Bir projenin maliyeti nasıl tahmin edilir? (6 adım)
Bu makale, proje maliyetinin tahmininde yer alan ilk altı basamağa ışık tutmaktadır. Adımlar: 1. Satın Alma ve Hızlandırma 2. Şantiye Ofisi 3. Sözleşme Yönetimi 4. İhale Daveti 5. Sözleşme 6. Sözleşme Yönetimi.
Adım # 1. Satın Alma ve Hızlandırma:
Proje maliyetini tahmin etmenin ilk adımı tedariktir. Her orta ve büyük ölçekli proje için proje ekibi, satın alma işlevinden ve bu satın alma işlevinin izlenmesinden sorumlu personeli içermelidir. Bu tür bir tedarik için takiplere Hızlandırma veya Kovalama denir. Bir projenin uygulanması, bazıları yüksek hacimli çok sayıda ürün ve hizmet satın alımını içerir.
Doğru malzemeyi, doğru zamanda, doğru fiyatlarla, doğru zamanda satın almak arzu edilir. İş, büyük ve müzakere ve satın alma siparişleri sorununa yol açan bir karardan sonra bile, durumun bir takibe ve dolayısıyla “kovalayanlara” ihtiyacı var.
Tedarik işlevi şunları içerecektir:
a. Uygun olan durumlarda tekliflerin davet edilmesi;
b. Standart ürünlerin 'kullanıma hazır' veya Siemens'ten gelen anahtarlar, Philips'in armatürleri ve armatürleri gibi markalı ürünler satın alınması (bununla birlikte, üreticilerin katılımıyla mümkündür). Aksi takdirde, elde edilebilecek en iyi fiyatları (BOP) bulmak için bu tür satıcılar önde gelen bayilerden temin edilebilir;
c. Toplu teslimat için teslim süresi ve müzakere için belirli bir miktara kadar tedarik sözleşmelerinin oranlarına varmak için gerekli süreyi gerektiren Çimento, Çelik, Taş cipsleri gibi dökme malzemelerin tedarik edilmesi;
d. Vinçler, karıştırıcılar vs. gibi büyük makine ve ekipmanların işe alınması için görüşmeler, ihtiyaçların zamanlaması, sigorta teminatı sorumluluğu, beklenen performans / kapasite, oranlar vb .;
e. Araçlar, bilgisayarlar, buzdolapları vb. Gibi öğelerin satın alınması;
f. Çete liderleriyle müzakere, bu işgücüne sunulacak ayrıcalıklar, vb.
Belirtilen oranların amaçlanan sarf malzemelerine göre farklı karşılaştırması yapılırken, maliyet, sigorta, navlun (yerinde teslimat), nakit indirimi, teklif edilen kredi süresi vb. Terimler göz önünde bulundurularak yapılmalıdır. karşılaştırılabilir. Tekliflerin açılması ve kaydedilmesi dahil fonksiyonlarda, proje muhasebecisi iç kontrolün bir parçası olarak katılmalıdır.
Satınalma siparişleri verildikten sonra, malların doğru zamanda ve doğru miktarda ve elbette doğru kalitede (ve belirtilen şartnamelere göre) doğru şekilde alındığından emin olmak için tedarikçilerle birlikte takip edilmesi, Ekspeditörün / Koyuncunun işlevidir. Satınalma siparişleri).
Kalite kontrolleri, malların proje ekibinin yetkili 'kalite güvencesi' personeli tarafından kabul edilmesinden önce, iyi bir iç kontrol için tedarik ekibinden bağımsız olması gereken şekilde yapılır.
İhale tarafından verilen 'satınalma siparişi' (PO) aşağıdakilere sahip olmalıdır:
ben. siparişin önceden basılmış seri numarası;
ii. tedarik edilecek malzemelerin açıklamasını ve spesifikasyonlarını;
iii. Vergiler, teslimat ücretleri vb. gibi ödemeleri etkileyen, varsa diğer kalemlerin detayları ile birlikte birim oranı; PO’nun WBS ve OBS’nin entegrasyonunda gösterilen kodlamayı takiben verdiği masraf yeri.
Adım # 2. Site-Ofis:
İnşaat işini içeren proje sonuçlandırıldığında ve gerekli alımlar için adımlar atıldığında, proje maliyetini tahmin etmek için en önemli ikinci adım olan proje sahasında çalışmaya başlamak istenir. Sahada-fiili proje çalışmasının yönetimini ve izlenmesini kolaylaştırmanın önemli bir parçası olan proje çalışmasının yapıldığı ofis sahasındaki gereklilikleri açıklamadan devam edemeyiz.
Zorunluluklar şunlardır:
a. Site ofisi, yollardan net bir şekilde erişilebilen doğada geçici olmalıdır;
b. Sahada proje ekibi üyeleri (en azından ilgili üyeler), yüklenicilerin / tedarikçilerin yetkili temsilcileri, farklı makamlardan müfettişler vb.
Alınan kararlarla yapılan bu toplantıların sonucu, seri numarası ve tarihi olan kararlar şeklinde not edilir ve proje yöneticisi tarafından imzalanır;
c. İş ilerlemesi kayıtları, maliyet kayıtları vb. Dahil olmak üzere projede ihtiyaç duyulabilecek her türden kırtasiye ile gizli bir ofis odası bulunmalıdır. Sahada kolay iletişim imkanı bulunmalıdır;
d. Site ofisi temel mobilyalarla donatılmalıdır; örneğin sandalyeler, masalar, panolar, bilgisayar, telefon, faks vb.
e. Site ofisinde katılım siciline sahip olmalıdır.
f. Su, elektrik, tuvaletler vb.
g. Malzemelerin depolanması için, özellikle saklanabilir olanlara yönelik yeterli düzenleme yapılmalıdır;
h. Şantiye bürosunda aletler, aletler, test ve ölçüm cihazları bulunmalıdır;
ben. Site ofisi ilk yardım sağlanması ile iyi donanımlı olmalıdır;
j. Tüm alan örülmüş güvenlik düzenlemesi ile kaplanmalıdır.
Adım # 3. Sözleşme Yönetimi:
Proje maliyetini tahmin etmek için bir sonraki adım, sözleşmenin yönetimidir. Bir projenin uygulanması sırasında, tüm işleri kurum içi kaynaklarla yürütmek mümkün ya da ekonomik olmadığı için, işler üçüncü şahıslara verilir. Bu tür sözleşmelerin büyüklüğü, projenin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bağlıdır. Kurum içi yeterli kaynağa sahip olmasına rağmen, proje takvimi ile başa çıkabilmek için üçüncü şahıslara bazı çalışmalar önermek gerekir.
Ayrıca, oldukça teknik ve uzman müteahhit / danışmanlık mühendisliği firmaları var ve bu tür müteahhitlerin hizmetleri özellikle büyük ve karmaşık projeler için bir zorunluluk haline geliyor. Rs. Ana ünitedeki naptha kraker yılda 4-2 lak tonluk 3.600 crore Haldia Petrokimya Projesi, ana yüklenici olarak Japonya'daki Toyo Engineering Corporation'ı listeye aldı.
Sözleşme ve sözleşme yönetimi hakkında karar vermede yer alan adımlar:
a. İhale davetiyesi;
b. İhale analizi ve listedeki isteklilerle müzakere ve şartların kesinleşmesi; ve
c. Sözleşme ve sözleşme yönetimi.
4. İhalenin Davetiyesi:
Teklifler, yaklaşmakta olan müteahhitlerden davet edilir ve analiz edilir ve bir müteahhit seçme fikri ile karşılaştırılır. Bunun ışığında, tekliflerin ihale belgesi denilen tek bir belgede alınmasını sağlamak, tekliflerin karşılaştırılabilir olmasını sağlamak için farklı kuruluşlar tarafından kullanılan farklı kelimeler / ifadelerden kaçınılması çok önemlidir.
Bir inşaat işi için en önemli ihale dokümanı “Miktar Anketi” dir.
Miktar araştırması (QS):
İnşaat çizimleri ve tasarımlarından, mühendis inşaat, sıhhi tesisat, elektrik tesisatı gibi inşaat işlerinde farklı işler için farklı bölümler içeren, genellikle QS Raporu adı verilen hacimli bir kitapçık hazırlar.
Q.S. Her iş türü için rapor şunları içerir:
a. işin özelliklerine, çizimlerine ve ilgili hacme göre kalem;
b. İstenilen miktarda malzeme faturası, kullanılacak teknik şartname / marka;
c. Madde başına fiyat teklifi yazma kapsamı; yani, belirtilen her madde için fiyat ve hesaplanan tutar (teklifi temsil eder). Nihai toplam ayrıca, bir miktar toplam tutarın, beklenmedik durum için ücret olarak eklenmesine izin verir.
İhale belgesini 'Proje İhalesi ……………… ..' olarak belirten QS Raporu genellikle organizasyondan istekli yüklenici tarafından satın alınır.
Çeşitli tarihleri gösterir:
ben. Teklifin verileceği tarih;
ii. İhale dokümanının açılacağı tarih;
iii. İhalenin müzakere / müzakere tarihi;
iv. İşin başlatılacağı tarih; ve
v. İşin tamamlanacağı tarih.
Standart teklif formları mühendislik kurumları tarafından da detaylandırılmıştır. İhaleyi vermeden önce, istekli yüklenici firma siteyi ilk değerlendirmek ve / veya tartışılması ve netleştirilmesi gereken QS Raporunun açıklanması için organizasyonu (Proje Yöneticisi veya Proje Mühendisi vb.) Ziyaret edebilir.
Teklif analizi ve sonuçlandırma:
İhalenin açılması:
Sipariş ve iç kontrol için, teklifler proje organizasyonuna yerleştirilen kilitli bir İhale Kutusunda imzalanır, mühürlenir ve teslim edilir ve sadece belirli bir tarihte açılır. Normalde, proje ekibinde bir İhale Sonuçlandırma Komitesi (TFC) vardır ve proje muhasebecisi kaçınılmaz olarak bu komitenin bir üyesidir. Açılışta tüm teklifler TFC üyeleri tarafından imzalanır.
Amaçlanan yüklenicilerin kısa listesi:
Tekliflerin açılmasında TFC kısa, isteklilerin isimlerini aşağıdakileri dikkate alarak listeler:
ben. İsteklilerin teknik geçmişi;
ii. Tecrübeleri — teknik karmaşıklıklar ve ilgili işin hacmi ile ilgili yeterli tecrübeye sahip olmayanlar daha fazla dikkate alınmaz;
iii. Anormal derecede yüksek veya çok düşük oranlara sahip teklifler de dikkate alınmaz; bu tür anormal alıntılar deneyim eksikliğini ve / veya piyasa oranlarını yansıtır.
İhale raporları daha sonra kısa listelenir ve aşağıdakileri bulmak için maddeye göre analiz edilir:
ben. İstekliler tarafından yapılan hatalar;
ii. İhale üzerinde belirtilen ve daha fazla açıklama gerektiren herhangi bir özel madde.
Tartışmalar ayrı ayrı yapılır ve varsa sorgular netleştirilir ve hatalar düzeltilir.
Kısa listede yer alan yüklenicilerin teklifleri ile karşılaştırmalı teklifleri gösteren bir İhale Analiz Raporu hazırlanmıştır. Her ne kadar İnşaat, Elektrik vb. İş başına toplam miktar, karşılaştırma için nihai miktar olsa da, çünkü bu toplam, TFC'nin görüşmek üzere toplantılarında yapabilecekleri çok sayıda maddenin alıntılarını içermesi nedeniyle
İhale analiz raporunda, teklif sahibi ile bir tür çalışma içindeki belirli bir madde için teklif için daha fazla müzakere yapılmasını önerin ve böylece toplam tekliflerin nihai rakamlarına varın. Bu tür inşaat işlerinin ihalesi, ayrı bir iş türü için tek bir yükleniciden, anahtar teslimi bir iş olarak, ilgili her türlü işle ilgilenmek veya müteahhitlerden ayrı olabilir.
İhale sonuçlandırması mutlaka en düşük fiyat teklifi için yapılmamalı, ancak daha sonra fiyat teklifi lehine sözleşme yapılmasının nedeni, kontrol uğruna belgelenmelidir.
5. Sözleşme:
Teklifler analiz edildiğinde / karşılaştırıldığında ve yüklenicilerin kapasitesi değerlendirildikten sonra, sözleşmenin TFC tarafından verilmesi için yüklenici lehine bir karar verilir. İlgili proje için yapılan çalışmanın tamamı, işin belirli bölümleri için alt yükleniciler atayan tek bir yükleniciye anahtar teslim sözleşme olarak verilebilir.
Öte yandan, proje organizasyonu, proje programına, toplam iş yükünün hacmine, yüklenicilerin kapasitesinin sınırlandırılmasına ve diğer özel hususlara bağlı olarak, sözleşmeyi farklı yüklenicilere verebilir. Bu tür konularda karar genellikle ihale davet edilmeden önce bile TFC tarafından alınır.
Sözleşmeye girmeden önce güvenlik önlemleri:
Proje yönetimi uzmanları, aşağıda özetlenen sözleşme düzenlemelerini tamamlamadan önce özel önlemler koymuşlardır:
(a) İhalenin hazırlanması için yeterli zamanı sağlayın.
(b) İhalenin kayan, alınan ve tablolarının temsili ve rekabetçi olmasını sağlamak için gerekli önlemleri alın.
(c) En ucuz fiyat teklifine dikkat edin.
(d) Potansiyel yüklenicilerin, proje sözleşmesine olan ilgilerini gösteren yeterlilikte tecrübe edilmesini sağlamak.
(e) Yüklenicilerin sorumluluklarını, ihale dokümanında açıkça finansal olarak sorumlu kılan tanımlayın.
(f) Yüklenici ile proje sahibi arasındaki ilişkiden sakının.
(g) Yüklenici, kontrolü dışındaki sebeplerden dolayı haksız yere cezalandırılmamalı ve sözleşmede böyle bir madde varken “tasfiye edilmiş zararı” haklı çıkarmamalıdır.
(h) Sözleşmenin uygulanmasındaki teşvikler, özellikle fazla rekabet görmeyen zor işler için değerlidir;
(i) Mal sahibinin sözleşmenin yürütülmesinde müdahalesi durumunda, bu girişimin gerekçesini sağlayın.
Yüklenici ile anlaşma:
Teklif tamamlandığında, müteahhit ile proje organizasyonu arasında, gerekli ayrıntılara dikkat edilerek bir anlaşma girilir, böylece söz konusu anlaşmanın yasal olarak geçerli olması sağlanır. Anlaşma, kesinleşmiş oran / tutar, ihale, şartname vb. İle ihale dokümanını içermektedir ve bir damga kağıdına imzalanmıştır.
Anlaşma, ihale belgesindeki iş paketlerinin ayrıntılarının yanı sıra aşağıdaki hususlara dikkat ederek farklı koşullar (sözleşmenin gerekli yasal hükümlerine ek olarak) içerir:
a. Sözleşmenin uygulanmasına ilişkin yetki ve sorumluluklar.
b. Yükleniciye sunulacak iş olanakları.
c. Olabilecek ödeme koşulları:
ben. Lumpsum - sabit bir fiyatı temsil eder veya
ii. 'Maliyet artı' - yapılan masrafın yüklenicisine geri ödemeyi ve yüklenicinin ücretin belirli bir yüzdesi olarak ücretlendirilmesini temsil eder. Bu 'maliyet artı' sözleşmede, maliyeti tanımlamaya özen gösterilir;
iii. Veya yukarıda belirtilen her iki tipin bir kombinasyonu.
d. Yüklenici tarafından yatırılması gereken en ciddi para ve sözleşmenin tamamlanmasının ardından depozitoyu iade etme şekli.
e. Yükleniciye yapılacak avans ödemesi şekli. Bu normalde yüklenicinin, sözleşmenin ilerlemesinin ayrıntılarıyla (proje organizasyonu şantiye ofisi veya danışmanı tarafından usulüne göre sertifikalandırılmış) alıkonma parasının daha az olduğu çalışma faturalarına dayanmaktadır.
Tutma parası, nihai ihalede kararlaştırılan oranları dikkate alarak, mühendis tarafından onaylı olarak yapılan işin değerinin yaklaşık yüzde 10'u kadardır. Proje muhasebecisi, yapılan sözleşmenin birikmiş değerine ve akan faturalardan düşülen biriktirme parasına dikkat etmektir.
f. Yüklenici, ihale belgesinde belirtilen şartnameye uygun olarak işin öngörülen program içerisinde yürütülmesinden sorumludur. Gecikme durumunda, anlaşma bu tür anlaşmazlıkları çözme yollarını ve bu gecikme için cezaların sağlanmasını ayrıntılarıyla açıklar.
g. Yüklenici, aynı zamanda, başlangıçta kararlaştırılan işlerden sapmalar için ekstra geri ödeme alır. Bunun nedeni, proje sahibi tarafından talep edildiğinde yapılan bu tür sapmaların yükleniciye gecikme veya ek maliyet getirmesi ve dolayısıyla yükleniciye tazminat ödemesi olabilir.
h. Yüklenici tarafından performans ve / veya malzemelerin muayenesi ve onaylanması; Bu kabul veya reddedilme yetkisi normalde proje mühendisine aittir ve sözleşmede de ifade edilir.
ben. İşin yürütülmesiyle ilgili riskler ve bunun için gerekli sigortalar da bunu kapsar.
j. Tahkim şekli ile tahkim şartı.
Anlaşmada çok daha fazla cümle olabilir ve birkaç tanesi gösterilmiştir. Çeşitli doğalardaki sözleşmeler, anlaşmadaki iki tarafın da ilgilendiği standart sözleşme taslaklarına sahip olan Hindistan'daki Ulusal Müşavir Mühendisler Birliği gibi mühendislik kurumları tarafından standartlaştırılmıştır.
Adım # 6. Sözleşme Yönetimi:
Proje maliyetini tahmin etmek için son adım sözleşme idaresidir. Proje organizasyonu işi veya belirli işleri müteahhite ödeyerek etkisiz kalamaz. Proje ekibinin ilgili fonksiyonel bölümü, yüklenici, yüklenici tarafından getirilen ekipman ve yükleniciye farklı tedarikçiler tarafından sağlanan malzemeler ile takip edilecektir.
Bir yandan, müteahhitle aynı anda tam bir işbirliği olsa da, müteahhitin performansı geç sürprizlerden kaçınmak için düzenli olarak izlenmelidir.
Proje ekibi şunları sağlamalıdır:
a. Müteahhit çalışanları dahil, çalışma olanakları yükleniciye uzatıldı. Devam kayıtlarının tutulması istenmektedir.
b. Gerekli makineler yüklenici tarafından zamanında getirilir ve iyi çalışır durumdadır.
c. Sahadaki tüm işçiler kaza sigortası kapsamındadır.
d. İhaleye söz konusu markadan söz edilmezse, inşaat işleri için tedarik edilen malzemeler kabul edilebilir marka / kalitededir.
e. Yüklenici tarafından yürütülen iş süreci, sözleşme uyarınca ayrıntılara uygun veya böyle bir işlem belirtilmediğinde, standart norm uyarınca olmalıdır.
f. İşin ilerlemesi, proje programını etkileyebileceğinden tatmin edicidir.
g. Yüklenici tarafından yürütülen tüm işler, projenin uygulanması için diğer şirket içi işlerle veya bu tür diğer yükleniciler tarafından yapılan işlerle koordine edilir, böylece bir başkasının gecikmesi nedeniyle ilerlemesi engellenmez.
h. İyi işbirliği ve koordinasyon için hemen hemen her hafta, her bir yüklenici için işlerin ilerlemesini ve ayrıca proje zaman çizelgelerini müteahhitler arasında açıkça tartışıldığı saha toplantıları düzenlenir. proje ekibi (ilgili üye). Varsa olası bir gecikme ve varsa bir sebep tespit edilirse, bu gecikmeyi önlemek için tüm işbirliği genişletilir.
ben. Bu toplantılarda atılması gereken adımlar tespit edilir, bu tür adımlar seri olarak numaralandırılmış, sorumlulukları belirlenmiş ve yüklenicilere ve ilgili proje ekibi üyesi ve yöneticisine dağıtılmıştır.
j. Proje muhasebecisi ayrıca düzenli gelişim konusunda kendisini bilgilendirmek için bu toplantıya katılır. Yükleniciye yapılan ödemeler, saklama parası ile ilgilenerek doğru hesap başkanlarına kaydedilmelidir.
