6 Satın Alma Temel İlkeleri

Bu makale, malzeme yönetiminde satın almanın altı ana ilkesine ışık tutuyor. İlkeler şunlardır: 1. Doğru Kalite 2. Doğru Miktar 3. Doğru Fiyat 4. Doğru Kaynak 5. Doğru Zaman 6. Doğru Yer.

Satın Alma İlkesi # 1. Doğru Kalite:

Kalite, belirli bir şeyi yapma yeteneği veya belirli bir ihtiyacı karşılama gücü olarak tanımlanmıştır.

Başka bir deyişle kalite, belirli bir amacın yerine getirmesi için belirli bir şeyin faydalı değeri anlamına gelir.

Bir organizasyonda ihtiyaç duyulan malzemelerin kalitesini belirlemek için başlangıç noktası son kullanımdır, yani ne yapılması veya başarılması amaçlanmaktadır.

O zaman bir şartname oluşturmalıyız ve bu kalite ile ilgili. Tam ve eksiksiz bir kalite şartnamesi, bir satın alma sözleşmesinin önemli bir parçasıdır.

Bir malzemenin kalitesi, son kullanım ile doğrudan bir ilişkiye sahiptir. Başka bir deyişle, uygun olmayan bir kalite, nihai ürünün belirli bir amaç için çok iyi veya çok kötü olduğu anlamına gelir. Bunların her ikisi de son ürünün maliyetleri ve rekabet edebilirliği üzerinde doğrudan bir etkiye sahiptir. Bir durumda, bazı ekstra maliyetler kaliteyi gerekenden daha fazla yapmak zorundadır ve diğer durumda ortaya çıkan ürünün kalitesi zarar görecektir.

Kaliteyi çeşitli şekillerde, yani boyutlar, ağırlıklar ve ölçüler, kimyasal özellikler, fiziksel özellikler, kuvvet, güç, sınır ve tolerans, sertlik, bitiş, renk, kapasite, dayanıklılık, performans özellikleri, görünüm, tasarım vb. İle ifade edebiliriz.

Kalite gereksinimi önce belirlenmeli ve sonra doğru bir şekilde belirtilmelidir. Kalitenin tanımlanmasındaki belirsizlik satın almadaki en büyük sorunlardan biridir. Bu, tedarikçinin alıcı tarafından neyin gerekli olduğunu tam olarak anlamasını sağlayarak sağlanabilir. Tedarikçi kalite gerekliliklerini doğru bir şekilde anlamıyorsa, bazı yanlış malzeme türleri tedarik edilebilir.

Bu da, üretimin durması, üretim kontrolünün bitmiş ürün (ler) in reddetmesi ve üretim sürecinin sonunda yüksek miktarda (yüzde) hurda çıkması gibi çeşitli sorunlara yol açabilir. Tüm bu miktarlar boşa.

Doğru kalite, kalitenin tam olarak doğru olması, ne çok yüksek ne de çok düşük olması gerektiği anlamına gelir. Bir üretim süreci her zaman, son ürünün, yedek parça ve bileşen durumunda mevcut en iyi kalitede olmasını sağlamak için mevcut en iyi kaliteye sahip olmak ister. Bu tür malzemelerin kalitesinden dolayı makinenin kontrolden çıkmamasını sağlamak gerekir.

Alıcının, malzemelerin hangi amaç için gerekli olduğunu bilmesi önemlidir ve üretim insanlarını amaca hizmet edecek malzemeleri kabul etmeye ikna etmeye çalışmalıdır. Aynı zamanda, uzun vadede daha pahalı olabilecek aşağı malzemelerin satın alınmasında aşırı risk almamalıdır.

Şüphe duyulması durumunda, konuyu yapımcı ile tartışmalı ve kullanımı hakkında ondan bilgi toplamalıdır. Satın alanın ayrıca, piyasada mevcut olan niteliklerin yanı sıra çeşitli markaların malzemeleri hakkında da bilgisi olması gerekir.

Satın Alma İlkesi # 2. Doğru Miktar:

Üreticinin durmadığından veya fazla stok istiflenmemesi için alıcı, malzemeleri doğru miktarda satın almalıdır. Normal olarak, satın alma (mağazalar) bölümünün stok kontrol kanadı, ekonomik sipariş miktarını (EOQ), yani minimum toplam maliyetle maksimum faydayı elde etmek için bir anda satın alınması gereken miktarı sabitler.

Bu gereksinim satınalma siparişinde belirtilmiştir ve malzemelerin teslim edildiğini görmek gerekir.

Satın Alma İlkesi # 3. Doğru Fiyat:

Malzemenin doğru fiyatını belirlemek kolay değildir. Bununla birlikte, maliyet ve değer analizleri yoluyla, bir kalemin ne kadar tutacağı tahmin edilebilir. Bundan sonra, alıcının pazarlık becerisi, tedarikçi ile ilişkileri ve piyasadaki rekabetin doğası birlikte gerçek alım fiyatını belirleyecektir.

Bu işlev çok önemlidir, çünkü alıcının şirkete gerçekten çok yardımcı olabileceği yer burasıdır. Ancak, bu işlevi doğru bir şekilde yerine getirmek için, alıcının pazar fiyatları, özellikle mevcut hammadde fiyatları, gelecekteki muhtemel eğilimleri ve fiyatları etkileyen çevresel koşullar hakkında kapsamlı bir fikri olması gerekir. Alıcı, tedarikçi tarafından belirtilen herhangi bir fiyatı kabul etmek için satıcı tarafından zorlanmamalıdır. Doğru fiyatı belirlemenin çeşitli yolları vardır.

Tedarikçiden, hammadde, genel gider, kâr vb. Maliyetlerini gösteren fiyatlardan ayrılması istenebilir ve alıcıdan çeşitli maliyet kalemlerini mevcut verilerle karşılaştırarak kontrol etmesi gerekir. Ayrıca üretim departmanından yardım alabilir. Bazı durumlarda, çok sayıda tedarikçiye ihale yapılması, doğru fiyatın elde edilmesinde de yardımcı olabilir.

Bununla birlikte, alıcı kendi kararını kullanmalıdır, çünkü tedarikçiler genellikle bir kartel veya bir dernek (halka) oluştururlar ve yüksek fiyatlar teklif ederler. Bu gerçekten çok ciddi bir problem teşkil eder. Alıcı, fiyatı kesebilir veya rasyonel bir şekilde fiyatlarını düşürmek için tüm teklif sahiplerini arayabilir. Mühendislik maddelerinin alımı için tedarikçilerle ilgilenecek temel teknik bilgilere sahip olmak gerekir.

Malzemelerin doğru fiyatı hakkında fikir sahibi olmalı ve fiyatların belirli bir süre boyunca ne kadar arttığını bulmak için mevcut fiyatlar geçmiş fiyatlarla karşılaştırılmalıdır.

Satın Alma İlkesi # 4. Doğru Kaynak:

Doğru kaynak, kalite, teslimat, satış sonrası servis vb. Gibi her bakımdan güvenilir olan kaynak anlamına gelir. Diğer tüm şeylerin doğru yapıldığında (yani doğru kalite, miktar ve fiyatların seçimi), Malzemelerin nereden alındığı tedarik kaynağı otomatik olarak doğru olmalıdır.

Bununla birlikte, anomalinin ortaya çıktığı durumlar vardır ve bu nedenle materyalleri doğru kaynaktan almak gerekir.

Bir doğru tedarikçi, aşağıdaki temel şartları yerine getirmelidir:

(a) Sipariş edilen ürünleri imal etmek ve tedarik etmek için tam donanımlı olmalıdır.

(b) Amaca uygun alternatif malzemeleri temin etmek suretiyle herhangi bir maliyet azaltma kapsamı olduğunda, şirketin çıkarlarına dikkat etmeli ve alıcıya yardım etmelidir.

(d) Kibar olmalı.

(e) Alıcının gerektiğinde teslimat müzakerelerini geliştirmesinde yardımcı olacak konumda olmalıdır.

(f) Bütünlüğü olan biri olmalı.

Kaynak seçimi veya doğru tedarik kaynağını geliştirmek için, tedarikçilerin adı ve adresi ile ilgili ilk bilgileri aşağıdakilerin yardımı ile sağlanabilir:

(1) Tedarikçilerin katalog

(2) Ticaret talebi ve rehberleri

(3) Ticaret dergileri

(4) Sarı telefon rehberinin sayfaları

(5) Satıcı dosyaları

(6) Satın Alma Rehberi

(7) Satış Görevlileri

(8) Ticaret fuarları - endüstriyel fuarlar

(9) Şirket personeli

(10) Alıcı-satıcı buluşması

(11) Benzer kuruluşların satın alma departmanları.

Doğru tedarikçileri tespit etmenin çeşitli yolları vardır. Tipik satıcı kayıt formları tedarikçiye satın alma departmanı tarafından verilir. Bu tür formlar, alıcı tarafından istenen tüm gerekli bilgileri vermelidir.

Tüm formun alınması üzerine, alıcının temsilcisi satıcının tesisini arayarak raporunu sunmalıdır (tüm bulgularını içeren).

Tedarikçinin tesisinde ziyareti ve incelemesi sırasında aşağıdaki faktörleri tespit etmelidir:

(i) Tedarikçinin imalat malzemeleri için teknik bilgisi.

(ii) Tedarikçinin işi üstlenmesinde mali yetenek.

(iii) Tedarikçinin organizasyonel kurulumu ve insan gücü.

(iv) Tedarikçinin malzemeyi doğru zamanda ve doğru kalitede ve miktarda teslim etmedeki geçmiş performansının kayıtları.

(v) Malzemeleri derhal ve gerekli miktarda teslim edebilme.

(vi) Kendi üretim birimi.

(vii) Firmanın kalite kontrol sistemi.

(viii) Firmanın personeli ve hat kapasitesi.

(ix) Hizmet seviyesi.

(x) Firmadaki iş ilişkilerinin tarihi.

Bu rapor belirli bir şirketin ihtiyacını karşılıyorsa, satıcı onaylanan tedarikçilerin listesine kaydedilebilir ve deneme siparişi verilebilir. Satıcının performansları ancak siparişlerin yeterli ve zamanında uygulanmasından sonra değerlendirilmelidir.

Bugün doğru bir tedarikçi gelecek yıl yanlış bir tedarikçi olabilir. Bu olasılığa karşı koruma olarak, satın alma departmanı ayrıca farklı tedarikçilerin performansının bir kaydını tutmalıdır. Tedarikçinin performansını değerlendirmenin bazı tipik yolları vardır. Ayrıca, bir tedarikçiyi diğeriyle karşılaştırmak için çeşitli normlar veya kriterler kullanılabilir.

Satın Alma İlkesi # 5. Doğru Zaman:

Birinin malzemeleri doğru miktarda satın alması gerektiği gibi, gerektiğinde bunları tam olarak alması gerekir. Teslimat zamanlamaları, iç kısım veya stok kontrol departmanı tarafından tekrar belirlenir. Siparişleri takip etmek ve malzeme akışının değişmeden kalmasını sağlamak, satınalma departmanının asli görevidir.

Malzemelerin tam zamanında teslim edildiği görülmelidir. Tedarikçiler genellikle teslimat planını sürdüremediğinden, bu işlev Hindistan'da çok önemlidir.

Satın Alma İlkesi # 6. Doğru Yer (Teslimat):

Satın alma departmanının işlevi, malzemeler doğru yerde teslim edilinceye kadar bitmez. Bu nedenle, bu aynı zamanda satın alma departmanının temel işlevi haline gelir. Satın alma departmanının inişinin Calcutta'nın Taratala bölgesinde olduğunu ve malzemenin Howrah tren istasyonuna alındığını varsayalım. Malzemelerin Howrah'tan temizlenip aşağıya indirilmeleri sağlanmalıdır.