Halka Açık Toplantı Nasıl Düzenlenir? (11 Ana Adım)

Bu makale, halka açık bir toplantı düzenlemek için izlenmesi gereken on bir adıma ışık tutmaktadır. Adımlar: 1. Bir Yer Seçilmesi Gerekir 2. Başkan ve Konuşmacılar Sabit olmak zorundadır 3. Tanıtım 4. Gönüllüler 5. Oturma Düzenlemeleri 6. Basın 7. Genelge 8. Öğle Yemeği Düzenlemesi 9. Bir Gündem 10. Oturumlar 11. Finansal Konaklama

Adım # 1. Bir Yer Seçilmesi Gerekir:

Bir umumi salon veya park veya caddeden karşıya geçiş gibi açık bir alan olabilir. Salonun kapasitesi çok önemlidir. Küçük bir salonun kısmen boş kalan büyük bir salon ile dolu olması tercih edilir. Bununla birlikte, rant sorunu da önemlidir.

Adım # 2. Başkan ve Konuşmacılar Sabit olarak yatmak zorundadır:

Örgütün Başkanı veya Başkanı, toplantıya başkanlık edebilir, ancak bazen prestij ve çekicilik için sandalyeyi tutması için önemli bir kişilik davet edilir. Konferans veya kongre olması halinde, konuşmacılar ülkenin farklı yerlerinden seçilmelidir. Bu durumda, konaklama ve yemek düzenlenmesi gerekir. Farklı yerlerden gelen delegeler için de aynı şey yapılmalı.

Adım # 3. Tanıtım:

Tanıtım gereklidir ve bunun için gerekli düzenlemeler yapılmalıdır. Halk toplantılara ilgi duymaz ve bu yüzden de ilgi alanlarının içinde olması gerekir. Afişlerin basılması ve düzeltilmesi, el ilanlarının dağıtılması, afişlerin yerleştirilmesi ve gazetelere yerleştirilmesi yaygın tanıtım yöntemlerinden bazılarıdır. Amaç için bir bütçe gereklidir.

Adım # 4. Gönüllüler:

Gönüllüler (veya görevliler), farklı işler yapmak için ve özellikle toplantı yerinde misafirleri ve katılımcıları yönlendirmek, yasa ve düzeni sağlamak ve organizatörlere yardımcı olmak için istihdam edilmelidir. Kabulü denetlemek ve ayrıca delegeler ve sempatizanlardan fon toplamak için bir Alım Komitesi atanır.

Adım # 5. Oturma Düzenlemeleri:

Katılımcıların salonda ya da yerde oturması ve konuşmacılar ile platform ya da dais konukları için tüm düzenlemeler yapılmalıdır. Toplantının karakterini tanımlamak ve popülerlik kazanmak için sıklıkla renkli süslemeler yapılır.

Adım # 6. Basın:

Basının konulması için özel dikkat gösterilmelidir. Gazete raporları, gazetecilere verilen tedaviye bağlı olarak olumlu veya olumsuz olacaktır.

Adım # 7. Dairesel:

Tüm yazılar katılımcılar arasında dağıtıma hazır olacaktır. İnsanlara uygun zamanda ulaşmaları gerekir. Bazen, tarihi değeri olan Konferanslar vesilesiyle hatıralar yayınlanmaktadır. Hatıralık eşyalar, reklam yoluyla elde edilen gelir kaynaklarıdır. Genellikle hatıra üretmek için ayrı bir Hatıra Komitesi atanır.

Adım # 8. Öğle Yemeği Düzenlemesi:

Bir konferans veya kongre için çok yaygın olan delegeler ve misafirler için öğle veya çay düzenlenmesi, başka bir zor ve belki de halka açık bir toplantıya bağlı olarak çaresiz bir iştir.

Adım # 9. Bir Gündem:

Program bir gündem, konuşmacıların listesi, farklı oturumlar için başkanların isimleri vb. İle sonuçlandırılmalıdır. Gündeme dahil edilecek maddelerin delegelerden daha önce davet edilmesi gerekebilir. Program dağıtım için basılmalıdır.

Adım # 10. Oturumlar:

Bir konferans için iki özel oturum vardır - Açılış. yani, açılış ve Valedictory, yani kapanış. Onlar için özel düzenlemeler yapılır.

Adım # 11. Finansal Konaklama:

Finansal konaklama yapmak bir diğer önemli görevdir. Bazen toplantının maliyeti çok artar. Finansman kaynakları şunlardır: kuruluşun fonu, delegelerin ücretleri, reklam hatıraları, Kabul Komitesi üyeliği, vb.