyaç duyuyorsa, merkezi satın alım yapılması avantajlıdır.