Rutin: Anlamı, Özellikleri ve Önemi

Rutin hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra hakkında bilgi edinmek için: 1. Rutinin Anlamı 2. Rutinin Özellikleri 3. Rutinin Önemi 4. Sekreterin Bazı Tipik Rutin İşleri.

Rutinin Anlamı:

Her türlü iş için planlama gereklidir. Planlama, ön düşünme anlamına gelir.

Planlama analizleri:

Ne yapmalı?

Neden yapılmalı?

Nasıl Yapılır?

Kim tarafından yapılacak?

Ne zaman yapılmalı?

Nerede Yapmalı?

Her sorguya cevap ilk önce elde edilmeli ve daha sonra bir eylem denenmelidir. Plandan sonra prosedür geliyor.

Her iş parçasının kendi prosedürü vardır. Bir rutin düzenli bir prosedür sürecidir. “Elbette” kelimesi bir dizi eylem duygusu içerir. Bu nedenle bir rutinin içinde bir dizi eylem vardır.

Bir rutinin iki yönü vardır:

(a) Öncelik sırasına göre birbiri ardına gelen eylemler ve

(b) Her eylem için bir zaman faktörü.

Çok sayıda rutin bazı aktivitelerin toplam resmini sağlayan bir sistem yapar. Herhangi bir ofis çalışmasına bakarsak, iki yönü de buluruz. Örneğin, gelen postaların ele alınması. Bileşen eylemleri şunlardır: Postaları almak, açmak, içerikleri incelemek, tarih damgalamak, sıralamak, dağıtmak ve takip etmek.

Her basamağın kendi yöntemi vardır ve eğer yöntem doğruysa, harcanan zaman minimum olur. Bu rutin toplam yazışma sisteminin bir parçasıdır. Sadece bir iş basit bir şekilde yapılmakla kalmaz, doğru, zamanında ve verimli bir şekilde yapılmalıdır. Uygun bir rutin varsa, bu mümkündür. Çalışma koşullarının uygun olduğu bir ofiste, ekipman mevcut, denetim ve kontrol mevcut ve doğru personel istihdam ediliyorsa, rutin etkili oluyor. Bir ofisteki her iş için bir rutin hazırlamak, bir ofis organizasyonunun bir fonksiyonudur.

Bir Rutinin Özellikleri:

(1) Rutin bir çalışma birkaç adımdan veya bir dizi adımdan oluşur. Bir adım bilindiğinde, her seferinde ve bu işi yapan her kişi tarafından aynı şekilde tekrarlanmalıdır.

(2) Bir rutin formüle edilmeli veya hazırlanmalıdır. Yeni bir ofis kurulduğunda rutinin hazırlanması daha fazla zaman alır. Diğer benzer kuruluşların tecrübesi büyük değere sahiptir.

(3) Bir rutinin bir amacı vardır ve her adım bu amacın gerçekleştirilmesine katkıda bulunacaktır.

(4) Tüm adımların korelasyonu ve belirli bir zaman sırası olmalıdır.

(5) İşin çoğaltılması veya üst üste binme veya boşluk olmaması gerekir.

(6) Bir rutinin gerçekleştirilmesi için kuralların çerçevelenmesi gerekir.

Bir Rutinin Önemi:

Ofis rutininin önemi büyüktür.

Bir rutin uygun şekilde hazırlanır ve takip edilirse aşağıdaki avantajlardan yararlanılır:

(1) Performans sabit bir standarda göre:

Standardın dört yönü vardır:

(a) Miktar - İstenilen bazı çalışma kalitesinin gerçekleştirilmesi gerekir,

(b) Kalite — performans beklenen kalitede olmalıdır,

(c) Zaman — performans belirli bir zaman diliminde olmalı

(d) Maliyet - maliyet faydaları aşmayacaktır.

(2) Daha İyi Kontrol Var:

Bir rutin varsa, denetim personelinin kontrolü kullanması daha kolaydır. Bir denetim otoritesi rutinin takip edilip edilmediğini kontrol etmek zorundadır.

(3) Daha İyi İş Akışı:

Verimli ofis yönetimi, sorunsuz iş akışı ve maksimum çıktı olduğunu görmek anlamına gelir. Eğer herkes rutini takip ederse, önünde duran engeller ya da engeller olmaması koşuluyla daha iyi iş akışı olacaktır.

Rutin İş Nasıl Yapılır?

Rutin bir iş yürütme sürecinde dört unsur vardır:

(a) İş yapma yöntemi,

(b) Kullanılacak ekipman,

(c) Personel,

(d) Çalışma şartları.

Elementlerden herhangi birinde herhangi bir hata olması durumunda rutin işler engellenir.

Engeller veya Arızalar aşağıdaki şekilde meydana gelir:

(a) Bir işi yapmanın en iyi metodu bilinmeyebilir veya personele bildirilmeyebilir,

(b) İş için gerekli olan kısa form, kırtasiye, herhangi bir makine veya cihaz vs. olabilir. Makine bozuk olabilir. Makinenin uygun şekilde bakımı olmayabilir. Belirli bir malzeme veya bir makinenin yedek parçası mevcut değildir,

(c) Uygun personel eksikliği olabilir. Kusur işe alım sistemindedir. Personelin eğitimi eksikliği olabilir. Personel ciddi veya özenli olmayabilir. Düzensiz olabilirler veya dedikodu yaparak zaman harcıyor olabilirler. Dolaylı olarak, uygun denetim ve kontrol eksikliği anlamına gelir.

(d) Çalışma koşulları işe yaramaz veya elverişli olmayabilir. Işık eksikliği, elektrik kesintisi, dış rahatsızlık vb. Nedenlerden bazıları,

(e) Hatalı yerleşim olabilir.

Engellerin üstesinden nasıl gelinebilir?

Ofis işlerinin düzgün bir şekilde planlanması ve kontrol altına alınması ile rutin iş akışını kolaylaştırmak için engeller aşılabilir. İcra başkanı olarak sekreterin bu konuda büyük sorumlulukları vardır. Bu amaçla, farklı türlerde 'rutin çizelgeler' veya 'akış çizelgeleri' veya 'işlem çizelgeleri' hazırlanır. Bunlar bir iş yapmak için ardışık olarak hangi adımları takip edileceğini kolayca anlayabilen şemalardır.

Bu tür çizelgeleri 'boyun tablosu', 'izometrik çizelge' vb. Gibi yapmanın farklı teknikleri vardır. Asıl mesele, ofis yöntemleri üzerinde kapsamlı bir çalışma ve araştırma yapılmasıdır. Büyük bir kuruluş, O & M çalışması için ayrı bir bölüme sahip olabilir. O & M, Organizasyon ve Yöntemler anlamına gelir.

Her iş parçası ardışık aşamalardan geçer ve bunlar bir Akış Şemasında bazı sembollerle ifade edilir. Örneğin:

Bununla birlikte, her türlü işin yeniden kullanılamayacağına dikkat edilmelidir. Rutinler tekrarlayan nitelikteki fonksiyonlar için hazırlanmıştır. Acil rutin sırasında çalışmıyor.

Sekreterin Bazı Tipik Rutin İşleri:

Bir sekreterin düzenli olarak ofisinde yapması gereken tipik rutin işler vardır. Aşağıda tarif edildiği gibi işler genellikle genel sekreter tarafından değil özel bir sekreter veya hatta ofis sekreteri tarafından yapılır. Ancak bir sekreter bu işleri özel sekreteri veya ofis sekreteri tarafından alabilir.

(A) Telefon veya Çağrıları Kullanma :

Telefon kullanımı, bir ofiste hem iç hem de dış iletişim için ortak bir özelliktir. Büyük bir ofisin PBX veya PAX bağlantısı veya inter-com ile kendi dahili telefon sistemi vardır. sistemi. Dahili telefon santralleri klavyesinde, manuel geçiş sistemi varsa, santral kartını kullanan bir operatör var. Bu, tüm operasyonun mekanik bir parçasıdır.

Telefonun kullanımı aslında bağlantı kurmak ve konuşmaya başlamak demektir. Dışarıdan çok sayıda arama geliyor ve dışarıdan gelenler için de çok sayıda arama çıkıyor. Aynı zamanda bölümden bölüme çok sayıda dahili bağlantı gerekir. Meşgul bir ofis için bu tür dış ve iç bağlantılarda maksimum fırsatlar sağlamak muazzam bir iştir.

Personel üyelerinin gelen ve giden kişisel çağrıları vardır. Bunların en aza indirilmesi gerekiyor, çünkü resmi çağrıları engelleyebilir. Büyük bir ofiste çok sayıda dış hat olabilir ve ayrıca önemli yöneticilerin odalarından doğrudan hatlar da olabilir. Acil durumlar için çalışma saatlerinden sonra bile özel bir hat var.

Özel Sekreterin Görevleri:

Özel bir sekreter, patronu adına önce telefon görüşmelerine katılır. Telefon çalışması hakkında tam bilgiye sahip olmalı. Telefon departmanı tarafından verilen farklı servislerin yanı sıra farklı türdeki aramaların (yerel, ücretli, ana hat, fonogram vb.) Kural ve prosedürlerini de bilmesi gerekir. Büyük bir ofisin de teleks bağlantısı olabilir veya kuruluş içindeki yazıcı hizmeti (TPM veya Tele-yazıcı Mesajı).

Özel bir sekreter, patron tarafından gönderilen veya kaydedilen mesajları kaydetmek için bir telefon defteri tutmalıdır. Telefon rehberinde, kimin ve kimden mesaj alıp gönderdiği tarafların tam açıklaması için sütunlar bulunur.

Özel bir sekreter, telefonla konuşma sanatını da bilmelidir. Yaklaşımı kibar, sesi açık olmalı ve bütün görgü kurallarına uymalı, örneğin başında bir günaydın veya 'namaskar' veya sonunda bir veda veya 'namaskar' dileğiyle.

Gelen veya giden birçok telefon görüşmesi yapmak zorunda kalabilir, ancak rahatsız edilmemeli veya rahatsız edilmemelidir. Davranışlarının nihayetinde patron üzerinde bir etkisi olduğunu anlamalıdır. Özel bir sekreter, genel olarak patronunun sıklıkla bağlantı istediği telefon numaralarının bir listesini tutar.

(B) Arayanların Kullanılması :

Bir sekreter irtibat subayıdır ve bu nedenle her gün çok sayıda insan onu çağırır. Büyük bir ofis, önce arayanları alan ve sonra ilgili departmanlara veya kişilere gönderen bir resepsiyon görevlisini tutar. Arayanların ofise girmesine izin vermeden önce bazen belirli yöneticilerin izinleri gerekir. Küçük bir ofiste arayanlar doğrudan sekretere yaklaşabilir. Büyük bir yönetici veya yöneticiye gelen arayanlar özel sekreterine başvurmak zorundadır.

Her gün ofise gelen dört tip arayan vardır:

(1) Daha önce randevu almış olanlar. Zamanında gelmeleri koşuluyla, bu tür arayanları idare etmek zor değildir. Özel sekreter patronu ile tanışmasına izin verir veya patron meşgulse biraz beklemesini isteyebilir.

(2) Önceden randevu almadan çağrı yapanlar. Ancak eğer böyle bir kişi ofise tanınıyorsa ve hatta kuruluş için büyük önem taşıyorsa, memnuniyetle karşılıyor ve sekreter patronla iletişim kurmaya çalışıyor.

(3) Sıkça gelen ancak kesin olmayan işler için gelenler. Örneğin, farklı tedarikçilerden satış temsilcileri. Sekreter patron tarafından istenildiği gibi onları idare edecek. Sekreter patronuyla rehberlik için telefonda konuşacak.

(4) Tesadüfen veya bir miktar soruşturma için gelen bilinmeyen kişiler. Sekreter, şahsen onu idare edecek ve daha sonra atanmak üzere daha sonra gelmesini isteyecektir. Arayanın niteliği ne olursa olsun ve onu kullanma tekniği ne olursa olsun, sekreter tamamen kibar davranacak ve ziyaretçinin hissine asla zarar vermeyecektir.

(C) Randevu Alma :

Özel bir sekreterin başka bir rutin çalışması patronu ve diğerleri arasında randevu almaktır. Diğerleri hem yabancıları hem de kurumun veya personelin üyelerini içerir. Randevular yine iki türdür; randevu almak isteyen bir yabancı veya yapmak isteyen patron.

Yerel randevular telefon üzerinden yapılır, ancak diğer yerlerin insanları için randevular genel olarak yazışmalar veya hatta telefon veya teleks üzerinden yapılır. Sekreter tüm randevular için bir günlük tutmalı ve her gün patronuna randevular hakkında hatırlatma yapmalıdır.