Dakikalar: Anlamı, Özellikleri ve Yönleri

Toplantı Tutanakları hakkında bilgi edinmek için bu makaleyi okuyun. Bu makaleyi okuduktan sonra öğreneceksiniz: 1. Tutanakların Anlamı 2. Tutanakların Önemi 3. Özellikler 4. Unsurlar.

Tutanakların Anlamı:

Tutanaklar doğrudur ancak bir toplantıda gerçekleşenlerin yoğunlaştırılmış resmi kayıtlarıdır. Her toplantı için tutanak hazırlanmalı ve korunmalıdır. Tutanakları yazmak sekreterin görevidir ve bu amaçla bir tutanak defteri olacaktır.

Bir organizasyonda ayrı bir toplantı sınıfı için ayrı bir tutanak gereklidir. Örneğin, bir şirkette üyelerin toplantıları, Yönetim Kurulu, yöneticiler tarafından oluşturulan her komite vb. İçin ayrı tutanak defterleri bulunur.

Dakikaların Önemi:

Bir toplantı tutanağı aşağıdaki amaçlar için hazırlanmalı ve korunmalıdır:

(a) Bir toplantıda işlem gören işletmenin kayıtlarını tutmak.

(b) Belli konularda yapılması gerekenler hakkında rehberlik sağlamak.

(d) Herhangi bir anlaşmazlık olduğunda alınan tüm kararlar, üyelerin katılımı, varsa herhangi bir üyenin muhalifliği, her konuda oy kullanma eğilimi, vb. hakkında kanıt sağlamak.

(e) Toplantılarla ilgili formaliteleri (genellikle yasal olarak) gözlemlemek.

(f) Toplantının geçerliliğini sağlamak.

Tüm bu nesneler dakikalara büyük önem veriyor ve bir organizasyonu başarılı bir şekilde yürütmek için vazgeçilmez kılıyor.

Dakika Özellikleri:

(1) Dakikalar açık ve net bir dille yazılmalıdır, böylece onlardan geçen herkes tarafından kolayca anlaşılabilir.

(2) Dakikalar kısaca yazılmalıdır. Sekreter, bir toplantının ilerlemelerini ve gereksiz detayları ortadan kaldırarak tutanakları hazırladığı notları not alır. Alınan kararların eksiksiz olarak kaydedilmesi gerekir, ancak kararın alınmasından önce farklı üyeler tarafından yapılan tartışmaların kaydedilmesine gerek yoktur.

(3) Bir dakikalık kitap olmalı. Bir kitap ardışık olarak numaralandırılmış ve aralıklı sayfalardan oluşur. Kilitli bir gevşek yaprak bağlayıcı da amaca hizmet edebilir.

(4) Dakikalar tercihen elle yazılmalıdır.

(5) Tutanakların iki bölümü vardır - (a) Anlatım Tutanakları - Bu bölüm (i) toplantı ve tarih, saat ve mekan hakkında kısa bir açıklama içerir (ii) Mevcut üyelerin adları. Büyük toplantılar veya genel kurul toplantılarında isimler yazılamaz. (iii) Başkanın seçimi, başkanın oyu, başkanın imzası, sekreterin imzası (yazar olarak) gibi bazı olayların kayıtları.

(b) Karar tutanakları - Bu bölüm toplantıda alınan tüm kararları kararlar şeklinde içerir. Teklif verenlerin ve ikincillerin adlarının yanı sıra muhaliflerini kaydetmek isteyen bu üye adlarının da yazılması arzu edilir. Bir toplantı ertelenirse, toplantının her bir tarihi için tutanaklar, farklı tarihlerde yapılan işlemlerle ayrı olarak yazılır.

(6) Dakikalar iki şekilde yazılabilir - (a) Paragraf formu - Toplantıda işlem gören her iş maddesi, bir başlık veya seri numarası olan bir başlık altında ayrı bir paragrafa yazılır, (b) Tablo formu - Sayfalar Seri numarasını, konu başlığını ve alınan veya gerçekleşen kararları gösteren sütunlara ayrılır. Biçim ne olursa olsun, üstte toplantı ile ilgili kısa bir açıklama, alt kısmında ise başkan ve sekreterin imzası bulunur.

(7) Bir şirketin toplantılarında bulduğumuz gibi, tutanaklarla ilgili yasal kurallar olabilir.

(8) Tutanakların aşağıda ayrıntılı olarak açıklandığı gibi birkaç yönü vardır.

Dakikaların Yönleri:

Dakikaların Dört Boyutu:

(1) Hazırlık:

Dakikalar hazırlanmalı. Tutanakları hazırlamak sekreterin görevidir. Onları toplantı sırasında aldığı çok sayıda nottan hazırlar. Toplantı bittikten sonra tutanakları tutanaktan ayrı olarak her şey onun hafızasında kaldığı zaman tutanakları hazırlar.

Şirketler Kanunu, tutanakların toplantı tarihinden itibaren otuz gün içinde hazırlanmasını öngörür. Bazen bir stenografi, sekreterin tutanakları hazırlamasına yardımcı olacak bir toplantıdaki işlemlerin ayrıntılı ve sözlü (kelime için) kayıtlarını yapmak üzere görevlendirilir.

Sekreterin, yazı tutanaklarının tarzını bilmesi beklenir ve iki formdan herhangi birini benimseyebilir. Bir organizasyonun tüm toplantılarının tutanakları hazırlanmalıdır. Gündelik bir toplantının tutanakları bile yazılmıştır.

Başkan, sekreter tarafından yapılan yazılarda düzeltmeler yapma yetkisine sahiptir ve bazı hususların dahil edilip edilmeyeceğine de karar verebilir. Bu nedenle, genel uygulama, tutanakların bir taslağını hazırlamak ve başkanın eline geçtikten sonra, son yazı, tutanak kitabının sayfalarında yapılır.

(2) Onay:

Dakikalar onaylanmalı. Başkan tutanağı onaylar.

İki geniş doğrulama yöntemi vardır:

(1) Kurul, komite veya sıkça toplanan diğer küçük bir kuruluşun toplanması durumunda, benimsenen yöntem, önceki toplantı tutanaklarının bir sonraki toplantıda okunup o toplantı başkanı tarafından onaylanmasıdır.

(2) Genel kurul toplantıları gibi nadiren yapılan toplantılarda, toplantıdan sonra öngörülen süre içerisinde tutanak teyit edilir ve toplantı kurulunca üyelerin incelemesi için hazır bulundurulur. eğer varsa itiraz etme imkanı. Onay, toplantıya başkanlık eden başkan veya başkanın bulunmadığı durumlarda yerine uygun olan herhangi bir yetkili kişi tarafından yapılır.

Bir toplantıda alınan kararların ne zaman etkili olacağı konusunda yasal bir nokta ortaya çıkmaktadır. Bir toplantıda alınan kararlar alındıkları zaman yürürlüğe girer ve dakikalar yazılıp onaylanmadan yürürlüğe girer. Dakikalar sadece delil kayıtlarıdır. İmzalanıp onaylandığında tutan tutanaklar, mahkemede delil olarak kabul edilir.

(3) Koruma:

Kayıtlar ve kanıtlar için tutanaklar korunmalıdır. Uygun şekilde hazırlanmış ve korunmuş bir tutanak defteri, mahkemede delil kaynağı olarak kabul edilir. Tutanak defterleri ofiste tutulmalıdır (bir şirket, kooperatif bir toplum, vb. Tutanakları korumak sekreterin sorumluluğundadır.

(4) Dolaşım:

Tutanaklar üyeler arasında çoğaltılabilir ve dağıtılabilir. Bununla birlikte, dakikalar dolaşımda olması zorunlu değildir. Genel kurul toplantısı halinde genel olarak yapılmaz, ancak bir üye bir kopya istediğinde bazı şartlar altında kendisine gönderilmesi gerekir.

Komite veya Kurul toplantılarında, tutanakları başkan tarafından imzalandıktan ve onaylandıktan hemen sonra veya bir sonraki toplantının bildirilmesiyle tutanakların dağıtılması uygulaması vardır.